Mikä on Todoist ja miten se voi parantaa tuottavuuttasi?

Nykyään enemmän meistä työskentelee ja opiskelee etänä kuin ennen. Ja kaiken lisäksi olemme tulleet ympäristötietoisemmiksi. Nämä molemmat mielessä paperiset tehtävälistat muuttuvat menneisyydeksi.

Vastatakseen näihin tarpeisiin sekä kasvaviin tarpeisiin optimoida aika paremmin monet käyttäjät ovat siirtyneet sen sijaan digitaalisiin tehtävälistoihin. Sen sijaan, että he tekisivät omia Word -asiakirjassa, he käyttävät sovelluksia.

Yksi tällainen sovellus on Todoist. Tässä artikkelissa selitämme, mitä Todoist on, miten se toimii ja miksi se on hyvä valinta työnkulun hallintaan.

Mikä on Todoist?

Todoist on sovellus, jonka avulla voit suunnittele päiväsi ja viikko. Voit käyttää työkalua lisätäksesi yksinkertaisia ​​tehtäviä, jotka rastitat kulkiessasi, ja lisää kuvauksia jokaiselle. Sovellus julkaistiin vuonna 2007, ja yritys sijaitsee Kaliforniassa.

Käyttää Todoisti, voit luoda ilmaisen tilin aloittaaksesi. Vaihtoehtoisesti voit kirjautua sisään Google -tililläsi. Perusversio on ilmainen, ja sen avulla saat kaikki seuraavat:

• 300 aktiivista tehtävää projektia kohden
• 20 aktiivista osiota projektia kohden
• Kussakin projektissa saa olla enintään viisi yhteistyökumppania

Jos koet tarvetta, voit päivittää johonkin yrityksen maksullisiin suunnitelmiin (lisää niistä myöhemmin).

Kenen pitäisi käyttää Todoistia?

Todoistin kohderyhmä on melko laaja. Jos haluat käyttää sitä yksityistehtävien seurantaan, se on hyödyllinen työkalu siihen. Päivittäisten tehtävälistojen luomisen lisäksi voit käyttää alustaa korostamaan tiettyjen projektien määräaikoja.

Jos haluat käyttää Todoistia osana suurempaa organisaatiota, alusta on myös hyödyllinen. Kannattaa kuitenkin harkita päivittämistä joko Pro -versioon (4 dollaria kuukaudessa) tai Business -versioon (6 dollaria kuukaudessa).

Pron avulla sinulla voi olla jopa 300 aktiivista ei-arkistoitua projektia-verrattuna vain viiteen ilmaisen version kanssa. Tämä luku nousee 500: een liiketoimintasuunnitelmassa. Lisäksi voit ladata jopa 100 megatavua tiedostoja molemmille.

Yleisesti ottaen Todoist on hyvä vaihtoehto niille, jotka haluavat hoitaa päivittäiset tehtävänsä perinteisellä laatikolla. Jos kuitenkin työskentelet paremmin käyttämällä Pomodoro -tekniikkaa tai kalenteriestoa, sinun kannattaa ehkä etsiä muualta.

Aiheeseen liittyviä: Nämä menetelmät parantavat Pomodoron tuottavuutta

Todoistin parhaat ominaisuudet

Todoistilla on paljon hienoja ominaisuuksia, vaikka et tarvitse maksullista suunnitelmaa. Löydät joitakin parhaista näistä alla.

1. Lisää kuvauksia tehtäviin

Todoistin perusominaisuuden avulla voit luoda uusia tehtäviä. Kuitenkin yksi hieno etu-verrattuna paperisten tehtävälistojen käyttöön-on, että voit myös lisätä kuvauksia.

Näihin kuvauksiin voit lisätä niin paljon yksityiskohtia kuin tarvitset. Lisäksi voit sisällyttää hyödyllisiä linkkejä, joiden avulla voit pitää kaiken yhdessä paikassa.

2. Luo uusia projekteja

Riippumatta siitä, työskenteletkö kokopäiväisesti, opiskeletko vai työskenteletkö itsenäisenä ammatinharjoittajana, on todennäköistä, että usein pelaat useamman kuin yhden projektin kanssa. Näissä tapauksissa hyödyt todennäköisesti enemmän tehtävien jakamisesta eri projekteihin.

Todoistin avulla voit tehdä tämän. Jos haluat luoda uuden projektin, siirry vasemmanpuoleiseen sivupalkkiin ja vie hiiri sen päälle Projektit. Napsauta sitten + -painiketta.

Kun olet nimennyt ja muokannut projektiasi, valitse Lisätä ikkunan alareunassa.

Jokaisessa projektissa voit lisätä tehtäviä napauttamalla + -painiketta Lisää tehtävä -kohdan vieressä.

3. Lisää suodattimia

Kun olet kiireinen, tehtävien suodattaminen on arvokasta sen varmistamiseksi, että et joudu hukkaan. Todoistin avulla voit tehdä tämän luomalla omia suodattimia ja käyttämällä valmiita suodattimia.

Todoistin suodattimien avulla voit selata tehtäviä sen mukaan, onko sinulle määrätty vai joku muu. Lisäksi voit katsoa, ​​mitkä ovat prioriteetteja.

Jos haluat luoda uuden suodattimen Todoistiin, vieritä alas kohtaan Suodattimet vasemmassa sivupalkissa. Napauta otsikon vieressä olevaa + -merkkiä, kun se tulee näkyviin. Nimeä ja muokkaa suodatinta napsauttamalla Lisätä sen luomiseksi.

Todoistin käytön plussat

Kun olet lukenut niin pitkälle, sinulla pitäisi nyt olla hyvä käsitys siitä, mitä Todoist on, milloin käytät sitä ja mitkä ovat sen parhaat ominaisuudet.

Ennen kuin päätät, onko tämä alusta oikea valinta sinulle, sinun on harkittava etuja ja haittoja. Alla on kolme Todoistin käytön hyötyä tehtävään ja projektin suunnitteluun.

1. Helppokäyttöinen

Jos aiot luoda työkalun, joka on tarkoitettu yksinkertaisen tehtävän yksinkertaistamiseen, tarvitset käyttäjäystävällisen käyttöliittymän. Ja Todoist tekee sen.

Kun käytät sovellusta, löydät kaikki tarvitsemasi luokat vasemmalla olevasta palkista. Voit myös käyttää ylhäällä olevaa työkalupalkkia, jotta pääset käsiksi tehtäviin, kuten päivittäisiin suoritettaviin tehtäviin.

2. Paljon ominaisuuksia ilmaiselle versiolle

Ellet kuulu suureen yliopistoryhmään tai yritykseen, jossa on useita työntekijöitä, sinun ei todennäköisesti tarvitse koskaan käyttää Todoistin maksullisia versioita. Ja jos pidät kiinni ilmaisesta versiosta, et todennäköisesti menetä liikaa.

Todoistin ilmaisessa versiossa on kaikki mitä tarvitset, jos etsit päivittäistä päivittäistä tehtävien seurantaa. Lisäksi, vaikka se ei ehkä vertaa enemmän monimutkaisia ​​projektinhallinta -alustoja, kuten monday.com, voit silti käyttää sitä näiden rinnalla.

3. Vähemmän jätettä

Kun käytät paperisia tehtävälistoja, pidät ne todennäköisesti muistikirjassa, jonka heität pois-tai repäät jokaisen sivun ja heität sen roskakoriin. On sanomattakin selvää, että tämä voi aiheuttaa paljon turhaa jätettä.

Käyttämällä Todoistia käytät vähemmän paperia. Ja pitkällä aikavälillä se tekee hyvää ympäristölle.

Todoistin käytön haitat

Todoistin käytön eduista huolimatta kannattaa myös pitää mielessä sen haitat. Alla on kolme haittaa päivittäisten tehtävien seuraamisesta tällä alustalla.

1. Saatat unohtaa Todoistin käytön

Yksi suurimmista Todoistin käytön haitoista on, että sinun on tehtävä siitä tapa. Paperista tehtäväluetteloa on helppo käyttää; sinulla on lähes aina kynä ja paperi lähellä.

Toisaalta Todoist vaatii sinua joko siirtymään verkkosivustolle tai avaamaan sovelluksen. Joten jos aiot käyttää tätä työkalua säännöllisesti, harkitse sen lisäämistä kirjanmerkkeihin tai sovelluksen siirtämistä näkyvästi näkyvälle paikalle.

2. Ei ajanseurantaominaisuuksia

Joillekin ihmisille tehtävien seuranta tehtävälistan avulla toimii riittävän hyvin. Toisille kuitenkin aikapohjaisten tuottavuusmenetelmien käyttö toimii paremmin.

Tätä kirjoitettaessa Todoistilla ei ole kattavia ajanseurantaominaisuuksia. Joten vaikka voit edelleen käyttää sovellusta tehtävien hahmottamiseen, sinun on etsittävä muualta, kuinka kauan käytät niihin.

3. Tiedostojen latausrajat

Vaikka voit lisätä tiedostoja projekteihin Todoistissa, on tärkeää pitää mielessä käytettävän suunnitelman latausrajat.

Joissakin tapauksissa saatat joutua lisäämään projektiin liittyviä tiedostoja ja kansioita Google Driveen. Sitten voit jakaa linkin sen sijaan.

Paranna päivittäisten tehtävien työnkulkua Todoistin avulla

Todoist on yksi suosituimmista alustoista tehtäväluetteloiden luomiseen, eikä ole vaikea ymmärtää miksi. Ratkaisulla on laaja valikoima ominaisuuksia, jotka tyydyttävät useimmat käyttäjät, ja sen käyttö on melko yksinkertaista.

Kun olet lukenut tämän artikkelin, sinulla pitäisi nyt olla hyvä käsitys siitä, sopiiko Todoist sinulle. Joten miksi et kokeilisi sitä?

ClickUp vs. Asana: Mikä on parempi projektinhallinnalle?

Projektinhallintaohjelmistolle on paljon vaihtoehtoja, tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit valita Asanan ja ClickUpin välillä.

Lue seuraava

Kirjailijasta