Kuinka luoda ensimmäinen projektinhallinnan aikajana 7 helpolla askeleella

Mietitkö, miten aiot toteuttaa projektisi? Miten pääset alkuun? Aiotteko noudattamaan määräaikoja? Nämä ahdistusta herättävät ajatukset pyörivät mielessäsi. Huolimatta niiden pätevyyttä, joten ne eivät hidasta sinua alas.

Käyttämällä oikeita työkaluja voit saada projektisi päätökseen. Projektinhallinnan aikajanan käyttäminen voi auttaa sinua voittamaan projektisi. Työkalun avulla voit kartoittaa projektisi ja varmistaa, että sinulla on selkeä strategia sen ratkaisemiseksi. Voit luoda projektinhallinnan aikajanan noudattamalla tätä opasta.

1. Tee luonnos projektista

Varmistaaksesi, että kaikki projektissasi olevat henkilöt ovat samalla sivulla, aloita laatimalla projektiesitys. Hanke lyhyt lyhyesti hankkeen yhteenveto. Ajattele sitä projektisuunnitelman tiivistettynä versiona. Sen pitäisi vastata kysymyksiin:

• Mikä on hankkeen tarkoitus?
• Mitkä ovat projektin tavoitteet?
• Mitkä ovat tärkeimmät virstanpylväät?
• Kuinka kauan kestää hankkeen toteuttamiseksi?
• Paljonko budjetti on?

Pidä se lyhyenä, jotta projektin sidosryhmät eivät joudu tarpeettomiin yksityiskohtiin. Se on asiakirja, johon projektisi sidosryhmät ja projektin jäsenet viittaavat usein projektin edetessä.

2. Luo työnositus

Kun olet luonut projektisi lyhyesti, sinun on luotava toimintasuunnitelma projektin käynnistämiseksi. Tätä toimintasuunnitelmaa kutsutaan työnjakorakenteeksi (WBS). Sen sijaan, että kirjoittaisimme jokaisen projektin loppuun saattamiseen tarvittavan toimenpiteen, WBS keskittyy suorituksiin ja virstanpylväisiin. Säännöt tehdä WBS ovat:

• 100% sääntö: Kaiken WBS: ssä olevan työn on oltava 100% välttämätöntä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Siinä ei pitäisi olla mitään toisiinsa liittyvää tai tarpeetonta työtä. Myös alitehtäviä on 100% tarvittava vanhemman tehtävän suorittamiseen.
• Keskinäisesti poissulkeva: Eivät selitä mitään työtä kahdesti. Rikot 100%: n sääntöä ja saat virheellisiä laskelmia laskettaessa projektin loppuun saattamiseen tarvittavia resursseja.
• Tulokset, ei toimet: Ensisijaisen keskittymisesi tulisi olla suorituksiin eikä toimiin. Jos esimerkiksi rakennat taloa, yksi suoritus on perusta. Tämän suorituksen vaiheet ovat paikan valinta, kaivaminen, asennus ja tiivistäminen. Älä siis eksy näihin toimiin, vaan keskity tulokseen, jolla on perusta.
• 8/80 sääntö: Tämän säännön mukaan tehtävän suorittamisen tulisi kestää vähintään 8 tuntia, eikä sen pitäisi kestää yli 80 tuntia. Tätä työtä sovellettaessa, jos työ kestää yli 80 tuntia, jaa se edelleen pienempään työpakettiin.
• Määritä: Sinun pitäisi antaa tehtävä tietylle henkilölle tai tiimille. Jos WBS on perusteellinen, yksilöiden tai tiimien välillä ei saa olla päällekkäisyyttä.

3. Luo aikakehys

Kun olet luonut työnjakorakenteen, varaa aikaa kunkin tehtävän suorittamiseen. Tehtäviä varten et tee itse, neuvottele suoraan sen tekevän henkilön kanssa. Kysy heiltä, ​​mitä heidän tarvitsee tehdä työ ja kuinka paljon aikaa he tarvitsevat.

Älä ole liian optimistinen, kun teet tämän. Luo tasapaino sen välillä, että annat riittävästi aikaa tehtävien suorittamiseen ja pysyt projektin kokonaisajassa. Salli myös jonkinlainen heilutustila odottamattomissa tilanteissa.

4. Aikataulu riippuvuuksissa

Tiedät nyt, kuinka paljon aikaa kuluu kunkin tehtävän suorittamiseen. Mutta entä toisistaan ​​riippuvat tehtävät? Tehtävässä on usein useita sekvenssejä, jotka riippuvat toisistaan.

Projektinhallinnassa on yleensä neljä projektiriippuvuustyyppiä. Nämä ovat:

1. Maali alusta: ensimmäisen tehtävän on oltava valmis ennen toisen tehtävän aloittamista.
2. Maali loppuun: toinen tehtävä ei voi olla valmis ennen kuin ensimmäinen tehtävä on valmis. Jos esimerkiksi teet sähköjohdotusta talolle, et voi vetää johtoja ennen tarkastusta.
3. Alusta alusta: peräkkäiset tehtävät eivät voi alkaa ennen kuin ensimmäinen tehtävä alkaa. Esimerkiksi et voi tasoittaa betonilattiaa ennen kuin kaadat betonin.
4. Alusta loppuun: ensimmäinen tehtävä on aloitettava ennen kuin toinen on valmis. Jos esimerkiksi päivität uuteen ohjelmistoon, aloitat uuden ohjelmiston asentamisen ennen vanhan poistamista käytöstä.

Varmista siis, että tunnistat käsilläsi olevien riippuvuuksien luonteen ja käsittelet niitä sitten. Joissakin tilanteissa riippuvuudet ovat monimutkaisempia prosesseja, joten luo vuokaavio, uimareittejä tai värikoodeja, joiden avulla voit visualisoida ja tunnistaa ne.

5. Luo perusaikajana

Nyt on aika visualisoida projektisi aikajana. On olemassa useita projektinhallintatyökaluja, joilla voit rakentaa projektisi aikajanan. The Useimpiin projekteihin on Gantt-kaavio.

Gantt -kaaviosta saat nopean tilannekuvan projektistasi, tehtävien alkamis- ja päättymispäivämääristä, tärkeimmistä virstanpylväistä, riippuvuuksista ja kunkin tehtävän antajasta. Ganttin kaaviot ovat interaktiivisia ja niitä voidaan päivittää ja muokata reaaliajassa. Muita aikajanatyökaluja, joita voit käyttää aikajanan luomiseen ja hallintaan, ovat historiallinen aikajana ja pystysuoran kaavion aikajana.

6. Lähetä se ulos

Jaa aikajana kaikille hankkeen sidosryhmille. Heitä jännittää nähdä selkeä toimintasuunnitelma hankkeelle. He haluavat myös punnita ja tehdä ehdotuksia siitä, miten parannetaan joitain hankkeen asioita. Ole avoin palautteelle.

7. Muuta tarpeen mukaan

Projekti on elävä olento, ja se muuttuu ja kehittyy jatkuvasti. Se ei välttämättä ole huono asia. Se tarkoittaa vain sitä, että sinun on sopeuduttava, kun asiat muuttuvat jatkuvasti.

Hyvä asia on, että kun sinulla on jo aikajana, sinulla on enemmän valtuuksia sisällyttää muutos. Varmista myös, että ilmoitat muutoksista reaaliajassa kaikkien hankkeen sidosryhmien kanssa.

Projektinhallinnan aikajanan luominen

Ensimmäisen projektinhallinnan aikajanan luominen voi olla pelottavaa. Edellä olevien vaiheiden avulla voit kuitenkin luoda huolellisen aikajanan ja toimittaa projektisi onnistuneesti. Varmista siis, että noudatat yllä olevia ohjeita ja sinulla on tähtien aikajana.

9 Yleistä virheitä projektinhallinnassa (ja mitä tehdä sen sijaan)

Haluatko toteuttaa suuria projekteja ilman huonoa hallintaa tai ylittää budjetin? Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit välttää nämä virheet.

Lue seuraava

Kirjailijasta