Tapahtumasuunnitteluohjelmisto: 5 sovellusta tapahtumien tehokkaaseen hallintaan

Onnistuneen tapahtuman järjestäminen on sekä palkitsevaa että stressaavaa velvollisuutta. Tarvitset erikoistaitoja talousarvion laatimiseen, joka ottaa huomioon odottamattomat olosuhteet, löytää yhden tai useamman sopivan sijainnin, mainostaa tapahtumaa jne.

Mutta sen lisäksi, että hänellä on erinomainen huomio yksityiskohtiin, organisointikyky ja taitava verkostoituminen, Tapahtumasuunnitteluohjelmistoon luottaminen helpottaa hallintoprosessia ja säästää aika.

Ihanteellisen tapahtumasuunnittelusovelluksen valitseminen

Tapahtumasuunnittelusovelluksia on monia, joista jokaisessa on erityisiä ominaisuuksia. Paras tapahtumienhallintaohjelmisto on kuitenkin tarpeitasi vastaava, koska eri tapahtumat vaativat erilaisia ​​ominaisuuksia.

Joten sinun täytyy hahmotella tarpeesi tulevaa tapahtumaa varten tietääksesi kuinka valita ihanteellinen ohjelmisto. Tässä on muutama kysymys, jotka opastavat sinua tämän tehtävän suorittamisessa:

• Minkä tyyppistä tapahtumaa järjestät, henkilökohtainen, virtuaalinen tai hybridi? Tämä auttaa sinua valitsemaan sovelluksen, joka tukee tapahtumatyyppiä.
instagram viewer
• Onko tapahtuma suljettu vai avoin? Jos kyseessä on suljettu tapahtuma, saatat tarvita vain ohjelmistoa, jonka avulla voit lähettää kutsuja tietyille vieraille. Muussa tapauksessa tarvitset sovelluksen, jossa on sisäänrakennetut markkinointityökalut tapahtuman mainostamiseen.
• Onko tapahtumasuunnitteluohjelmistolla mobiiliversio? Mobiiliystävällisen tapahtumasuunnitteluohjelmiston avulla voit käyttää kaikkia tietojasi liikkeellä ollessasi. Voit myös käyttää sovellusta tapahtumiin liittyvien tietojen jakamiseen osallistujiesi kanssa.
• Joudutko laskemaan paljon ruokailuvarastoa? Voit käyttää sovellusta, jossa on sisäänrakennettu tapahtumasuunnittelulaskin, ja pitää kaikki tietosi yhdessä paikassa.
• Mitä tarvitset tapahtumaan? Voit kirjoittaa tähän kaikki tarvitsemasi työkalut, mukaan lukien ilmoitusjärjestelmät, lippujärjestelmät, läsnäolotarkistustyökalut jne.
• Tarvitsetko yhteistyötä muiden järjestäjien tai tapahtuman sidosryhmien kanssa? Jos kyllä, sinun pitäisi valita sovellus, joka mahdollistaa viestinnän.

Näiden kysymysten pitäisi auttaa sinua kaventamaan tapahtumasuunnittelusovellusten luetteloa. Sinun on kuitenkin ehkä sekoitettava eri sovelluksia tapahtuman koosta riippuen tai jos et löydä sovellusta, joka vastaa kaikkia tarpeitasi. Tämän vuoksi sinun tulisi harkita näitä tapahtumasuunnitteluratkaisuja:

Eventbrite tunnetaan laajalti yhtenä niistä parhaat työkalut ympärilläsi olevien tapahtumien löytämiseen, mutta sen työkalupakissa on myös tapahtumienhallintasovellus - Eventbrite Organizer.

Suunnitteletpa pientä tapaamista tai suurta juhlaa, voit luottaa Eventbrite Organizeriin yhden luukun työkalu, jolla voit luoda tapahtumia, hallita tapahtumamyyntiä ja seurata läsnäoloasi livenä älypuhelin.

Voit myös käyttää Eventbriteä tapahtumasi mainostamiseen verkossa ja jakaa tärkeitä tietoja kutsutuille.

Ladata: Eventbrite Järjestäjä Android | iOS (ilmainen, mukautettu hinnoittelu)

Tapahtuman suunnittelussa on mukana niin paljon liikkuvia osia. Siksi sinulla on oltava yksi keskuspaikka pysyäksesi järjestyksessä ja seurataksesi sekä valmiita että keskeneräisiä tehtäviä.

monday.com on tehokas työkalu, jonka avulla voit tuoda kaikki käynnissä olevat projektisi samalle alustalle. Vaikka se on ensisijaisesti projektinhallintatyökaluSiinä on myös tapahtumasuunnittelutoimintoja ja sisäänrakennettuja malleja, joita sinä ja muut yhteistyökumppanit voivat käyttää budjetin suunnitteluun tai aikataulujen järjestämiseen.

Voit käyttää Viikkoni ominaisuus, jolla voit luoda ja määrittää tehtäviä muille tiimin jäsenille ja käyttää sen hallintapaneelia edistymisen seurantaan ja mittaamiseen. Voit myös käyttää monday.com -palvelua kommunikoidaksesi tiimin jäsenten kanssa sovelluksessa, joten sinun ei tarvitse eksyä kasaan sähköpostilaatikoita. Kokeilla monday.comin tehokkaat organisaatiotyökalut tiimisi yhteistyön tehostamiseen.

Ladata: monday.com varten Android | iOS (ilmainen, premium -versio saatavilla)

3. Taskusuunnittelija

Yksi tapahtumasuunnittelijan kriittisistä taidoista on kyky laatia tarkkoja budjetteja, jotka ottavat huomioon suunnittelemattomat tilanteet. Tämä tarkoittaa, että sinun on otettava yhteyttä matemaatikkoosi.

Kaikkien näiden käsin tehtävien laskelmien tekeminen voi kuitenkin viedä aikaa, ja sinun on usein käsiteltävä tiukkoja aikatauluja. Pocket Planner on tehokas ja helppokäyttöinen sovellus, jonka avulla voit tehdä tarkkoja arvioita tapahtumistasi. Kaikki laskelmat yhdestä paikasta auttavat myös säästämään aikaa.

Ladata: Taskusuunnittelija iOS (vapaa)

Social Tables on käytännöllinen työkalu, joka on erikoistunut tapahtumakaavioihin ja jonka avulla voit visualisoida tapahtumapaikkasi, selvittää istumajärjestelyt ja tehdä yhteistyötä osallistujien kanssa.

Voit luoda arkkitehtisuunnitelman tai käyttää aluksi jotakin sen 3D -malleista. Valitse vain tapahtumatyyppi, valitse tyyliä vastaava malli ja säädä tarpeidesi mukaan.

Tämän ohjelmiston avulla voit suunnitella tapahtumatilojen asettelun lisäämällä kaikenlaisia ​​valmiita esineitä, mukaan lukien projektorit, näyttämöt, taulukot jne. Voit myös jakaa asettelun muiden yhteiskäyttäjien kanssa ohjelmiston kautta.

Jos pidät all-in-one-tapahtumahallinta-alustasta välttääksesi monien erikoistyökalujen jongleeraamista, et mene vikaan Whovan kanssa. Se on monitoimiohjelmisto, jonka avulla voit hallita virtuaalisia, henkilökohtaisia ​​tai hybriditapahtumia samalla järjestelmällä.

Joitakin sen keskeisiä ominaisuuksia ovat tapahtumien rekisteröinti, konferenssien hallinta, tapahtumamarkkinointi, verkkosivujen luominen, osallistujien sisäänkirjautuminen, osallistujien sitoutuminen, verkostoituminen jne.

Voit myös jakaa tietoja, kuten tapahtuman esityslistan ja muun logistiikan (pysäköintijärjestelyt ja kartat) osallistujille sovelluksen avulla. Lisäksi osallistujat voivat hyödyntää sen verkko -ominaisuuksia jakamaan kuvia tapahtumasta, vaihtaa yhteystietoja skannaamalla käyntikortteja tai jopa lähettää viestejä toisilleen sovelluksen kautta.

Ladata: Kenelle Android | iOS (ilmainen esittely, mukautettu hinnoittelu)

Hallitse tapahtumiasi luottavaisin mielin

Voit nyt luopua aikaa vievästä DIY-lähestymistavasta ja luottaa näihin tapahtumanhallintatyökaluihin suunnitteluprosessin helpottamiseksi, toimintojen virtaviivaistamiseksi ja onnistuneempien tapahtumien järjestämiseksi.

Mutta kun ei ole kahta samanlaista tapahtumaa, avain on tunnistaa tarpeesi ja valita sopivin ohjelmisto, joka tasoittaa tapahtumasi kaikki osat. Mene eteenpäin ja valitse ohjelmisto, joka auttaa tekemään seuraavan tapahtumasi muistettavaksi.

6 mukautettua suunnittelijaa, jotka voit helposti tehdä Google Drivella

Miksi et hylkää tehtäväsovellustasi Google Drive -suunnittelijaa varten? Nämä Googlen työkaluilla tehdyt online -suunnittelijat osoittavat monipuolisuutensa.

Lue seuraava

Kirjailijasta