Mikä on Microsoftin luettelot ja mihin sitä käytetään?

Lists on seuraavan sukupolven Microsoft 365 -sovellus, joka kehitettiin SharePoint-luetteloista toukokuussa 2020. Se on käyttöliittymä, jolla voit hallita tietojasi tai työskennellä kuten ideoita, tehtävälistoja, tehtäviä, mainosjakaumaa, hallita usein kysyttyjä kysymyksiä jne. Tässä artikkelissa opit luetteloista, niiden ominaisuuksista ja tärkeimmistä käyttötapauksista.

Mikä on Microsoftin luettelot?

Näet Microsoftin luettelot sovellus Kaikki sovellukset Microsoft 365 -tilauksesi osassa. Tämän sovelluksen avulla voit luoda luetteloita ja tehdä yhteistyötä tiimisi jäsenten tai asiakkaiden kanssa.

Microsoft-luettelot tarjoavat monia etuja muihin tehtävälista-sovelluksiin verrattuna. Voit esimerkiksi seurata ongelmia, rutiineja, omaisuutta, mainosjakaumaa, yhteystietoja ja paljon muuta Microsoftin luetteloiden avulla.

Työkalu yhdistää luettelosi kaikkiin Microsoft 365 -sovelluksiin, jotta voit aloittaa tietojen luomisen tai käsittelemisen Microsoft Teams-, SharePoint- tai Lists -etusivulta. Mukana on myös muokattavia napsauttamalla malleja, jotka säästävät aikaa tehtävien tai muistiinpanojen järjestämiseen.

Microsoftin luetteloiden uudet ominaisuudet

Listat sisältää kaikki vakio-ominaisuudet, joita voit odottaa tehtäväluettelosovellukselta. Esimerkiksi aikajananäkymä, kalenterinäkymä, luetteloiden luominen laskentataulukoista, liitteiden lisääminen luetteloihin, toimintojen seuranta jne. Seuraavat ovat kuitenkin merkittävimpiä ominaisuuksia, jotka erottavat luettelot muista vastaavista työkaluista:

1. Hallitse sääntöjä

Voit automatisoida tehtäväluettelosi monin tavoin tällä työkalulla. Tällainen laaja automaatio on kuitenkin mahdollista vain Lists-sovelluksen if/then-tyylisten sääntöjen vuoksi.

Näiden sääntöjen avulla voit automatisoida muistutuksia ja ilmoituksia luetteloihisi. Luettelon omistaja valvoo myös sääntöjä. Jos annat luettelon muokkausoikeuden yhteiskäyttäjillesi, he voivat muokata luettelosääntöjä. Luo säännöt Listat -etusivulta seuraavasti:

1. Klikkaa Automatisoida avattavasta valikosta ja valitse sitten Luo sääntö.
2. Näytöllä, jossa näet Ilmoita jollekin milloin vaihtoehto, sinun on asetettava ehto. Voit esimerkiksi valita Uusi kohde luodaan.
3. Voit muokata sääntöehtoja napsauttamalla lauseen alleviivattuja sanoja.
4. Voit valita vaihtoehtoja, kuten ilmoitettavat, sarake, sarakkeen arvo jne.
5. Kun olet valmis, napsauta Luoda vahvistamaan sääntö.

2. Luettelee yhteistyön Microsoft Teamsin kautta

Luettelot tuovat lisäarvoa Microsoft Teams -sovelluksen toiminnoille. Voit käyttää, jakaa tai luoda luetteloita Teams -sovelluksesta poistumatta käynnissä olevista kokouksista tai aivoriiheistä.

Teams-sovelluksessa voit muuttaa luettelonäkymää eri tavoin, kuten kortteja, ruudukkoja, kalenterinäkymiä jne. Sen lisäksi, että lisäät uusia sarakkeita, luot mukautettuja näkymiä suodattimilla ja määrität valintoja, voit myös muokata suunnitelmaasi, jotta tiedot ovat mielekkäämpiä tiimillesi.

3. Jakeluettelot ja kohteet

Luettelot tarjoavat erilaisia ​​tiedon jakamistapoja tiimien tai asiakkaiden kanssa. Toisin kuin monet muut tehtäväluettelosovellukset, sinun ei tarvitse jakaa koko luetteloa yhteiskäyttäjien kanssa.

Halutessasi voit jakaa koko luettelon tai antaa pääsyn valittuihin luettelokohteisiin. Lisäksi voit mukauttaa tietosuojaa sallimalla vain luku-, muokkaus-, salasanasuojauksen ja viimeisen käyttöpäivän pääsyn luetteloon.

4. Integraatiot

Luettelosi integroituvat välittömästi muihin Microsoft 365 -sovelluksiin, kuten Teams, Power Automate, Power Apps ja SharePoint.

Voit automatisoida projektitehtäviä tai työnkulkuja Listat ja Power Automate -integraation avulla. Napsauta Listat kotiin -painiketta Automatisoida avattavasta valikosta ja valitse sitten Power Automate. Jos napsautat Luo kulku, voit käyttää malleja prosessien ja tehtävien automatisoimiseksi.

Aiheeseen liittyviä: Office 365 on nyt Microsoft 365: mitä se tarkoittaa sinulle ja perheellesi

5. Mobiilisovellus

Listat -sovellus on saatavilla myös iOS -laitteille, kuten iPhonelle ja iPadille. Mobiilisovellus tarjoaa sujuvan kokemuksen käyttäjäystävällisellä käyttöliittymällä luetteloiden luomiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen tien päällä.

Microsoft on myös paljastanut suunnitelman Listat -sovelluksen Android -versiota varten. Android -käyttäjät voivat pian luoda, jakaa ja muokata luetteloita mobiililaitteillaan.

Ladata: Microsoftin luettelot kohteelle iOS (Vapaa)

Microsoftin luetteloiden käyttäminen tiedon seurannassa ja järjestäjänä

Listat -sovelluksella on monia käyttötarkoituksia ammatilliseen ja henkilötietojen hallintaan. Jotkut parhaista käyttötapauksista ovat:

1. Omaisuudenhoito

Voit hallita laitteita, ohjelmistoja ja muita resursseja tehokkaasti Listat -sovelluksen omaisuudenhallintamallin avulla. Sinun ei tarvitse käyttää siihen paljon aikaa, koska malli tarvitsee muutaman napsautuksen muokattavaksi.

Voit saada sisältökohteen päivityksiä, kuten sitä, kuka käyttää laitetta, sisäänkirjautumispäivämääriä, uloskirjautumispäiviä, korjattavaa laitetta jne.

2. Hallitse projekteja ja tehtäviä

Voit muuttaa Lists -sovelluksesi projektinhallintatyökaluksi ilman ylimääräistä rahaa. Lisää tehtävät yhteen luetteloon ja nimeä luettelo projektin nimen mukaan.

Voit lisätä if/then-tyylisääntöjä luettelon yksittäisiin kohteisiin tai tehtäviin. Säännöt voivat olla sanoja, kuten valmiit, odottavat, estetyt, tehtävät, ongelmat, prioriteetit jne. Jos luettelossa on muokkauksia tiimisi jäseniltä, ​​tiedät tehtävien tilan heti.

Aiheeseen liittyviä: Online -tehtävienhallintaopas: Vinkkejä oikean sovelluksen valitsemiseen

3. Sisällön ajoitus

Listat -sovellus on täydellinen sosiaalisen median, verkkosivuston tai blogin sisällön julkaisustrategiaan. Voit lisätä sisältövaatimukset yhteen luetteloon. Aseta nyt erityiset säännöt ilmoitusten tai muistutusten ottamiseksi käyttöön.

Listat -sovelluksessa on myös sisällön ajoitusmalli. Mukauta mallia lisäämällä kuvia tai sisältöä, jotka haluat julkaista, luonnoksen päivämäärän, eräpäivän, julkaisupäivän jne.

4. Aloittavat asiakkaat ja työntekijät

Listat -sovelluksen käyttöönoton tarkistusluettelomallin avulla voit hallita asiakkaan tai työntekijän käyttöönottoa. Esimerkiksi kun merkitset Työntekijän aloittaminen tehtäväluettelon kohde nimellä Allekirjoitettu, työkalu lähettää automaattisesti uudelle työntekijälle sähköpostin, joka sisältää työntekijöiden kirjautumistiedot.

Voit myös automatisoida asiakaskäsittelyprosessit, kuten käyttöönoton, projektitiedostojen toimituksen ja laskutuksen Listat -sovelluksesta.

5. Asiakaslippujen seuranta

Ongelmanseurantamalli muuntaa luettelosi tehokas asiakassuhteiden johtaja. Jos asiakas ilmoittaa toimittamaasi tuotteeseen liittyvistä ongelmista, lisää ne Listat -sovellukseen. Aseta tarkat säännöt tarkistettaville, prioriteettisille, estetyille ja ratkaistaville kohteen tilan sarakkeessa.

Kun tila on muuttunut, sinä tai asiakkaasi voivat saada automaattisia sähköpostivastauksia lipun tilasta.

Järjestä tiedot ja työ tehokkaasti

Yllä olevien Microsoft Lists -ominaisuuksien ja käyttötapojen avulla voit hyödyntää Microsoft 365 -tilaustasi parhaalla mahdollisella tavalla. Työkalu tuo uuden, mutta joustavan tavan järjestää ja seurata merkittäviä tehtäviä tai tietoja. Lisäksi tehtävien suunnittelu on vain kävely puistossa, kun saat kaikki ideat, tehtävälistat ja kokousten esityslistat yhdestä paikasta.

10 parasta ilmaista sovellusta tehtävien suunnitteluun

Oikean tehtävienhallintajärjestelmän valitseminen voi olla vaikeaa. Auttaaksemme sinua selvittämään olemme koonneet luettelon hyödyllisimmistä tehtävien suunnittelutyökaluista.

Lue seuraava

Kirjailijasta