Postin yhdistämisen tekeminen Wordissa

Yhdistämisen avulla voit mukauttaa joukkoviestit ja kirjeet paikkamerkkien avulla. Tarvitset vain tietokannan yhteystiedoista ja mallin sähköpostiviesteille tai kirjeille.

Tässä artikkelissa näytämme sinulle, miten luodaan Microsoft Word -postin yhdistäminen Excel-tietokannan avulla. Vaiheet otetaan Microsoft Wordista ja Excel 2016: sta, mutta prosessi on sama kaikissa versioissa.

Kuinka yhdistää postitus Excelistä

Yhdistäminen käyttää tietokannan tietolähteitä ja sijoittaa ne vastaaviin paikkamerkkeihin personoidakseen joukkoviestisi. Nämä tietokannat voivat olla mitä tahansa alla mainitusta luettelosta:

1. Avaa sinun Microsoft Excel laskentataulukko.

2. Luo manuaalinen yhteystietoluettelo Sana kun käytät yhdistämistä.

3. Valita yhteystiedot Microsoft Outlook -sovelluksesta.

Voit valita kahdesta vaihtoehdosta:

• Gmail-yhteystiedot yhteensopivassa tiedostossa.
• Microsoft SQL Server.

Microsoft Excel -työkirjatietokanta on suositeltavin, kun sinun on käytettävä postin yhdistämistä Wordissa. Postin yhdistämistä varten luot Excelin avulla tietokannan, jota Word käyttää myöhemmin.

Jos sinulla ei ole yhteystietoja sisältävää Excel-tiedostoa, voit käyttää sitä näyte Excel-tiedosto kokeilutarkoituksia varten.

Jotta vältät epäjohdonmukaisuudet joukkoviesteissä tai kirjeissä, sinun täytyy säätää Excel-tiedostoa alla mainitulla tavalla:

1. Ensimmäisellä rivillä saa olla vain sarakeotsikot alkaen solu A1. Word käyttää näitä sarakeotsikoita nimellä Yhdistä kentät kun käytät Microsoft Word -postin yhdistämistä.
2. Muokkaa sarakkeiden otsikoita vastaamaan paikkamerkkien nimiä, joita käytät sähköposti- tai kirjelomakemallissa.
3. Sinun on varmistettava, että laskentataulukotiedosto sisältää yhteystiedot yhdellä tietueella rivikuviota kohti. Esimerkiksi nykyisessä opetusohjelmassa kaikki saatavilla olevat asiakkaan yhteystiedot James Butt pääsee välillä solut A2 ja J2.
4. Kaikkien yhteystietojen numeeristen tietojen, kuten postinumeroiden, alennusprosenttien, mittarilukemien, valuuttojen jne., Tulisi olla sopivassa numeromuodossa.
5. Tee muutoksia valitsemalla solu tai solualue, joka sisältää numerot.
6. vuonna Etusivu-välilehti, sisällä Nauha, Klikkaa pudotusvalikko sitä paitsi Kenraali.
7. Tee kaikki lisäykset, ennen kuin linkität Word Sulje -asiakirjan Excel-tietokantatiedostoon. Kun olet tehnyt kaikki muutokset, Tallentaa Excel-tiedosto.
8. Yhteystietojesi Excel-tietokantatiedoston tulisi olla tietokoneen paikallisessa tallennustilassa.
9. Varmista, että kaikki tiedot ovat Excel-työkirjan ensimmäisessä taulukossa.

Postin yhdistämisen tekeminen Wordissa

Kun olet luonut tietokannan Excelissä, sinun on avattava sähköposti- tai kirjemalli, jonka haluat lähettää monille vastaanottajille. Noudata seuraavia ohjeita:

1. Sen Nauha, Klikkaa Postitukset-välilehti.

2. vuonna Käynnistä Yhdistäminen-ryhmä, sinun on napsautettava Aloita Yhdistäminen.

3. Näet kuusi postin yhdistämisen asiakirjatyyppiä. Klikkaa Kirjaimet tai Sähköpostiviestit.

Liittyvät: Tarrojen tulostaminen postin yhdistämisen avulla Microsoft Wordissa ja Excelissä

4. Sen Aloita Yhdistäminen napsauta Valitse Vastaanottajat. Näet vaihtoehdot, kuten Kirjoita uusi luettelo, Käytä olemassa olevaa luetteloa ja Valitse Outlook-yhteystiedoista.

5. Voit valita minkä tahansa edellä olevista kolmesta vaihtoehdosta sen mukaan, miten haluat linkittää yhteystietoluettelon mallikirjaimeen. Valitse tässä opetusohjelmassa Käytä olemassa olevaa luetteloa hyödyntää Excel-tietokantaan jonka olet luonut tai ladannut aiemmin.

6. Sen Valitse tietolähde Etsi valintaikkunasta kansio, jossa Excel-tietokantatiedosto on käytettävissä. Kun löydät tiedoston, valitse se ja napsauta sitten Avata ladata tietokanta Wordin postin yhdistämiseen.

7. Näet Valitse Taulukko valintaikkuna. Poistu ruudusta napsauttamalla OK tekemättä muutoksia valintaikkunaan.

8. Sepä hienoa! Olet linkittänyt lähdetiedot Word-yhdistämisohjelmaan.

9. Word yhdistää tietokannan sarakeotsikot automaattisesti yhdistämiskentän kohteisiin. Varmista sopiva yhteensopivuus siirtymällä kohtaan Kirjoita ja lisää kentät -ryhmä on Postitukset-välilehti n Nauha ja napsauta sitten Ottelukentät.

10. Ottelukentät valintaikkuna tulee näkyviin. Vasemmassa reunassa olevassa sarakkeessa näet yhdistämiskentän kohteet. Oikealta puolelta löydät vastaavat tiedot linkitetystä Excel-tietokannasta.

11. Se on sama, jos käytät muita lähdetietoja, kuten Outlook-yhteystietoja tai vietyjä yhteystietoja Gmailista. Varmista, että ei ole ristiriitoja selaamalla luetteloa. Klikkaa OK sulkea.

12. Aseta osoitin mallikirjeelle ensimmäisen kirjaimen eteen ja paina Tulla sisään muutama kerta tehdäksesi tilaa kirjaimen rungon yläpuolelle.

13. Aseta kohdistin asiakirjan yläosaan ja napsauta sitten Osoitekenttä että Kirjoita ja lisää kentät -ryhmä on Postitukset-välilehti n Nauha.

14. Vasemmalla puolella Lisää osoitelohko valintaikkunassa, voit valita nimen, yrityksen nimen, osoitteen, maan jne., muotoiluvaihtoehdot. Oikealla puolella näet osoitelohkon esikatselun.

15. Voit käyttää Ottelukentät vaihtoehdot syöttötietojen ristiriidan korjaamiseksi. Klikkaus OK lisätä AddressBlock chevronien sisällä.

16. Napsauta sitten Tervehdyslinja että Kirjoita ja lisää kentät ryhmän jälkeen AddressBlock, antamalla sille rivivälin.

17. Lisää tervehdyslinja valintaikkuna tulee näkyviin. Voit tehdä muutokset haluamallasi tavalla ja napsauttaa sitten OK. Tervehdyslinja chevronien sisällä näkyy kirjeessä.

18. Voit napsauttaa Esikatsele tuloksia komento Nauha nähdäksesi kuinka kirje näyttää.

19. Voit myös lisätä mukautettuja yhdistämiskenttiä AddressBlock ja Tervehdyslinja. Oletetaan, että haluat lisätä Ajoneuvon merkki ja malli kirjeessä.

20. Voit tehdä sen avaamalla sähköpostin yhdistämiseen linkitetyn Excel-tietokantatiedoston ja lisäämällä Ajoneuvon merkki ja malli sarakkeen otsikko. Anna ajoneuvon tiedot ja Tallentaa Excel-tiedosto.

21. Siirry nyt Word sulautetun asiakirjan yhdistämiseen ja toista vaiheet neljä, viisija kuusi.

22. Valitse nyt mikä tahansa sana tai muutama sana kirjaintekstissä ja napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä on Kirjoita ja lisää kentät -ryhmä.

23. Sen Lisää yhdistämiskenttä valitse ruutu Tietokantakentätja valitse sitten Ajoneuvon merkki ja malli. Klikkaa Lisää lisätäksesi mukautetun yhdistämiskentän.

24. Näin voit lisätä niin monta muuttuvaa paikkamerkkiä kuin haluat mukauttaa jokaista lähettämääsi kirjainta tai sähköpostia. Microsoft Word -postin yhdistäminen yhdistää tiedot automaattisesti vastaanottajien nimiin.

25. Sen Nauha, Klikkaa Viimeistele ja yhdistä komento ja valitse sitten Tulosta asiakirjat tai Lähetä sähköpostiviestejä. Voit myös napsauttaa Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja lukea sähköpostisi tai kirjeesi ennen niiden lähettämistä.

Käytä sähköpostin yhdistämistä sähköpostin tuottavuuden parantamiseen

Nyt tiedät, miten postin yhdistäminen tehdään Microsoft Wordilla ja Excelillä. Käytä yhdistämistä lähettääksesi räätälöityjä sähköposteja nopeammin ja luo hyvä yhteys ammattilaisten tai henkilökohtaisten kontaktien kanssa. Jatka Wordin käyttöä ammatillisen ja henkilökohtaisen elämän helpottamiseksi kuin ennen.

10 Microsoft Wordin piilotettua ominaisuutta, jotka tekevät elämästäsi helpompaa

Microsoft Word ei olisi työkalu, jolla se on ilman tuottavia ominaisuuksia. Tässä on useita ominaisuuksia, jotka voivat auttaa sinua joka päivä.

Lue seuraava

Kirjailijasta

Laajenna lukemaan koko tarina