9 yleistä virheitä projektinhallinnassa (ja mitä sen sijaan tehdä)

Projektissa pienetkin virheet voivat osoittautua kalliiksi urallesi. Se voi myös heikentää projektia ja vaikuttaa negatiivisesti suorituskykyyn sen lisäksi, että se maksaa organisaatiollesi paljon rahaa.

Tässä on joitain yleisiä projektinhallinnan virheitä, joita kannattaa välttää hinnalla millä hyvänsä.

1. Ei oikean menetelmän noudattaminen

Menestyvä projekti vaatii sopivan strategian projektivaatimusten ja tiimin jäsenten valmiuksien mukaisesti. Jotta voit ohjata projektia kohti menestystä, sinun on löydettävä parhaat projektinhallintamenetelmät, jotta jäsenet pysyvät keskittyvinä ja sitoutuneina.

Voit arvioida tiimisi jäsenten vahvuudet ja heikkoudet SWOT-analyysillä ennen strategian kehittämistä. SWOT-työkalujen avulla voit valita projektille tavoitteen ja syöttää tietoja vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista ja uhista.

2. Tehoton viestintä

Tehokkaan viestinnän puute on yksi suurimmista projektinhallinnan ongelmista, joita saatat kohdata. Väärinkäsityksen aikana ryhmän jäsenet syyttävät toisiaan; mutta lopulta hanke vaikeutuu.

Välttääksesi tällaiset ongelmat, pidä aina selvää viestintää projektin jäsenten kesken. Kaikkien pitäminen silmukassa on hyödyllistä väärinkäytön estämiseksi. Muista ilmoittaa muille sidosryhmille päätöksissä tapahtuvista muutoksista.

Reaaliaikaista viestintää varten valitse Slackin kaltaiset sovellukset, jotka pitävät kirjaa koko keskustelusta. Google Jamboard on tehokas valinta audio-video viestintään projektinhallintaan osallistuvien tiimin jäsenten välillä.

Liittyvät: Mikä on löysyys ja miten se toimii?

3. Ei käytä projektinhallintaohjelmistoa

Sinun tulisi hyödyntää automatisointia ja ohjelmoituja työkaluja projektien hallintaan älykkäästi. Menestyneet organisaatiot toteuttavat yhden tai useamman sovelluksen virtaviivaistamaan projektinhallintaa.

Projektinhallintatyökalut parantavat resurssitehokkuutta ja edistymisen seurantaa projektin koosta ja tyypistä riippumatta. Voit käyttää ProofHub suunnitella ja toteuttaa projekteja Kanban-taulujen, Gantt-kaavioiden, online-korjauksen ja dynaamisten raportointiominaisuuksien avulla.

Voit myös kokeilla NapsautaUp hallita projekteja tai tehtäviä hyödyntämään ominaisuuksia, kuten tehtävistä riippuvuutta, toistuvia tehtäviä, ketterää levynäkymää ja kommenttien määrittämistä tehtäviksi. Sen avulla voit myös valita projektiisi sopivan mallin, ja se lisää automaattisesti mahdolliset tehtävät.

4. Tiimin jäsenten panoksen puute

Yksi tärkeimmistä projektin epäonnistumisen syistä on tiimin jäsenten tuen puute. Se voi tapahtua, kun projektipäällikkö ei kuuntele tiimiä. Vaihtoehtoisesti, jos tiimi ei välitä pistemäärästä projektin hyödyksi, voi olla kielteisiä vaikutuksia.

Ennen projektia ja sen aikana tiimillä tulisi olla useita tapaamisia esimiehen kanssa. Se auttaa heitä ymmärtämään projektin tärkeyden ja keskustelemaan sen strategiasta ja työnkulusta.

Jos henkilökohtainen tapaaminen ei ole mahdollista, joukkueet voivat liittyä virtuaalikokoukseen Zoomaus missä he voivat osallistua kyselyihin ja keskustella projektista tauluominaisuuden kautta. Google Meet tarjoaa myös online-kokoustilan, jossa on ominaisuuksia, kuten automaattinen reaaliaikainen tekstitys ja lisäohjaus kokouksen isännälle.

5. Pätevien resurssien puute

Kokemattomien ja tehottomien resurssien valitseminen voi vaarantaa koko projektin. Usein valitset jäsenet projektiin niiden saatavuuden perusteella, ei heidän taitojensa ja kokemuksensa perusteella.

Tästä syystä on välttämätöntä valita viisaasti ryhmän jäsenet, jotka voivat ajaa projektin onnistuneeseen loppuun määrätyssä ajassa. Jos organisaatiollasi ei ole tiettyyn projektiin tarvittavaa työvoimaa, voit aina ulkoistaa tehokkaita ja kokeneita ihmisiä Upwork tai Fiverr.

6. Samanaikainen työskentely useiden projektien parissa

Työskentely monissa projekteissa kerralla voi viedä sinulle veroja ja vaikuttaa kielteisesti työn laatuun ja tehokkuuteen. Pullonkaulojen välttämiseksi siirrä kaikki muut tehtävät työskennellessäsi suuren projektin parissa. Jos joudut hallitsemaan useampaa kuin yhtä projektia samanaikaisesti, käytä kalenteri- ja tehtäväluettelosovelluksia tehtävien hallintaan.

Google-kalenteri on monipuolinen kalenterisovellus, jota sinun tulisi käyttää, kun olet mukana useissa projekteissa. Sen avulla voit ajoittaa kalenteritapahtumia sähköposteista ja chatista, jakaa saatavuutesi ja tarkastella henkilökohtaisia ​​tai yritystapahtumia yhdessä paikassa.

Todoistin avulla voit myös keskittää kaikki tehtävät ja järjestää ne oikein. On vaivaton tapa synkronoi Google-kalenteri todoistin kanssa sovellus.

7. Epäkäytännöllinen ajan arviointi ja hallinta

Projektipäällikkönä sinun on pidettävä kaikki radalla. Ja joskus saatat tarjota asiakkaalle epärealistisen aikajanan ja kuormittaa tiimin jäseniä ylitöillä. Toisessa skenaariossa lempeys tiimille johtaa projektien viivästymiseen. Molemmat ovat haitallisia projektillesi ja asiakas-organisaatio-suhteelle.

Käyttämällä tehokkaita ajanseurantatyökaluja, kuten Time Doctor auttaa sinua seuraamaan työntekijöiden tuottavuutta ja aika, jonka jokainen tehtävä vie. Jos projektiisi sisältyy laskutus työajan perusteella, voit käyttää Ajoissa huolellisen työtietueen luomiseksi laskutusta varten.

8. Tiimin mikrohallinta

Projektipäällikkönä sinun ei pitäisi hoitaa tiimisi jäseniä mikromekanismilla. Joukkueen sisällä olevat ihmiset saattavat pitää tätä tapaa epäluottamuksen merkkinä. Se voi vaikuttaa kielteisesti työympäristöön. Tiimille vapauden tarjoaminen innostaa heitä työskentelemään ahkerasti ja luomaan positiivisen ympäristön.

Voit käyttää Asana asettaa tavoitteet projektin alussa ja saada ilmoitus, kun tiimi on suorittanut tietyn tehtävän. Tiimityö on toinen tehtävänhallintasovellus, jonka avulla voit määrittää tehtäviä muille ja seurata joukkueen kaistanleveyttä ja kapasiteettia tehtävien siirtoon palamisen välttämiseksi.

9. Kyvyttömyys hallita projektin laajuutta

Projektin laajuuden muuttaminen puolivälissä johtaa kustannusten ja ajan kohdentamiseen väärin ja vaarantaa projektin onnistumisen. Jopa pieni muutos voi viivästyttää koko toimintaa.

Näiden ongelmien välttämiseksi sinulla on oltava alusta alkaen tarkkaan määritelty laajuus. Varmista projektin etenemisen tarkkuus varmistaaksesi projektin suoritteiden asianmukainen hallinta. Pidä myös sponsorit aina ajan tasalla mahdollisista muutoksista.

Kanssa Wrike, voit hallita projektin, jolla on monia tehtäviä ja alatehtäviä, työnkulkua. Sen työaikataulut ja resurssienhallintaominaisuudet auttavat sinua hallitsemaan projektia ongelmitta.

NTask on toinen projektinhallintatyökalu joka pitää sinut ajan tasalla projektin etenemisestä ja budjetin käytöstä, jotta voit olettaa, että projektin laajuus muuttuu.

Välttää yleisiä virheitä onnistuneelle projektinhallinnalle

Oikea suunnittelu, valppaus ja avoin viestintä takaavat vaivattoman projektinhallinnan. Kokeile näitä vinkkejä välttääksesi yleisiä projektinhallinnan virheitä ja suorita projektit ajoissa.

5 parasta ilmaista Gantt-kaaviosovellusta projektinhallintaan

Gantt-kaavioiden avulla voit suunnitella tehtäviä päivään asti ja visualisoida projektin etenemistä. Katso nämä 5 ilmaista sovellusta!

Lue seuraava

Kirjailijasta