Tietojen tuominen Microsoft Word -lomakkeista Excel-laskentataulukkoon

Lomakkeiden käyttö Microsoft Wordissa tietojen keräämiseen on melko yksinkertaista ja kätevää. Suurin haaste on kerättyjen tietojen siirtäminen Excel-laskentataulukkoon.

Kaikkien keräämiesi tietojen syöttäminen manuaalisesti voi olla ylivoimaista. Onneksi on olemassa useita tapoja täyttää automaattisesti tiedot Microsoft Word -lomakkeista Excel-laskentataulukkoon.

Lomakkeiden ymmärtäminen Microsoft Wordissa

Ennen kuin aloitamme, keskustellaan lomakkeista Microsoft Word -asiakirjoissa. Saatat ihmetellä, kuinka Word-muodot toimivat, mutta se on melko suoraviivaista.

Wordin avulla voit luoda standardoituja asiakirjoja, joita voidaan käyttää tietojen keräämiseen. Se tekee tämän toimittamalla sinulle valitsemasi mallin.

Malli sisältää kaikki asiaankuuluvat kentät, jotka saatat haluta käyttäjien täyttävän. Kun olet määrittänyt kysymykset, käyttäjillä on mahdollisuus täyttää nämä mallit. Nämä vastaukset tallennetaan sitten Word-lomakkeisiin, joihin pääsee milloin tahansa.

Excel-laskentataulukon luominen Microsoft Word -lomakkeesta

Voit käyttää mitä tahansa näistä menetelmistä sen mukaan, kuinka monta lomaketta sinulla on tai millaista tietoa haluat viedä Word-lomakkeista.

Tapa 1: Yhden solun tuonti

On parasta käyttää tätä menetelmää, jos haluat tuoda tietoja yksittäisestä solusta Excel-laskentataulukkoon. Tässä on vaiheet, jotka sinun on noudatettava tämän menetelmän käyttämiseksi.

1. Avaa uusi tietokoneellasi Excel-taulukko.
2. Klikkaa Lisää välilehti ja valitse Esine vaihtoehto.
3. Kun napsautat sitä, Esine vaihtoehto vie sinut ikkunaan, kuten kuvakaappauksessa näkyy.
4. Valitse siellä Luo tiedostosta vaihtoehto.
5. Hae läpi Microsoft Word -asiakirjat tuoda haluamasi tiedosto.
6. Valitse se kaksoisnapsauttamalla tiedostonimeä ja sulje ikkuna napsauttamalla OK -painiketta. Tämä prosessi yhdistää Word-tiedoston Excel-laskentataulukkoon.
7. Solun tekstikentän pitäisi nyt näkyä = EMBED ("Asiakirja") sen alla, kuten kuvassa näkyy. Tämä voidaan suorittaa vain, jos lähde-Word-asiakirjan muokkausoikeudet ovat käytössä.
8. Klikkaa Tiedosto-välilehti>Tallenna nimelläja nimeä Excel-tiedosto uudelleen sen sijaan, että korvaisit edellisen yhdistämättömän asiakirjan.
9. Klikkaa Tallentaa uudelleen prosessin loppuun saattamiseksi.

Tapa 2: Solu solujen tietojen tuonti

Tämän toisen menetelmän avulla voit tuoda tietosolusi soluittain. Tässä on joitain vaiheita opastamaan sinut läpi.

1. Avata Word-asiakirja ja siirtoon tarkoitetut tiedot.
2. Napsauta taulukossa olevia luukkuja.
3. Kopioi taulukko painamalla Ctrl + C.
4. Voit sitten kiinni Word-dokumenttisi.
5. Avaa Excel-laskentataulukko ja napsauta ensimmäinen soluristikko.
6. Liitä kopioimasi tiedot painamalla Ctrl + V. Tietosi liitetään tämän kuvan mukaisesti.

Jos päätät käyttää tätä menetelmää, varmista, että Excel-taulukon ulkoasu on sama kuin Word-taulukossa, jossa on yksityiskohdat.

Tämä tarkoittaa, että jos sanataulukossasi on kymmenen saraketta, Excel-taulukossa tulisi olla sama.

Tapa 3: Muunna Word Exceliksi CSV-tiedostoilla

Toinen yksinkertainen tapa muuntaa tietoja Word-lomakkeesta Excel-laskentataulukkoon on käyttää pilkuilla erotettuja arvoja (CSV) tiedosto. CSV-tiedosto on erotettu tekstitiedosto, joka erottaa pilkkuja tiedoston arvoista.

Tämän menetelmän käyttö on yksinkertaista. Word erottaa asiaankuuluvat tiedot muusta lomakkeesi tekstistä. Tämä tarkoittaa, että asiakkaasi vastaukset eivät voi sekoittua mallin lisätietoihin.

Muunnetaan Word CSV: ksi

Ennen kuin siirrät tietoja CSV: llä Excel-laskentataulukoihin, sinun on ehkä muunnettava Word-lomake CSV-muotoon. Voit muuntaa tiedostosi jollakin seuraavista tavoista.

Vaihtoehto 1: Muunna Word-tiedostosi CSV-tiedostoksi Asetusten avulla

Voit käyttää Vaihtoehdot -välilehdellä voit muuntaa lomakkeen CSV-muotoon noudattamalla näitä vaiheita.

1. Avaa Word-lomake. Varmista, että se sisältää kaikki tarvitsemasi tiedot.
2. Valitse Tiedosto> Asetukset.
3. Sen Vaihtoehdot valitse Pitkälle kehittynyt. Löydät tämän valintaikkunan vasemmalta puolelta, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

4. Tarkistaa Tallenna lomaketiedot erotettuna tekstitiedostona.

5. Sulje lopuksi valintaikkuna napsauttamalla OK.

Voit nyt joko viedä tietosi Exceliin tai tallentaa asiakirjan haluamallasi tavalla.

Vaihtoehto 2: "Tallenna nimellä" -toiminnon avulla voit viedä tietosi CSV-tiedostoon

Vaihtoehtoisesti voit käyttää Tallenna nimellä mahdollisuus tallentaa asiakirja CSV-muodossa. Jos tämä on ihanteellinen menetelmäsi, tässä on joitain vaiheita opastamaan sinua läpi.

1. Napsauta vielä Word-lomakkeellasi Tiedosto-valikko> Tallenna nimellä vaihtoehto.
2. Näet valintaikkunan, joka sisältää oletusarvoisesti pelkkää tekstiä, kuten kuvassa näkyy.
3. Jos teit muutoksia, sinun on nimettävä tiedosto uudelleen ja napsautettava Tallentaa.
4. Kuvakaappauksen kaltainen esikatseluikkuna avautuu ja näyttää tiedot, jotka aiot viedä CSV-muotoon. Vie tiedot napsauttamalla OK.

Noudattamalla näitä vaiheita Word purkaa lomakkeen tiedot a-muotoon .csv tiedosto. CSV-tiedostot ovat yhteensopivia Excelin kanssa. Ne antavat sinulle vapauden käyttää niitä millä tahansa Excel-versiolla.

Erottaakseen asiakirjan eri kentät Word lisää pilkkuja. Excel käyttää näitä pilkkuja erottaakseen eri soluihin kuuluvat tiedot.

Vaihtoehto 3: Tallenna tiedot CSV-tiedostoon viennin avulla

Jos et halua käyttää Tallenna nimellä -vaihtoehto, kannattaa harkita Vie-vaihtoehtoa. Näin voit viedä tietoja CSV-tiedostoon.

1. Napsauta edelleen lomakkeellasi Tiedosto.
2. Valitse Viedä vaihtoehto.
3. Klikkaa MuutaTiedostotyyppi, sitten Tiedostotyypit ja valitse Pelkkä teksti (* .txt). Se on niin yksinkertaista kuin kuvakaappauksessa näyttää.
4. Klikkaa Tallenna nimellä. Näin tekemällä avaat Tallenna nimellä valintaikkuna, jonka avulla voit muokata tiedoston ominaisuuksia.
5. Valitse haluamasi sijainti tiedostollesi.
6. Nimeä tiedosto haluamallasi tavalla ja napsauta Tallentaa. Tämä vie sitten tiedot.

Lomaketietojen tuominen Exceliin

Nyt kun olet muuntanut Word-lomaketiedot CSV-muotoon, seuraava askel on tuoda ne Excel-laskentataulukkoon.

Tiedostosi ei ehkä näy Excelissä, koska Excel näyttää oletuksena vain Excel-tiedostot. Voit käyttää CSV-tiedostoa seuraavasti.

1. Avaa a Uusi Excel-taulukko.
2. Klikkaa Tiedosto>Avata.
3. Valitse Selaa -kuvaketta ja valitse Kaikki tiedostot tyyppien avattavassa luettelossa.
4. Etsi tiedoston sijainti ja valitse se.
5. Klikkaa Avata. Tämä kehottaa Exceliä avaamaan Ohjattu tekstin tuominen, kuten alla. Klikkaa Rajoitettu>Seuraava.

Monien lomakkeiden käsittely

Joskus joudut ehkä muuntamaan paljon lomakkeita yhdessä päivässä. Koko tämän prosessin läpi käyminen voi tässä tapauksessa olla rasittavaa.

Paras vaihtoehto on luoda koodikytkennät laskentataulukkoon ADO: n avulla käsiteltäessä monia lomakkeita. ADO (ActiveX Data Object) automatisoi siirtoprosessin. Tällä tavalla tietojen siirtäminen on helpompaa.

Liittyvät: Hullut Microsoft Excel -kaavat, jotka ovat erittäin hyödyllisiä

Miksi käyttää näitä menetelmiä

Vaikka näiden uusien tekniikoiden oppiminen voi olla pelottavaa, ne maksavat pitkällä aikavälillä. Voit säästää paljon aikaa käyttämällä näitä menetelmiä.

Ne lisäävät myös tarkkuuttasi tietojen syöttämisessä. Tällä tavoin virheiden riski pienenee hieman, koska tiedot siirretään ohjelmistoista toiseen sen sijaan, että näppäisit niitä manuaalisesti.

Kahden sarakkeen yhdistäminen Microsoft Excelissä (nopea ja helppo menetelmä)

Useiden sarakkeiden käyttö Excelissä säästää aikaa manuaalisesti yhdistämällä ne. Näin yhdistetään sarakkeet Excelissä.

Lue seuraava

Kirjailijasta

Laajenna lukemaan koko tarina