5 syytä käyttää yhteistyövälineitä sähköpostin sijasta

Työpaikat digitalisoidaan yhä enemmän automaation ja tehokkaiden vaihtoehtojen avulla. Vaikka sähköpostit ovat olleet hyödyllisiä jo pitkään, tekniikka on tuonut meille suorempia ja tehokkaampia viestintä- ja yhteistyövälineitä.

Saatat etsiä työkaluja, jotka sopivat paremmin yhteistyöhön. Ehkä olet kyllästynyt sähköposteihin ammattimaisen kielen käytön vuoksi tai yksinkertaisesti siksi, ettet ehkä tiedä miten hallita ylikuormittunutta postilaatikkoasi.

On olemassa lukuisia yhteistyövälineitä, joiden avulla voit säästää sähköpostien aiheuttamalta stressiltä. Siksi sinun pitäisi käyttää niitä sen sijaan!

1. Säästää aikaa

Yhteistyökaluilla on ilmoitusvaihtoehdot, jotka varoittavat sinua tai työtovereitasi viestin saapuessa. Vaikka voit ottaa sähköposti -ilmoitukset käyttöön, yhteistyökalut helpottavat tiimin jäsenten kommunikointia tehokkaiden keskustelujen kautta sähköpostien sijaan.

Slack on yksi suosituimmista yhteistyöalustoista etätyötä varten. Slack tarjoaa erilaisia ​​etuja, jotka mahdollistavat tehokkaan viestinnän. Voit järjestää viestinnän luomalla erilliset kanavat kullekin tiimille ja aiheelle.

2. Suora viestintä

Yhteistyökalujen avulla voit nauttia tehokkaammasta viestintämuodosta. Sen sijaan, että sinun pitäisi lähettää CC -viestejä useille ihmisille tai lähettää yleislähetyssähköposti, voit yksinkertaisesti lähettää yhden viestin chat -alustalle. Lisäksi yhteistyövälineiden käyttö kannustaa sinua ja työtovereitasi esittämään kysymyksiä avoimella alustalla sähköpostien lähettämisen sijaan.

Aiheeseen liittyviä: Työpaikka Facebookista: Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

Tehokkain osa näiden työkalujen käytöstä on se, että voit kommunikoida reaaliajassa. Jos haluat kysyä nopean kysymyksen, sähköpostin lähettäminen ei ole paras vaihtoehto, koska joukkuetovereidesi vastaaminen saattaa kestää kauemmin. Esimerkiksi Slackissa on mainintaominaisuus, joka lähettää push -ilmoituksia kiinnittääkseen jonkun huomion. Niitä on useita Vaikeat vaihtoehdot tiimiviestinnälle.

3. Vältä ylikuormittuneita sähköpostiviestejä

Jos käytät viestintä- ja yhteistyösovelluksia yhteistyössä, sinun ei tarvitse käsitellä ylikuormittunutta postilaatikkoa tai menettää tärkeitä asioita sähköpostissasi. Vaikka yhteistyökalut eivät välttämättä pyyhi sähköpostien tarvetta kokonaan, käytä työpaikan messenger -sovelluksia, kuten Microsoft Teams tai Slack vähentää joidenkin sähköpostien lähettämisen tarvetta.

4. Reaaliaikainen asiakirjojen yhteistyö

Yhteistyöohjelmiston avulla sinä ja tiimisi jäsenet voit työskennellä samanaikaisesti live -projektin parissa. Google-dokumentit on yksi suosituimmista asiakirjayhteistyökaluista, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen yhteistyön.

Voit myös käyttää työkaluja, kuten Dropbox Paper, joka palvelee samaa tarkoitusta. Kun teet live -muokkauksia Dropbox Paperissa, tiimisi voi lisätä kommentteja ja ehdottaa muutoksia. Näin tiimisi voi kokea live -istunnon sen sijaan, että sinun pitäisi lähettää asiakirjasi edestakaisin muokattavaksi.

Google on myös luonut sovelluksia ja ominaisuuksia, joiden avulla tiimit voivat parantaa viestintää ja työyhteistyötä.

Aiheeseen liittyviä: Google Workspace vs. Google Spaces: Mikä on ero?

5. Etsi tietoa helposti

Yhteistyöohjelmisto helpottaa tietojen löytämistä, koska tärkeät asiakirjat voidaan tallentaa jaetulle alustalle. Toisaalta sähköposti ei ole yhtä tehokas tiedonhaussa.

Sähköposti on suljettu alusta, jonka avulla ei voi etsiä tietoja, joita ei ole lähetetty suoraan sinulle. Jos esimerkiksi käytät Slackia ja olet toivottanut uusia jäseniä tiimiisi, uudet jäsenet voivat käyttää tietoja, linkkejä ja asiakirjoja, jotka jaettiin ennen kuin he liittyivät tiimiin.

Nämä ovat joitakin syitä, miksi sähköpostiviestinnästä siirtyminen intuitiivisempaan, kuten reaaliaikaiseen yhteistyöhön, voi olla hyödyllistä. Helppokäyttöisyyden lisäksi ne tarjoavat erinomaisia ​​työkaluja nopeaan ja tehokkaaseen viestintään.

6 parasta ilmaista verkkotyökalua kotona työskentelyyn

Yhteistyö asiakkaiden ja tiimien kanssa verkossa voi olla monimutkaista. Käytä näitä luotettavia ilmaisia ​​työkaluja työskennellessäsi kotoa.

Lue seuraava

Kirjailijasta