Microsoft To Do: Täydellinen aloittelijan opas

Me kaikki voimme hyötyä järjestäytymisestä. On helppo tuntea olevansa hukassa päivittäisissä tehtävissä henkilökohtaisessa elämässäsi, unohtaa ruokaostokset tai jättää ystävän syntymäpäivä, kun olet epäjärjestyksessä. Työelämässä järjestäytyminen on ratkaisevan tärkeää, jos haluat pysyä työtaakkasi yläpuolella ja saavuttaa tärkeät määräajat.

Microsoft To Do -palvelun kaltaisen sovelluksen avulla voit hallita monia tehtäviä, joita käytät. Lue, mitä Microsoft To Do on ja miten voit käyttää sitä henkilökohtaisen ja työelämän järjestämiseen.

Mitä Microsoft tekee?

Microsoft To Do on pilvipohjainen sovellus tehtävien hallintaan. Voit käyttää sitä päivittäisenä suunnittelijana tai ammattimaisena tehtävienhallintana, jolloin voit asettaa muistutuksia ja määrittää tehtäviä muille käyttäjille.

Microsoft To Do -toiminnon avulla voit järjestää elämäsi kaikki osat. Voit esimerkiksi käyttää sitä luodaksesi päivittäistavarakaupan luetteloita, joita voit jakaa ja muokata kumppanisi tai kotikaverisi kanssa, mikä tarkoittaa, että puhelimessasi on aina ajan tasalla oleva ostoslista.

Sovellus on myös ihanteellinen käytettäväksi työpaikalla - varsinkin jos työskentelet yhdessä tehtävän parissa. Sovelluksen avulla voit luoda luettelon tehtävistä tiimillesi ja määrittää yksittäiset tiimin jäsenet tiettyihin tehtäviin. Se on loistava paikka kirjoittaa muistiinpanoja kollegoillesi.

Microsoft To Do -sovelluksen asentaminen

Onneksi Microsoft To Do ei vaadi ensimmäistä kertaa asennusta.

Lataa Microsoft To Do -sovellus sovelluskaupastasi.

1. Kirjoita sähköpostiosoitteesi tai puhelinnumerosi ja napauta Kirjaudu sisään.
2. Jos sinulla ei ole Microsoft -tiliä, rekisteröidy napauttamalla näytön alareunassa olevaa linkkiä.

Olet nyt valmis luomaan ensimmäisen luettelosi.

Uuden luettelon luominen

Haluat ehkä luoda luettelon tai useita, jotta voit ryhmitellä ja hallita tehtäviäsi.

Näpäytä Uusi lista.

1. Kirjoita luettelon nimi. Napauta emoji -kuvake lisätäksesi hymiöitä nimeen haluttaessa.
2. Vaihda väriteemaa napauttamalla haluttua värillistä pistettä.
3. Valitse kuvan tausta napauttamalla Kuva. Valitse haluamasi kuva napauttamalla.
4. Napauta Luo lista.

Voit muokata luetteloa, kuten nimetä sen uudelleen, poistaa sen tai muuttaa teemaa, napauttamalla näytön oikeassa yläkulmassa olevaa kolmen pisteen valikkokuvaketta.

Aiheeseen liittyviä: Epätavalliset tehtäväluettelosovellukset tehtävien priorisoimiseksi ja hallitsemiseksi

Tehtävien lisääminen luetteloon

Kun luettelo on määritetty, tehtäviä on helppo lisätä.

Aloita napauttamalla luetteloa aloitusnäytöltä.

1. Napauta plus -kuvake näytön oikeassa alakulmassa.
2. Kirjoita tehtäväsi.
3. Napauta Aseta eräpäivä. Napauta esiasetettua päivämäärää tai napauta Valitse päivämäärä valita omasi.
4. Käytä kalenteria asettaaksesi eräpäivän. Napauta Ok vahvistaa.
5. Aseta muistutus napauttamalla Muistuta minua. Napauta esiasetettua muistutusaikaa tai napauta Valitse päivämäärä ja aika valita omasi.
6. Valitse kalenterista päivä, josta haluat muistuttaa. Vahvista napauttamalla päivämäärää.
7. Valitse aika käyttämällä kelloa. Voit käyttää sininen kellotaulu Valitse tunti ja aika tai napauta näppäimistön kuvake kirjoittaaksesi ajan manuaalisesti.
8. Napauta Tallentaa vahvistaaksesi muistutuksen ajan ja päivämäärän.
9. Napauta sininen nuoli tai napauta Enter -näppäintä lisätäksesi tehtävän luetteloosi.

Toista nämä vaiheet jokaisen luomasi uuden tehtävän kohdalla.

Tehtävän muokkaaminen tai mukauttaminen

Kun olet lisännyt tehtävän luetteloon, voit muokata sitä lisävaiheilla, lisätä sen My Day -palveluun tai lisätä muistiinpanoja. Avaa muokkausvalikko napauttamalla valitsemasi tehtävää.

Täällä voit muokata tehtävääsi, kuten luoda muistutuksen, lisätä tiedostoja tai muistiinpanoja tai lisätä tehtävän My Day -tilaan niin, että se näkyy tehtäväluettelossasi tänään.

Voit tarkistaa tehtävän napauttamalla tyhjää ympyrää sen tarkistamiseksi. Tehtäväsi siirretään sitten Valmis -osioon.

Tehtävien hallinta

Voit tarkastella ja hallita tehtäviäsi aloitusnäytön avulla. Täältä löydät My Day -päiväsi, tärkeät tehtävät, suunnitellut tehtävät ja määrätyt tehtävät (katso alla, miten voit jakaa Microsoft To Do -työkalun kollegoidesi, perheesi tai ystäviesi kanssa).

Kuinka ryhmitellä Microsoftin tehtäväluettelot

Voit ryhmitellä luettelosi muita organisaatioita varten. Tästä on hyötyä, jos käytät esimerkiksi Microsoft To Do -palvelua henkilökohtaiseen ja työelämään. Luomalla ryhmän kullekin luettelosarjalle on helpompi erottaa työ- ja henkilökohtaiset tehtävät.

1. Luo ryhmä napauttamalla ruutua oikeassa alakulmassa.
2. Kirjoita luotavan ryhmän nimi.
3. Napauta Luo ryhmä.
4. Valitse olemassa olevat luetteloon lisättävät ryhmät napauttamalla plus -kuvake.
5. Napauta Lisätä viedä loppuun. Vaihtoehtoisesti napauta ohita lopettaa tämä myöhemmin.

Jaettujen luetteloiden luominen ja tehtävien määrittäminen

Yhteistyö luetteloiden kanssa voi olla hyödyllistä sekä henkilökohtaisessa että työelämässäsi. Voit kutsua muita tekemään yhteistyötä luetteloidesi kanssa ja antaa tehtäviä yksilöille.

Kuinka kutsua muita käyttämään luetteloa

Avaa luettelo napauttamalla sitä.

1. Napauta ihmisten kuvake näytön yläreunassa jakaa luettelosi.
2. Napauta sitten Kutsu Via tuo esiin luettelon yhteystiedoista, joiden kanssa jaetaan, tai sovelluksista, joiden kautta jaetaan (esim. Whatsapp).
3. Napauta valitsemaasi yhteystietoa tai sovellusta ja valitse haluamasi jakamisvaihtoehto.
4. Vaihtoehtoisesti napauta kopiointikuvake kopioidaksesi linkin osoitteen.
5. Lähetä linkki valitsemallasi tavalla tai liitä kopioitu linkki vastaanottajan viestiin tai sähköpostiin.
6. Napauta Hallinnoi käyttöoikeuksia vaihtaa Rajoita pääsy nykyisille jäsenille, kopioi kutsulinkki tai lopeta luettelon jakaminen.

Kun vastaanottajat ovat hyväksyneet liittymispyyntösi, voit antaa tehtäviä näille jäsenille.

Kuinka antaa tehtäviä muille

1. Napauta tehtävää.
2. Napauta sitten Määritä käyttäjälle.
3. Napauta mitä tahansa luettelon jäsentä (myös itseäsi) määrittääksesi.

Löydät sinulle määritetyt tehtävät aloitusnäytöstä. Napauta Määritetty minulle tarkastellaksesi, muokataksesi ja suorittaaksesi määrittämiäsi tehtäviä.

Voit myös hallita Microsoftin tehtäviä työpöydälläsi

Voit myös hallita tehtäviäsi Microsoft To Do verkkosovellus. Tämä antaa sinulle enemmän joustavuutta ja helppokäyttöisyyttä henkilökohtaisiin tai työtehtäviin. Kirjaudu sisään Microsoft -tililläsi ja hallitse myös luetteloita tietokoneeltasi.

10 Microsoft To Do -vinkkiä tehtävien parempaan hallintaan

Tutustu tarkemmin Microsoft To Do -palveluun ja katso vinkkejä siitä, miten voit tehdä siitä tehokkaan tehtävienhallinnan.

Lue seuraava

Kirjailijasta