Excel on erinomainen työkalu tietojen käsittelyyn, mutta sillä on rajoituksensa. Jos sinulla on liian monimutkaisia kaavoja tai jos tietokone kaatuu avattaessa Excel -tiedostoa, sinun kannattaa ehkä harkita toisen tiedostomuodon käyttöä.
Joten mitä käyttötapoja kannattaa harkita eri ohjelmistoilla? Tässä on muutamia tilanteita, joissa sinun pitäisi käyttää toista sovellusta.
1. Massiiviset tietokannat
Jos et ole perehtynyt tietokoneisiin, saatat luulla, että Excel (tai Google Sheets) on ainoa tapa tallentaa tietoja. Loppujen lopuksi Excelin uusimmissa versioissa on 16 384 saraketta ja 1 048 576 riviä, yhteensä 17 179 869 184 solua.
Vaikka tämä on paljon tietoa, sinun tulee olla tietoinen siitä, että tietokoneesi lataa kaikki kerralla. Siksi, jos käytät paljon soluja, voit odottaa tietokoneen toimivan hitaasti. Sata tai jopa tuhat riviä ei ole ongelma.
Jos kuitenkin kokoat tietoja vuosien varrella tai jos useat käyttäjät lisäävät tietoja yhteen tiedostoon, jopa tehokkaat tietokoneet eivät pysty lataamaan niitä. Tämä johtuu siitä, että Microsoft lataa kaikki tiedot, kun se avaa tiedoston.
Vaikka tämä on hyödyllistä lyhytaikaisten tietojen analysoinnissa, se kuluttaa laskentatehoa, jos sinun tarvitsee vain analysoida tiettyjä tietoja. Jos esimerkiksi tarvitset asiakkaan sähköpostiosoitteen, sinun ei tarvitse ladata kaikkea muuta asiakastietokantaa.
Hyvä vaihtoehto tietojen tallentamiseen on käyttää omaa tietokantaohjelmistoa tai -palvelua. Ne tarjoavat samat ominaisuudet kuin Excel, kuten data -analytiikka, mutta vielä enemmän toimintoja. Voit käyttää Microsoft Accessia, jos olet Microsoft Suiten fani. Muita vaihtoehtoja ovat LibreOffice Base ja muut.
2. Monimutkainen tietojen analyysi
Microsoft Excelissä on huomattava määrä käytettävissä olevia kaavoja. Se tarjoaa yksinkertaisimman summakaavan monimutkaisille toiminnoille, kuten nykyarvo (laskee rahan aika -arvon) ja ennuste (käytetään tulevien arvojen laskemiseen).
Jos kuitenkin huomaat tekeväsi useita monimutkaisia toimintoja, on korkea aika harkita muita ratkaisuja. Excel on erinomainen työkalu, jos kaavasi muuttujat perustuvat raakatietoihin. Mutta jos huomaat, että toiminnot perustuvat soluihin, jotka ovat itse kaavoja, harkitse erillisen analysointiohjelmiston käyttöä.
Jos laskentataulukot perustuvat useisiin kaavoihin, monimutkaisuuden lisääminen tarkoittaa sitä, että virheet ovat helposti havaitsematta. Ja vaikka löydät virheitä, niiden jäljittäminen ei ole helppoa, jos kaavat ovat kolme riviä pitkiä.
Sen sijaan, että käyttäisit Exceliä monimutkaisiin tilanteisiin, kokeile oppia ohjelmointikieli, kuten Python. Se on helppo ymmärtää, ja niitä on useita ilmaisia resursseja, joiden avulla pääset alkuun sen päällä. Ja jos et ole taipuvainen opiskelemaan ohjelmointia, voit myös käyttää erityisiä tietojen analysointityökaluja joita on paljon helpompi käyttää.
3. Projektinhallinta
Ennen omaisten projektinhallintatyökalujen, kuten Asanan ja Trellon, tuloa monet ammattilaiset käyttivät Microsoft Exceliä. Loppujen lopuksi se on helppo asentaa. Voit jopa ladata malleja, joiden avulla pääset alkuun.
Mutta heti kun tiimisi kasvaa - tai kun alat saada lisää projekteja - asiat muuttuvat monimutkaisiksi. Ellet käytä Excelin online -versiota, tiimisi ei voi käyttää projektinhallintatiedostoasi samanaikaisesti. Ja kun lisäät lisää tehtäviä ja alitehtäviä, saatat saada liikaa tietoa yhdelle arkille.
Lisäksi koska useammilla ihmisillä on pääsy tiedostoon, on suurempi mahdollisuus tahattomaan sekoittumiseen. Ne voivat vahingossa muuttaa kaavaa tai jopa poistaa tärkeitä tietoja. Projektiriippuvuuksien luominen ja määrittäminen voi myös aiheuttaa hämmennystä.
Siksi on parasta hankkia oma tehtävienhallintasovellus tiimisi hallintaan. Tarkoituksellisten sovellusten avulla sinä ja tiimisi saatte selkeän kuvan kaikesta, mitä on tehtävä. Voit jopa määrittää tehtäviä tietyille jäsenille, jotta mikään ei jää huomiotta.
Ja jos sinulla on budjetti, voit löytää ilmaiset projektinhallintatyökalut verkossa. Nyt voit pitää kaikki samalla sivulla ilman penniäkään.
4. Lomakkeet
Koska Excel on helppokäyttöinen, sitä käytetään usein lomakkeena. On ollut monia tapauksia, joissa tapahtumat ja kokoontumiset ovat käyttäneet kannettavia tietokoneita ja Excel -tiedostoja vieraiden rekisteröintiin.
Excelin (tai minkä tahansa laskentataulukon) käyttäminen lomakkeena on kätevää, koska järjestäjät voivat suoraan analysoida tietojaan. Tästä seuraa kuitenkin useita haittoja.
- Ensinnäkin sinulla ei ole valvontaa syötettyyn dataan. Kuka tahansa voi kirjoittaa vääriä tietoja, etkä olisi yhtään viisaampi. Tietojen standardointia ei myöskään ole. Henkilö voisi kirjoittaa New Yorkissa osavaltion alla, kun taas toinen kirjoittaisi NY. Tämä on ongelmallista tietojen analysoinnin aikana.
- Toiseksi, jos sinulla on useita rekisteröintisivustoja, sinulla olisi erilliset tietojoukot, jotka edellyttävät konsolidointia. Tämä vie aikaa ja saattaa aiheuttaa virheitä tietoihisi. Tämä voi myös johtaa päällekkäisyyksiin, koska käyttäjät voivat syöttää tietonsa kahdesti.
- Kolmanneksi ei ole yksityisyyttä. Jos käytät laskentataulukkoa, kuka tahansa voi selata merkintöjä ja kerätä tietoja. Ne voivat jopa muuttaa olemassa olevia tietoja, mikä vääristää tietojasi. Jos Excel -rekisteröinnin kautta ilmenee tietovuoto, voit joutua vastuuseen.
- Lopuksi, jos aiot käyttää Exceliä online -rekisteröintiin, se ei sovellu suuriin tietokantoihin, kuten jo todettiin.
5. Talousdatan analyysi
Kun käytät Exceliä taloudellisten tietojen seuraamiseen, sinun on todennäköisesti linkitettävä useisiin lähteisiin. Nämä lähteet voivat olla muita Excel -tiedostoja, online -tietokantoja ja jopa taloussivustoja. Kuitenkin, kun lisäät nämä, mahdollisuudet virheen syntymiseen tai vanhentuneiden tietojen saamiseen lisääntyvät.
Siellä on jopa ollut tapaus J.P.Morganissa jo vuonna 2012, jolloin kaava käytti vahingossa hintasummia niiden keskiarvon sijasta laskettaessa riskiä. Tämä puolestaan antoi tuloksen noin kaksi suuruutta alemmaksi kuin todellinen arvo ja aiheutti pankin menettämisen 6 miljardia dollaria kaupankäynnissä.
Vaikka asiaan liittyy muita ongelmia, tämä väärin kirjoitettu kaava on osa virhettä, joka johti tähän massiiviseen menetykseen.
Käytä erillistä ohjelmistoa
Microsoft Excel on erinomainen laskentataulukko. Se sopii erinomaisesti pienille tietojoukoille tai jos kokeilet sitä konseptin todisteena. Mutta jos haluat laajentaa työtäsi, harkitse omaa ohjelmistoa.
Erityisesti tarkoitusta varten kehitetyn ohjelmiston käyttö antaa sinulle paremman toiminnallisuuden, työskentelee nopeammin ja antaa sinun tehdä asiat tehokkaammin. Vaikka joidenkin käyttöönotto vie aikaa tai rahaa (tai molempia), se säästää rahaa pitkällä aikavälillä.
Etsitkö halvempaa vaihtoehtoa Microsoft Excelille? Nämä laskentataulukkosovellukset tarjoavat kaiken tarvitsemasi halvemmalla.
Lue seuraava
- Tuottavuus
- Microsoft Excel
- Laskentataulukko
- Tietojen analysointi
Jowi on kirjailija, uravalmentaja ja lentäjä. Hän kehitti rakkautta mihin tahansa tietokoneeseen siitä lähtien, kun hänen isänsä osti pöytätietokoneen ollessaan 5 -vuotias. Siitä lähtien hän on käyttänyt ja maksimoinut tekniikkaa elämänsä kaikilla osa -alueilla.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
