Mikä on Microsoft SharePoint? 4 Sen käytön ominaisuudet ja edut

Microsoft 365 -tilauksen avulla voit käyttää monia tuottavuustyökaluja. Intuitiivisin, älykkäin ja muokattavin on SharePoint. Hämmästyttävä 190 miljoonaa ihmistä yli 200 000 eri kokoisessa organisaatiossa käyttää SharePointia.

SharePoint voi helposti säästää aikaa poistamalla useiden tehtävien ja projektinhallintasovellusten tarpeen. Lopulta voit sijoittaa enemmän aikaa ammatillisen urasi, freelance -asiakkaiden tai sivutoimien kasvattamiseen.

Mikä on Microsoft SharePoint?

SharePoint on online -sisällönhallintatyökalu. Sen avulla voit tallentaa tiedostoja pilveen jakamista ja yhteistyötä varten. Sen avulla voit luoda sivustoja ja alisivustoja erilaisten ryhmien tai yksilöiden tehtävien purkamiseen.

SharePointin avulla voit luoda intranetin, jossa sinä, yhteistyökumppanisi ja freelance -asiakkaasi työskennellä turvallisesti tiedoston tai asiakirjan parissa. Keskitetty järjestelmänvalvoja hallitsee käyttöoikeuksia, jotta jokainen käyttäjä voi avata, muokata ja tallentaa tiedostoja saumattomasti.

SharePointissa on monia kehittyneitä toimintoja, jotka auttavat sinua tai tiimiäsi hallitsemaan ammatillisia ja henkilökohtaisia ​​töitä. Seuraavassa on joitain yleisimmin käytettyjä toimintoja:

• Tiedostojen jakaminen sisäisten ja ulkoisten käyttäjien kanssa.
• Hallinnoi projektin sisältöä, kuten kuvia, artikkeleita, lähdekoodeja, videoita jne.
• Sivustot ja alisivustot ryhmien ja tehtävien häiritsemiseksi.
• Pidä yhteyttä yhteistyökumppaniin viestintäsivustojen kautta.
• Mobiilisovelluksen avulla käyttäjät voivat käyttää tiimi- tai viestintäsivustoja älypuhelimista.
• Luo työnkulkuja ja muistutuksia automatisoidaksesi projekteja ja tehtäviä.
• Käytä hakutoimintoa resurssien, tehtävien tai tiedostojen etsimiseen.

Kenen pitäisi käyttää SharePointia

SharePoint toimii suojana kaikille luoville tiedostoille, kuten sovelluskoodeille, graafisille suunnitelmille, äänileikkeille, videoille, verkkosivustoartikkeleille, laskuille jne. SharePoint tarjoaa muita työkaluja, kuten tietojen analysointia, verkkosivustojen malleja, tietopohjamalleja ja projektinhallinnan työnkulkuja.

Siksi sen käyttöalue vaihtelee yksittäisestä sisällöntuottajasta suuryrityksiin. Monet freelance -ammattilaiset tai pienet luovien yksilöiden ryhmät käyttävät SharePointia ohjelmistojen, mobiilisovellusten, verkkosivustojen tai sisällönkehitysprojektien eri vaiheissa.

Microsoft 365 -tilauksen mukana toimitettu verkkopohjainen SharePoint-työkalu on vankka mutta yksinkertainen tuottavuustyökalu. Laajalti käytetyt ominaisuudet, jotka tekevät siitä yhden parhaista tehtävistä ja projektinhallintatyökaluista, ovat:

1. Yhteistyö

SharePoint on erittäin joustava ja skaalautuva yhteistyöalusta sisäisten tai ulkoisten resurssien kanssa. Keskusvalvoja voi määrittää eri käyttöoikeustasoja yksittäisille ryhmäsivustojen käyttäjille.

Sinä ja tiimisi voit työskennellä yhden tiedoston parissa reaaliajassa ilman viivettä. Siksi monet luovien kehittäjien ja sisällöntuottajien mieluummin jakavat SharePointin mihin tahansa projektiin.

SharePoint -yhteistyön merkittävä tehtävä on pitää häiriöttömän tiedon virtaus kaikkialla sivustoissa ja alisivustoissa. Se auttaa yksilöitä pysymään ajan tasalla projektista käymättä läpi useita sähköpostiviestejä, vastaamattomia keskusteluja, videopuheluita jne.

2. Sisällönhallinta

Sisällönhallinta on suuri haaste jokaiselle henkilölle tai ammattilaisryhmälle, joka haluaa tuottaa parempaa tuottavuutta. SharePointin avulla voit selviytyä tästä haasteesta ilman monimutkaista ohjelmointia.

Sisällönhallinta voi helposti hoitaa useita projekteja samanaikaisesti SharePointissa. Web -sivuston sisällön, kuten tapahtumien, uutisten, blogien, esittelypinoiden, kuvakarusellien jne., Julkaiseminen tai päivittäminen on helppoa SharePointin avulla.

Kaikkia sisällönhallintaprojekteja ei tarvitse aloittaa alusta. Voit käyttää ammattimaisia ​​malleja, joita voit käyttää. Sisällön lisäksi voit hallita sen versioita täysin. SharePoint luo ja tallentaa useita versioita tiedostosta, johon sinä tai tiimisi työskentelet.

Tarvittaessa voit palauttaa aiemmat versiot tai korjata tiedostojärjestelmän virheet SharePointista. Sinun ei tarvitse olla riippuvainen kolmansien osapuolten työkaluista tiedostojen varmuuskopiointiin, palauttamiseen tai korjaamiseen.

3. Projektinhallinta

SharePointissa on useita toimintoja, joita voit hyödyntää tehtävien ja projektien hallinnassa. Ilmeisin tehtävä on, että työkalu toimii keskitettyinä tallennustilana kaikille projektiin liittyville asiakirjoille ja toimitettaville tiedostoille.

Aiheeseen liittyviä: Online -tehtävienhallintaopas: Vinkkejä oikean sovelluksen valitsemiseen

Voit myös muokata SharePoint -sivustoja monin tavoin. Nämä räätälöidyt sivustot voivat toimia päivittäisenä suunnittelijana, viikoittaisena tehtävien ajoittajana ja usein kysyttyinä tehtävinä. Lisäksi projektidokumentaatiota ja suorituskyvyn tarkastelua varten voit aktivoida aikakirjausominaisuudet alla kuvatulla tavalla:

1. Kirjaa tehtävien toiminnot ja muutokset.
2. Kirjaa resurssit raportoivat ongelmat.
3. Seuraa tehtävän ajoitusta.
4. Muuta seurantatietoja.

SharePointin avulla voit myös luoda työnkulun virtaviivaistamaan tehtäviä, kuten tehtävien luovutusta, projektien allekirjoitustöitä, hyväksymisiä, esittelyn esittelyä ja asiakaspalautetta.

4. Hybridiratkaisut

SharePoint integroituu useimpien Microsoft 365 -sovellusten kanssa ja tarjoaa sinulle saumattoman käyttöliittymän projektinhallintaan. SharePoint toimii projektitietojesi keskusvarastoina, kun taas muut Microsoft 365 -sovellukset helpottavat tehtävien ja resurssien hallintaa.

Voit synkronoida SharePointin työkaluilla, kuten To-Do, Tasks, Planner ja Project Online erikoistuneita lähestymistapoja varten. Voit luoda raportteja ja esitellä projektitietoja freelance -asiakkaillesi.

SharePoint synkronoi Outlook- ja Kalenteriprofiilisi kanssa tehtävien ja aikataulujen järjestämiseksi, jotta voit priorisoida työsi. Julkaise vastaavasti SharePoint -työryhmäsivustosi Teams -sovelluksessa, jotta voit käyttää yhteystietoja, tiedostoja, tehtäviä jne. Teamsista.

SharePointilla on myös mahdollisuus integroida PowerPoint, Video, Stream, OneDrive esikatsella tiedostoja ja asiakirjoja SharePoint -sivustoissa tai alisivustoissa. Säästät aikaa välttämällä arkisia tehtäviä, kuten tiedostojen lataamista SharePointista PowerPoint -diojen luomiseksi.

SharePointin edut

SharePoint tarjoaa monia etuja verrattuna muihin projektien tai sisällönhallinnan tuottavuustyökaluihin. Jotkut sen eduista ovat:

1. Säästää rahaa

Saatat jo maksaa sen Microsoft 365 -tilauksen kautta. Vältä tarpeettomia kuluja sovelluksiin ja työkaluihin käyttämällä SharePointia ensisijaisena tuottavuustyökaluna ammatillisiin tai henkilökohtaisiin tarpeisiin.

2. Tietoturva

Hallitukset ja suuret organisaatiot luottavat SharePoint -ekosysteemiin arkaluonteisilla tiedoillaan. Voit siis tallentaa luovaa työtäsi SharePointiin yhteistyöhön ilman pelkoa henkisen omaisuuden varastamisesta.

Aiheeseen liittyviä: Onko Microsoft 365 todella tietoturvariski?

3. Skaalautuvuus

Työkalun skaalautuvuuden avulla voit budjetoida kustannuksesi tuottavuustyökaluihin. Jos näet liikaa projekteja eri asiakkailta, voit muuttaa tilausta vastaamaan enemmän resursseja ja projekteja. Kun projektit helpottuvat, voit siirtyä matalapalkkaisiin suunnitelmiin.

4. Monikäyttöinen käyttö

Suuremman joustavuuden ja monikäyttöapuohjelman ansiosta voit jatkaa SharePointin käyttöä tuottavuuden tärkeimpänä työkaluna, kun muutat roolejasi tai luovia taitojasi. Voit käyttää mallia, kun yksi projekti päättyy, ja sinun on aloitettava toinen. Voit minimoida budjetin välttämällä useita sovellusostoja.

Poista tiedostojen, tehtävien ja sovellusten sotku

SharePointin ominaisuudet tekevät siitä monimutkaisen projektinhallintatyökalun eikä yksinkertaisen pilviratkaisun tiedostojen jakamiseen ja tallennukseen. Käyttämällä SharePointia ja muita Microsoft 365 -sovelluksia ammatillisten tai henkilökohtaisten tehtävien hallintaan voit luoda jatkuvasti kasvavan tuottavuuden dominoefektin.

Office 365 on nyt Microsoft 365: mitä se tarkoittaa sinulle ja perheellesi

Office 365: stä on tullut Microsoft 365. Tässä on mitä Microsoft 365 tarjoaa tilaajille ja heidän perheilleen.

Lue seuraava

Kirjailijasta