Suosituimmat 14 sähköpostietikettivinkit, jotka sinun on tiedettävä

Olitpa sisällöntuottaja, markkinoija, kehittäjä tai työskentelevä freelance, sähköposti on olennainen osa modernia maailmaa.

Itse asiassa se on tavallisin viestintämuoto freelancereiden keskuudessa. Tämän vuoksi on tärkeää oppia sähköpostin lähettämisen parhaat käytännöt ja etiketti, jos haluat houkutella ja pitää asiakkaita.

1. Harjoittele pikavastausta

Koska freelance-liiketoiminta riippuu sähköpostiviestinnästä suuressa ajassa, nopeasta vastauksesta on tullut odotettu standardi.

Ellet viettää aikaa perheen ja ystävien kanssa, sinun tulee aina pyrkiä vastaamaan kaikkiin sähköposteihisi tunnin sisällä. Jos se ei ole mahdollista, vastaa samana päivänä asiakkaan aukioloaikoina.

2. Selvitä kohta alussa

Asiakkaidesi ei tarvitse lukea sähköpostiasi loppuun asti, tai mikä vielä pahempaa, useita kertoja ymmärtääksesi asiaa, jonka yrität tehdä. Jos kirjoitat sähköpostia, muista ilmoittaa viestisi selvästi alussa - joko aiheessa tai tekstissä.

Kohteen tulee olla lyhyt ja tarkka. Korosta sähköpostin rungossa tärkeimmät yksityiskohdat käyttämällä luettelomerkkejä.

Liittyvät: Suosituimmat sähköpostin tarjoajat kuin Gmail ja Yahoo Mail

3. Tarkista kielioppi ja oikeinkirjoitus

Sähköpostisi heijastaa kuka olet. Se näyttää, mitä asiakkaat odottavat sinulta työn laadun suhteen. Jopa kokeneimmat ammattilaiset tekevät kirjoitusvirheitä, varsinkin kun kirjoitat älypuhelimista. Asiakkaat eivät kuitenkaan saa tällaisista virheistä hyvää ensivaikutelmaa.

Kun olet säveltänyt, lue sähköposti ääneen, jotta voit selvittää kieliopilliset virheet. Voit myös käyttää online-työkaluja lisäapuun.

4. Pidä se ytimekäs

Jos olet kirjailija, joka tulee kirjallisuuden taustasta, voi olla vaikeaa vastustaa itseäsi kirjoittamasta kukkaisella kielellä. Tavalliselle ihmiselle siitä tulee kuitenkin vain koodi, jota hän ei pysty tulkitsemaan!

Pidä sähköpostisi aina lyhyinä ja yksinkertaisina. Kirjoita pienillä lauseilla ja käytä kaikkien tuntemia sanoja. Jos joudut välittämään tietoja, jotka eivät mahdu muutamaan kappaleeseen, on parempi ajoittaa virtuaalikokous tai puhelu.

5. Vastaa kaikkiin kyselyihin

Tämä kohta saattaa tuntua ristiriidalta edellisen osoittimen kanssa, jossa pyysimme sinua pitämään sähköpostin lyhyenä. No, minkä tahansa asiakaskysymyksen ohittaminen tiiviyden vuoksi on epäkunnioittavaa toimintaa.

Osoita sähköpostin jokaisessa osiossa kysytyt kysymykset erillisissä osioissa. Joten asiakas tietää, että luet hänen sähköpostinsa tarkkaavaisesti. Kun et pysty vastaamaan kysymykseen heti, mainitse se kun pystyt.

6. Seuraa yhden ja vakiomuotoa

Kun kirjoitat sähköposteja asiakkaillesi, käytä kaikkia sähköposteja yhdessä muodossa. Varmista, että käytät samaa kirjoitusasua, kirjasinkokoa, fontin väriä ja tekstirakennetta jokaisessa sähköpostissa. Jos sinulla ei ole vakiomuotoa, yksi sähköpostilanka näyttää oudolta.

Yritysviestinnässä voit käyttää fontteja, kuten Arial, Calibri ja Verdana. Koko on 12 turvallinen. Värikkäiden fonttien käyttäminen ei ole suositeltavaa tällaisessa ammattimaisessa vuorovaikutuksessa - pysykäämme mustana.

7. Lopeta allekirjoituksella

Ammatillisesta asemastasi riippumatta, kannattaa aina olla sähköpostin allekirjoitus ja yhteystietosi sähköpostiviestiesi alaosassa. Tämä auttaa ihmisiä muistamaan sinut, jotta he voivat ottaa sinuun välittömästi yhteyttä tarvittaessa.

Henkilökohtaisen allekirjoituksen lisääminen sähköpostin loppuun on helppoa, ja se saa sinut näyttämään vain ammattimaiselta. Lisää yhteystietosi allekirjoitukseen.

Liittyvät: Sähköpostin allekirjoituksen lisääminen Microsoft Office 365: ssä

8. Käytä Office-ulkopuolella olevaa sähköpostimallia

Voit lähteä lomalle, mutta samalla kun olet freelancerina, varmista, että asiakkaasi tietävät sen. Sen lisäksi, että ilmoitat heille henkilökohtaisesti sähköpostitse, on hienoa saada toimisto ulkopuolella oleva vastaaja.

Kun työskentelet useiden asiakkaiden kanssa, sinun on hallittava määräaikoja. Samoin asiakkaiden on tiedettävä, milloin he voivat odottaa vastaustasi.

9. Aina seuranta

Seuranta asiakkaiden kanssa on välttämätöntä, kun odotit vastausta, mutta et saanut. Jatkosähköpostissa voit kopioida kaikki asiaankuuluvat tiedot ja liittää tärkeät tiedostot uudelleen, jotta asiakas voi helposti löytää tarvittavat tiedot.

10. Käytä oikeaa kieltä

Käytä tavallista ammattikieliä keskustellessasi asiakkaiden kanssa. Vältä hymiöiden käyttöä tällaisissa muodollisissa keskusteluissa. Aloita sähköposti kohteliaalla tervehdyksellä ja osoittamalla asiakkaille suoraan heidän nimensä.

Älä käytä KAIKKIA CAPS-merkkejä tai lyhenteitä, kuten ASAP tai RSVP. On myös parempi olla käyttämättä lyhyttä muotoa asiakkaasi nimestä.

11. Vältä vastaamista järkyttyneenä tai vihaisena

Ei ole väliä kuinka kauan olet freelance-liiketoimintaa, tuntuu turhautuneelta ja vihaiselta työstäsi varmasti tapahtuvan. Jos jotkut asiakkaiden lähettämät sähköpostit saavat sinut järkyttymään, luonnollinen vaisto olisi vastata välittömästi.

Mutta aina pidättäydy vastaamasta, kun tunteet vievät sinut mukaan. Pysy ammattimaisena ja kirjoita hiottu vastaus, kun olet rauhoittunut.

12. Kommunikoi muilla menetelmillä

Kun kasvaa freelancerina, tiedät, milloin keskustelu on vietävä offline-tilaan. Kun jaat joitain ajankohtaisia ​​tietoja, älä luota vain sähköposteihin. Yhdistä se aina minkä tahansa reaaliaikaisen viestintämuodon, kuten puhelun tai löysän viestin, kanssa.

13. Älä yritä saada ystäviä

Olet täällä rakentamaan liikesuhteita asiakkaasesi kanssa, ei ystävystymään heidän kanssaan. Aina on turvallista olla olematta hauska tai fiksu asiakkaasi kanssa. Pidä kiinni viestisi tiedoista ja tarkoituksesta. Ei ole kiirettä näyttää heille persoonallisuuttasi, kun sinulla on ammattisuhde.

14. Älä ohita vastausta

Viivästyminen vastaamiseen sähköpostiin tai sen kokonaan ohittaminen saattaa maksaa projektin. Jos postilaatikkosi on täynnä myyntiviestejä ja tarpeettomia uutiskirjeitä, saatat menettää tärkeät sähköpostit asiakkaaltasi.

Merkitse nykyisten asiakkaiden sähköpostit suosikeiksi, jotta saat ne postilaatikkosi päälle. Pidä sähköpostisi siistinä, jotta pääset nopeasti kaikkiin työhön liittyviin sähköposteihin.

Älykkäät sähköpostietiketit vaikuttavat asiakkaisiisi

Jotta yritystä voidaan hallita tehokkaasti, sähköpostin lähettäminen on olennainen osa prosessia. Kokeile näitä nopeita hakkereita, jotta voit luoda ammattimaisen sähköpostin ja esitellä itsesi älykkäämmin ja paremmin potentiaalisille ja olemassa oleville asiakkaille.

Sulkemisen viisi parasta ominaisuutta saumattomaan liiketoiminnan hallintaan

Jos liiketoimintaasi liittyy freelancereita tai konsultteja, harkitse Clozen käyttöä parantaaksesi hallintaa.

Lue seuraava

Kirjailijasta