10 vinkkiä estämään sähköpostiviestejä vähentämästä tuottavuutta

Huolimatta tuottavuuden työkalusta, sähköposti on tärkeä häiriötekijä työaikana ja estää sinua tekemästä tärkeämpiä tehtäviä. Sinulla voi olla tapana tarkistaa sähköpostisi aina, kun ilmoitus tulee.

Tällaiset käytännöt vaikeuttavat suoritustasi ja haittaavat tavoitteen saavuttamista. Tuottavuuden maksimoimiseksi kannattaa ehkä käyttää seuraavia tapoja hallita sähköpostin käyttöä.

1. Älä aloita päiväsi postilaatikolla

Aamun aikana kannattaa harkita prioriteettejasi, tee tehtävälista ja keskity tärkeimpään tehtävään huolehtimatta muiden ihmisten pyynnöistä. Niin houkuttelevaa kuin onkin tarkistaa sähköpostisi ensin aamulla, se ohjaa huomiosi.

Liittyvät: Digitaalinen vs. Paperin tehtävälista: mikä on parempi?

Mielesi sekoittuu mahdollisiin vastauksiin sähköposteihin, minkä seurauksena todellinen työsi kärsii. Varhain aamulla vastaamalla sähköposteihin ihmiset tietävät, että olet jo käytettävissä. Siksi sinun on aloitettava päivä keskittymällä työhön, ei sähköposteihin.

2. Tyhjennä Saapuneet-kansio säännöllisesti

Ei ole tarpeen vastata jokaiseen saamaasi sähköpostiin. Sinun on kuitenkin käsiteltävä jokainen sähköposti, jotta postilaatikkosi on täynnä lukemattomia sähköposteja. Muuten et löydä tarvittavaa sähköpostia. Voit pitää postilaatikon vapaana lukemattomista joukkoviesteistä seuraavilla tavoilla:

• Tehdä: Jos sähköpostiviesti pyytää mitä tahansa toimintoa, joka kestää alle kaksi minuuttia, tee se välittömästi.
• Edustaja: Tämä ei välttämättä tarkoita vastuun luovuttamista toiselle. Joten voit välittää tehtävän oikeille ihmisille.
• Lykätä: Jos sähköposti ei tarvitse kiireellistä vastausta, voit siirtää vastaamisen parempaan aikaan.
• Poistaa: Sinun on poistettava jollekin toiselle tai ei-kriittiselle sähköpostit välittömästi, jotta vältät sekaannuksen ja sekaannuksen.

3. Älä välitä jokaisen sähköpostin lähettämistä kaikille

Sähköpostiviestien kopiointi voi olla ajoittain välttämätöntä, mutta se tarkoittaa yleensä pommitusta vastauksilla, joilla ei ole mitään tekemistä kanssasi. Kun lisäät sähköpostia, älä lisää yli kahta henkilöä CC-kenttään.

Jos kollegasi lähettävät sinulle sähköpostia, joka sisältää tietoja, joita sinun ei tarvitse tietää, voit myös saada tarpeettomia sähköposteja. Siinä tapauksessa sinun tulee ilmoittaa tiimillesi vastaamisesta yksilöllisesti sen sijaan, että vastaat kaikille, paitsi jos he jakavat tietoja, jotka kaikkien on tiedettävä.

4. Sähköpostin tarkistaminen erissä

Sähköpostin käyttäjiä on kahta tyyppiä: Ensimmäinen tyyppi riippuu ilmoituksista ja tarkistaa sähköpostin heti, kun se saapuu. Toisella lähettäjätyypillä on kiinteä aika tarkistaa kaikki sähköpostiviestit erässä, jotta he voivat unohtaa sen loppupäivänä.

Sinun on oltava toinen tyyppi, jotta tehtävät voidaan suorittaa tehokkaasti. Aseta omat säännöt ajan tarkistamiseksi.

Yksi parhaista tavoista estää postilaatikko menemästä käsistä ja säästämällä kallisarvoista aikaa on ottaa ulkopuolista apua viestien seulontaan. Älykäs vaihtoehto sähköpostien hallintaan on käyttää työkaluja, kuten Sanebox tai Unroll.me.

Sanebox auttaa sinua lajittelemaan ja poistamaan postilaatikkosi ja tekemään tilaa vain tärkeille sähköposteille. Kaikki muut sähköpostiosoitteesi saaneet sähköpostit menevät roskakoriin tai arkistoon. Valitse Pura. Minä, voit peruuttaa tarpeettomat sähköpostitilaukset.

6. Valitse uusi toimintamalli viestintään

Ottamalla käyttöön uuden viestintämallin tiimisi jäsenissä voit tulla vähemmän riippuvaiseksi sähköposteista. Esimerkiksi, voit käyttää projektinhallintatyökalua ryhmäviestintään tai järjestää lyhyt kokous. Projektinhallintatyökalujen avulla kaikki tarvittavat viitteet voidaan listata projektin mukana.

Samoin voit ajastaa henkilökohtaisen keskustelun puhelimitse, jotta vältät pitkät sähköpostiketjut. Yhteistyössä ja reaaliaikaisessa viestinnässä voit käyttää esimerkiksi viestipalveluja Löysä, Parvi, Hölistäjne., jotta voit nopeasti ottaa yhteyttä tiimisi tarpeisiin.

Liittyvät: Mikä on löysyys ja miten se toimii?

7. Paranna sähköpostiosoitettasi

Jotta voisit onnistua saamaan enemmän asioita keskeytyksettä, hienosäädä sähköpostietikettejäsi seuraavilla vinkeillä:

• Kirjoita aina selkeä aiherivi, joka määrittää sähköpostiviestien aiheen. Siten vastaanottaja ei unohda sähköpostiviestejä, eikä sinun tarvitse lähettää lisää vastauksia pyytäviä sähköposteja.
• Älä koskaan ohita oikolukemaan sähköpostisi ennen kuin lyöt Lähettää -painiketta. Se varmistaa, ettei kirjoitusvirheistä johtuvaa väärinkäsitysten mahdollisuutta ole.
• Varmista, että sähköpostiosoitteesi sisältää yhteystietosi, kuten puhelinnumeron. Siten vastaanottaja voi ottaa sinuun suoraan yhteyttä, jos se on tarpeen.

8. Siirry viivästyneeseen vastaukseen

Voit usein päätyä vastaamaan sähköposteihin heti, kun ne saapuvat. Tämä vie kuitenkin keskittymisesi vain pois päätehtävästäsi. Älä enää kiirehdi vastaamaan sähköpostiin. Ota sen sijaan tunnin tai jopa enemmän ja vastaa aikataulusi mukaan postilaatikon hallintaan.

Jos olet huolissasi kiireellisten sähköpostien puuttumisesta, et saa siinä tapauksessa sähköposteja. Hätätilanteissa saat puhelun, ei sähköpostia.

9. Kokeile "Yesterbox" -menetelmää

Tony Hsiehin luoma menetelmä auttaa vastaamaan vain eilen saapuneisiin sähköposteihin, elleivät ne ole kiireellisiä. Tämän tekniikan perussääntö on eilisen postilaatikon käsittely nykypäivän sijaan. Luit tietysti kiireellisen sähköpostin, joka vaatii välitöntä toimintaa, mutta vain monet sähköpostit kuuluvat tähän luokkaan.

10. Sano hyvästit uutiskirjeille

Jokainen postilaatikkoosi saapuva sähköposti vastaa yksi häiriötekijä. Suuri osa päivittäin saamistasi sähköposteista on uutiskirjeitä. Useimmissa tapauksissa et edes muista, milloin tilasit uutiskirjeen ja miksi.

Voit pitää postilaatikkosi puhtaana ja välttää tarpeettomia ilmoituksia parittomina aikoina, peruuta uutiskirjeiden tilaaminen, joita et tarvitse. Tämä tilauksen peruutus voi viedä jonkin aikaa, mutta olet ikuisesti vapaa ei-toivotuista sähköposteista. Voit aina käyttää RSS-syötettä sähköpostin sijaan, jos et halua jättää väliin yhtään viestiä.

Tuottavuus on tärkeämpää kuin sähköpostisi

Loputon sähköpostien kasa riittää saamaan sinut stressaantuneeksi ja hajamieliseksi. Muuttamalla sähköpostitottumuksiasi näillä menetelmillä voit estää sähköpostia häiritsemästä ja tulla erittäin tuottavaksi.

10 tapaa lisätä tuottavuutta vähentämällä työasemaa

Ota selvää, kuinka sotkueton työasema auttaa sinua työskentelemään tarkkaavaisesti ja suorittamaan tehtävät ajoissa.

Lue seuraava

Kirjailijasta

Laajenna lukemaan koko tarina