Jos sinulla tai joukkuetovereillasi ei ole aikarajaa tietyn tehtävän suorittamiseen, saatat olla vähemmän tuottava. Aikataulun käyttäminen ajan hallintaan auttaa vähentämään vuotoja ja lisäämään tuottavuutta.

Monet globaalit organisaatiot ja erittäin menestyneet ammattilaiset käyttävät timeboxing-tekniikoita. Artikkelissa selitetään, mikä on aikarajoitus, miten se toimii, ja mitkä ovat sen edut ja haitat.

Mikä on Timeboxing?

Aikataulu on ajanhallintataktiikka, jossa keskitytään projektin tavoitteisiin. Kun käytät tätä strategiaa ammatillisessa tai henkilökohtaisessa elämässäsi, olet paremmin valmis siihen lopettaa viivästyminen ja lisää tuottavuutta.

Aikataulut ovat aikaosaston yksiköitä. Aikaruudun tulisi olla realistinen, mutta kiinteä aikataulu tehtävälle. Voit määrittää useamman kuin yhden aikalaatikon, jos työ on monimutkainen. Aikataulut voivat olla minuutteja, tunteja, päiviä, viikkoja tai jopa kuukausi projektista ja sen tehtävistä riippuen.

Aikataulun avulla voit suunnitella aikabudjetin jokaiselle projektin tehtävälle. Istut tiimisi kanssa ja luot luettelon tehtävistä projektille. Sinun ja tiimisi tulisi ajatella yhdessä määrittääkseen tehtävien aikaraja.

instagram viewer

Tiedot, kuten tehtävät, resurssit ja määritetyt aikaruudut, ovat yleensä saatavilla tehtävienhallintasovelluksessa. Aikarajoitusmenetelmä on maailmanlaajuisesti arvostettu ajanhallintamenettely, joka takaa laadukkaan työn mahdollisimman alhaisella aikataululla.

Aikataulun määrittäminen

Ellet usko, että aikaosaston asettaminen vaatii paljon vaivaa, olet yllättynyt siitä, että se ei todellakaan ole niin vaikeaa kuin miltä se kuulostaa. Tässä on muutama nopea vaihe aikarajoituksen asettamiseksi kerran ja sen käyttämiseksi tulevissa projekteissa:

1. Luo projektin tehtäväluettelo:

Voit käyttää mitä tahansa online-sovelluksia, kuten Redbooth ja OmniFocus luoda tehtäväluettelo minkä tahansa projektin tehtäville. Varmista, että sinä ja tiimisi tutkitte kunnolla ennen tehtäväluettelon viimeistelyä.

Liittyvät: Tyylikkäät tehtäväluettelot tuottavalle minimalistille

2. Ryhmittele ja priorisoi tehtävät:

Sinun on löydettävä samanlaisia ​​tehtäviä ja ryhmiteltävä ne viereisiin aikaruutuihin. Se auttaa sinua tai tiimiäsi välttämään tarpeetonta ajanhukkaa vaihdettaessa tehtävistä toiseen.

Jotkin tehtävät on myös asetettava etusijalle ja siirrettävä ne ensimmäisiin aikasarjaan. Keskustele projektin omistajan tai asiakkaan kanssa tehtävien tarkasta priorisoinnista. Merkitse priorisoidut tehtävät erilliseen värikoodiin.

Voit käyttää sovelluksia, kuten nTask, Wrike, Trello, Basecamp jne., Nopeampaan online-ryhmittelyyn ja priorisointiin.

3. Kohdista ajastin jokaiselle tehtävälle:

Jos haluat jakaa kiinteän ajan yksittäisiin tehtäviin, sinun on otettava huomioon toimitusaika, jonka tarjoit asiakkaalle. Nyt voit tavata tiimisi aivoriihi-istunnossa sopiakseen realistisesta aikalaatikon jakamisesta projektin tehtäviin.

4. Määritä taukojen aikakotelo:

Aseta rationaaliset kiinteät ajat taukoille, teknisille seisokkeille ja muille ei-tuottaville tehtäville, jotka kuluttavat myös minkä tahansa projektin aikabudjetin.

Saatavilla on monia muistutussovelluksia, joiden avulla voit muistuttaa sinua pitämään tauon, kun se on tauon aikaikkunassa. trendimuistutusohjelmat ovat TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana-muistutus jne.

Liittyvät: Kuinka seurata freelance-työaikasi oikea-aikaisen sovelluksen avulla

5. Aikavälitys:

Aikataulutyyppejä voi olla kahdenlaisia: kovaa ja pehmeää. Pehmeä aikarajoitus ehdottaa loppua kohti tehtävän suorittamiseksi. Toisaalta kovan aikarajoituksen avulla voit lopettaa tehtävän tekemisen, jos varattu aika on lopussa, vaikka työ pysyisi keskeneräisenä.

Yksinkertaisissa tehtävissä on hyödyllistä, jos valitset kovan aikaruudun. Sijoita aika, jonka säästät kovilta aikaruuduilta monimutkaisiin tehtäviin pehmeän aikaruudun avulla.

6. Käytä ajastinta tehtäviin:

Kun sinä tai tiimisi aloitat tehtävän, käytä ajastinta ajan seuraamiseen. Merkitse tehtävän suorittamiseen kulunut aika tehtäväluetteloon analysoitavaksi. On hyödyllistä, jos käytät automaattisia ajastinsovelluksia esimerkiksi tietokoneillasi Tiimalasi ja SnapTimer.

7. Pidä häiriötekijät poissa:

Aikataulut auttavat sinua ja tiimiäsi keskittymään tehtävään. Se auttaa myös hyödyntämään aikavirtaa parhaiten tuottavuuden lisäämiseksi. Aikataulujen avulla näet kuitenkin parannuksia vain, jos omistaudut todella tehtävään käynnissä olevan aikajanan aikana.

Jos haluat lopettaa häiriötekijät työstä, sinun on lopetettava kaikki ilmoitukset, jotka saattavat häiritä sinua tehtävästä. Voit käyttää työkaluja, kuten Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl jne.

8. Arvostelu ja palkinto:

Alkuvaiheessa joudut tallentamaan paljon tietoja aikaruutuprosessistasi. Sinun on tallennettava tietoja, kuten tehtävänumerot, aikaruudut, aika tehtävää kohti jne. Käytä tätä koottua tietoa arvioidaksesi, kuinka aikarajoitus auttaa sinua ja tiimiäsi saavuttamaan halutun tuottavuuden.

Voit ajoittain palkita tiimisi jäseniä, kun he suorittavat tehtäviä ennalta määritetyssä aikataulussa. Se auttaa lisäämään motivaatiota tiimin jäsenten keskuudessa.

Plussaa Timeboxing

Aikataulun taktiikka pätee mihin tahansa ajankäyttöön. Olitpa sitten kotitöistäsi tai ammatillisista vastuustasi, näet välittömät edut harjoitellessasi timeboxingia. Joitakin etuja ovat:

  1. Sinusta ja tiimistäsi tulee todella varovainen ajankäytön suhteen.
  2. Aikataulun avulla voit keskittyä tehokkaasti projektityöhön korkealaatuisten tuotteiden tai palveluiden toimittamiseksi.
  3. Aikataulu varmistaa, että suoritat yhden tehtävän kerrallaan, mikä vähentää tehtävän taakkaa.
  4. Aikataulu on tavoitteellinen työnhallintatekniikka. Kun sinä tai tiimisi työskentelet tavoitteellisessa ympäristössä, tunnette motivaatiota.
  5. Voit nauttia paremmasta työ- ja yksityiselämän tasapainosta aikaruutujen avulla. Aikataulut kertovat sinulle tehokkaasti, milloin kalenterisi on ilmainen rennolle tiimikokoukselle tai perheillalliselle.

Miinukset Timeboxingista

Monipuolisten etujen lisäksi on myös muutamia puutteita, ja nämä ovat:

  1. Asianmukaisen aikarajoitusstrategian luominen voi viedä jonkin verran kokemusta.
  2. Jotkut väittävät, että timebox-kohteiden vuoksi he eivät pysty toimittamaan laadukasta palvelua tai tuotteita.
  3. Jotkut ammattilaiset saattavat tuntea olevansa hukkua nähdessään monia tehtäviä kalentereissaan.
  4. Muutama ihminen uskoo, että ajastimen ajastimet häiritsevät heitä työstä, kun he lähtevät.

On aika aikajakoon

Edellä mainitut aikarajoitusstrategiat ja vinkit auttavat saavuttamaan kestävän tuottavuuden ja kasvun työ- tai henkilökohtaisessa elämässäsi.

Aikarajoitusten käyttöönotto on helpompaa, kun käytät automaattisia ja online-tehtävienhallintasovelluksia. Jos haluat käyttää tehtävänhallintasovellusta apuna aikaruutuun asettamisessa, varmista, että valitset oikean, jotta sinun ei tarvitse vaihtaa sovelluksia useammin.

Sähköposti
Online Tehtävienhallintaopas: 10 vinkkiä oikean sovelluksen valitsemiseen

Jos haluat valita tehtävienhallintasovelluksen hallitsemaan projektejasi tehokkaammin, tässä on joitain huomioitavia asioita!

Lue seuraava

Liittyvät aiheet
  • Tuottavuus
  • Ajanhallinta
  • Tehtävien hallinta
  • Projektinhallinta
  • Keskity
  • Tuottavuusvinkit
Kirjailijasta
Tamal Das (48 artikkelia julkaistu)

Tamal on freelance-kirjailija MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoiminnasta prosessit edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä, hän otti kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja viimeisimmistä teknologiauutisista, hän rakastaa soittaa Splinter Cellia ja katsella Netflix / Prime Video.

Lisää artistilta Tamal Das

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme, jossa on teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e-kirjoja ja erikoistarjouksia!

Tilaa napsauttamalla tätä