Kuinka hallita roskapostiviestejä Gmailissa mallien ja suodattimien avulla

Monien digitaalisten markkinoijien ja verkkoyritysten omistajien on vastattava samantyyppisiin sähköposteihin useita kertoja päivässä. Prosessi voi olla sekä ylivoimainen että aikaa vievä.

Tällaisissa tilanteissa vastausmallit voivat olla hyödyllisiä. Muutama suodatin Gmailissa auttaa sinua myös tehostamaan roskapostia.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka vastamalleja ja Gmail-suodattimia käytetään roskapostin torjuntaan.

Mitä ovat Gmail-mallit ja miten niitä voi käyttää?

Voit tallentaa ennalta kirjoitetut sähköpostit tilillesi ja käyttää niitä uudelleen kirjoittamisen sijaan. Voit tallentaa 50 erilaista vastausmallia samanaikaisesti Gmail-tilin kanssa. Joten muutaman yleisen mallin luominen kohderyhmälle tekee sähköpostiviestinnästä tuottavampaa.

Jos sinulla on vakiintunut asema tietylle kapealle, saatat saada satoja sähköposteja ihmisiltä, ​​jotka pyytävät kirjoittamaan viestejä. Voit luoda mallin ja käyttää sitä sen sijaan, että vastaat jokaiseen sähköpostiin yksitellen.

Luodaan yllä olevaa skenaariota varten sähköpostimalli, joka kertoo ihmisille, ettet hyväksy viestejä. Ota mallipohjat käyttöön Gmailissa ennen vastemallin luomista.

1. Kirjaudu sisään Gmail-tiliisi.

2. Mene Asetukset> Katso kaikki asetukset.

3. Sisään Lisäasetukset-välilehdet, vieritä alas kohtaan Mallit -osiossa.

4. ota käyttöön Mallit.

5. Klikkaa Tallenna muutokset.

Kun olet ottanut malliasetukset käyttöön, seuraava vaihe on luoda ja tallentaa vastausmalli.

Liittyvät: Kuinka edelleenlähettää tekstiviestejä automaattisesti sähköpostiisi Androidissa

Kuinka luoda vastausmalli

Luo vastausmalli noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Avaa Gmail-tilisi.

2. Klikkaa Säveltää kirjoittaa uuden viestin.

3. Selitä sähköpostissa käytäntösi, jonka mukaan et hyväksy vierasviestejä. (Tee siitä yleinen, joten se koskee kaikkia, jotka pyytävät vieraspostia missä tahansa kapealla tai luokassa)

4. Kun vastauksesi on valmis, napsauta kolme pistettä kirjoituspostilaatikon oikeassa alakulmassa.

5. Mene Mallit> Tallenna luonnos mallina> Tallenna uutena mallina.

6. Tallenna malli, kun olet kirjoittanut nimen ponnahdusikkunaan. (Valitse täältä kuvaava nimi, koska malli käyttää samaa nimeä kuin sähköpostin aihe).

Näin voit varmistaa, että malli on luotu onnistuneesti.

1. Klikkaa Säveltää uudelleen.
2. Valitse kolme pistettä oikeassa alakulmassa.
3. Mene malleja.

Täältä löydät luettelon tallennetuista malleistasi Gmail-tililtäsi. Malli kopioidaan kohteeseen kirjoita sähköpostia ruutu, kun napsautat sitä.

Jos joudut vastaamaan manuaalisesti satoihin sähköposteihin, prosessi on silti aikaa vievä, vaikka olet luonut sähköpostimallin. Täällä on hyödyllistä käyttää suodattimia automaattisten vastausten luomiseen.

Voit luoda suodattimen, joka sijoittaa tiettyjä sanoja sisältävät sähköpostit roskapostikansioon, kuten "vierasviesti", "käänteinen linkki" ja "hyväksy artikkeli". Tämän suodattimen avulla voit myös määrittää automaattisia vastauksia tällaisiin roskapostiviesteihin.

Katsotaanpa, kuinka voit tehdä sen.

Automaattisen vastesuodattimen luominen mallin avulla

1. Avaa sama Gmail-tili, jolla on vastausmalli.
2. Klikkaa rataskuvake oikeassa yläkulmassa olevat asetukset.
3. Mene Kaikki asetukset> Suodattimet ja estetyt osoitteet.

4. Klikkaa Luo uusi suodatin. (Voit myös tuoda olemassa olevan suodattimen, joka on tallennettu järjestelmään .xml-muodossa)

Voit suodattaa sähköposteja sähköpostiosoitteen, aiherivin perusteella ja sisältää tai sulkea pois tiettyjä sanoja tai kokoja. Sopivin suodatuskriteeri vieraiden viestejä ei hyväksytä on sisällyttää muutama aiheeseen läheisesti liittyvä sana. Lisätään muutama sana Sisällytä sanat vaihtoehto suodattimelle.

5. Kun olet määrittänyt ehdot, napsauta Luo suodatin.

Täällä sinun on päätettävä, mitä aiot tehdä sähköpostilla, joka sisältää tarkalleen kriteerisi vastaavan viestin.

6. Tarkistaa Ohita Saapuneet-kansio (arkistoi se) ruutuun, jotta nämä sähköpostit eivät sekoita postilaatikkoa.

7. Tarkista myös Lähetä malli ja valitse sama vastausmalli, Vierasviestiä ei sallita.

8. Klikkaa Luo suodatin valintaruutujen jälkeen.

Näet nyt uuden luodun suodattimen suodatinluettelossasi. Tulevaisuudessa sähköpostit, jotka sisältävät sanat "vierasviesti, vierasviesti, käänteinen linkki, hyväksy artikkelin, kirjoita blogiin, kirjoita verkkosivustolle", eivät enää saapu postilaatikkoosi.

Lisäksi se lähettää vastausmallin lähettäjälle vastauksena heidän sähköpostiinsa. Tällöin postilaatikkosi ei tule sekaisin, eikä lähettäjän tarvitse odottaa vastaustasi.

Viritä suodatin niin, että et menetä tärkeätä sähköpostia

Kun olet määrittänyt suodattimen, pidä silmällä arkistoituja sähköposteja varmistaaksesi, että yritystoimintaan liittyviä sähköposteja ei suodateta pois.

Saatat suodattaa sähköpostia, joka sisältää sanan "hyväksy viesti", mutta se voi olla kampanjatarjous, jonka menetät suodattimen takia. Voit välttää tämän tilanteen sisällyttämällä Gmail-suodattimeen muutaman sanan, kuten tuotemerkki, tarjous tai tarjous.

Liittyvät: Gmailin määrittäminen iPhoneen

Luo itsenäisiä suodattimia tarpeen mukaan

Voit viedä äskettäin luodun vastaussuodattimen ja tuoda sen sitten uudelle Gmail-tilille, jos sinulla on useita verkkosivustoja, joilla on eri yhteyssähköpostit. Sinun on kuitenkin otettava käyttöön ja luotava vastausmalli erikseen kyseiselle sähköpostille.

Paras tapa luoda suodattimia, jos aiot käyttää vastausmallia, olisi luoda ne alusta alkaen.

Älä anna käyttäjien tietää, että vastaukset ovat automatisoituja

Älä mainitse, että se on automaattinen vastaus sähköpostissasi. Välttämällä tämän ihmiset eivät huijaa Gmail-suodatinta ohittamalla tai kirjoittamalla väärät kohdesanat, joten heidän sähköpostinsa tavoittaa sinut roskapostin sijaan.

Lisäksi on hyvä tarkistaa säännöllisesti postilaatikkosi ja vastata sähköposteihin, jotka voivat olla sinulle hyödyllisiä.

Roskapostin hallinta Gmail-suodattimien ja vastausmallien avulla

Gmail-suodattimen ja yleisen vastausmallin avulla voit vastata roskapostiviesteihin tarvitsematta selata niitä. Säästät sekä aikaa että energiaa tällä tavalla. Kokeile myös Gmail-selainlaajennuksia, jotka parantavat sähköpostiviestintääsi Gmail-suodattimien lisäksi.

7 parasta Microsoft Edge -laajennusta, jotta saat kaiken irti Gmailista

Oikea Microsoft Edgen Gmail-laajennus voi parantaa viestintääsi. Tässä on seitsemän laajennusta, jotka parantavat postilaatikkosi tuottavuutta.

Lue seuraava

Kirjailijasta

Laajenna lukemaan koko tarina