5 tapaa, joilla automaatio voi parantaa tuottavuutta

Saatat huomata, että tuottavuus näyttää viivästyvän, kun sinulla on jatkuvasti vaikeuksia löytää aikaa tehdä enemmän töitä. Tämä johtuu jonkin verran siitä, että saatat käyttää huomattavan paljon aikaa toistuviin tehtäviin, kuten sähköposteihin vastaamiseen tai tietojen varmuuskopiointiin.

Aika on kuitenkin rajallinen resurssi, ja sinulla on vain 24 tuntia aikaa viettää joka päivä. Paras tapa maksimoida aikasi ja parantaa tuottavuuttasi on automatisoida arkisia, toistuvia tehtäviä.

Mikä on automaatio ja mitä hyötyä siitä on?

Automaatio kuvaa tekniikan käyttöä aikaa vievien tai toistuvien tehtävien hoitamiseen manuaalisten ponnistelujen minimoimiseksi. Automatisoimalla tarpeettomat tehtävät voit säästää aikaa ja keskittyä muihin tuloja tuottaviin toimintoihin.

Automaatio vähentää myös inhimillisiä virheitä, parantaa toiminnan tehokkuutta, lisää skaalautuvuutta ja säästää rahaa. Joten miten voit hyödyntää automaation mahdollisuuksia päivittäisessä toiminnassasi? Tässä on joitain työnkulun automaatioideoita, joita voit nyt käyttää:

1. Nopeuta sähköpostin käsittelyä

Sähköpostien käsittely voi olla ylivoimaista ja aikaa vievää, jos et löydä järjestelmää niiden hyväksi hallitsemiseksi. Tämä johtuu siitä, että saat todennäköisesti joka päivä paljon sähköpostiviestejä, jotka vaativat huomiota. Lisäksi, jos haluat kasvattaa liiketoimintaasi, sinun on vastattava viipymättä potentiaalisten asiakkaiden sähköpostikyselyihin.

Automaattiset sähköpostivastaukset

Hyvä uutinen on, että voit automatisoida joitain prosesseja niin, että vietät vähemmän aikaa postilaatikossasi. Voit esimerkiksi luoda mallin käyttämällä verkkopohjaisen yhteydenottolomakkeen tietoja tai käytä näitä ilmaisia ​​sähköpostimallien rakentajia, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä alusta loppuun. Voit myös käyttää sisäänrakennettuja automaattisen vastauksen ominaisuuksia sähköpostipalveluissa, esimerkiksi Seuranta Outlookin vaihtoehto sähköpostien seuraamiseen ja niihin vastaamiseen.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää kylmää sähköposti- ja yhdistämispalvelua, kuten GMass muokata, ajoittaa tai lähettää markkinointikampanjoita ja kylmiä sähköpostiviestejä potentiaalisille asiakkaille ja seurata niitä automaattisesti.

Järjestä sähköpostisi

Lyön vetoa, että saat lukemattomia sähköposteja päivittäin kollegoilta, perheeltä ja ystäviltä, ​​muilta yrityksiltä jne. Kun näin tapahtuu, voi olla haastavaa lajitella tärkeät sähköpostit roskapostista. Mutta voit automatisoida sähköpostien siirtämisen kansiosta toiseen käsitelläksesi sotkua. Voit käyttää Gmailin "suodattimia" tai Outlookin "säännöt" sähköpostin postilaatikon hallintaan.

Näiden sisäänrakennettujen ominaisuuksien avulla voit automaattisesti poistaa tietyn viestin sisältäviä viestejä, lajitella sähköpostit, joissa on tietty teksti tai tietyt yhteystiedot, kansioon jne.

Poimi tiedot

Vietät todennäköisesti paljon aikaa postilaatikkosi yhteystietojen selaamiseen saadaksesi tietoja, jotka voivat auttaa sinua markkinoimaan tai myymään tavaroitasi. Käyttämällä Mailparser, voit automatisoida tämän prosessin jäsentämissääntöjesi perusteella.

2. Paranna viestintää Chatbotien avulla

Chatbotit ovat mullistaneet asiakaspalvelun viime vuosina parantamalla viestintää ja asiakaskokemusta. Kuten usein kysytyt kysymykset, chatbotit tarjoavat automaatiota tekoälyn avulla. Siksi he voivat suorittaa erilaisia ​​tehtäviä yksin.

Jotkut chatbottien käytön edut ovat 24/7 -saatavuus, jotkut ovat monikielisiä, antavat johdonmukaisia ​​vastauksia heti, auttavat sinua saamaan arvokasta tietoa asiakkaiden käyttäytymisestä jne. Voit käyttää Nämä chatbotit parantavat viestintääsi WordPress -verkkosivustollasi ja parantaa tuottavuuttasi. On kuitenkin syytä mainita, että sinun on investoitava aikaa ja vaivaa hienosäätääksesi chatbotiasi nauttiaksesi eduista.

3. Datan varmuuskopio

Tekniikan kehittyessä luotamme yhä enemmän tietokoneen kiintolevyihin, joissa tallennamme osia elämästämme, kuten työ- ja akateemisia asiakirjoja tai perhekuvia. Suurimmassa osassa kyse ei ole siitä, jos, vaan milloin, koska kiintolevyt kuluvat, varastetaan ja niissä esiintyy virtapiikkejä.

Kysymys kuuluu, mitä tämä merkitsee sinulle tai mikä vielä parempaa, mitä voit tehdä minimoidaksesi tappiot? Voit varmuuskopioida tietosi.

Mutta on todennäköistä, että saatat unohtaa tehdä sen itse aika ajoin. Paras vaihtoehto olisi siis automatisoida säännölliset varmuuskopiot. Tietojesi turvallisuuden varmistamisen lisäksi varmuuskopioiden automaattinen ajoittaminen mahdollistaa työskentelyn tietokoneellasi ilman keskeytyksiä.

Voit käyttää CrashPlan varmuuskopioida tiedot ulkoiselle kiintolevylle, toiselle paikallisverkon tietokoneelle tai sen palvelimille. Ohjelmiston asentamisen jälkeen se tarkistaa järjestelmän ja ehdottaa, mitä voit varmuuskopioida. Sen avulla voit myös valita, mitä haluat varmuuskopioida. Voit ajoittaa varmuuskopioinnin 15 minuutin, tunnin välein tai aina, kun et käytä tietokonettasi. kaikki riippuu sinusta.

4. Suunnittele sosiaalisen median viestit

Sosiaalisesta mediasta on tullut olennainen osa elämäämme. Näistä alustoista on tullut kultakaivos ihmisille, jotka yrittävät mainostaa tuotemerkkejä ja myydä tuotteita/palveluita.

Yhteyden pitäminen kaikkiin mahdollisuuksiisi ja asiakkaisiin sosiaalisen median alustoilla on kuitenkin tehtävä, joka voi helposti vaatia kokopäiväistä huomiota. Kuitenkin nauttiminen automaation taikuuteen työkalujen, kuten Hootsuite ja Puskuri voit ajoittaa kaikki sosiaalisen median viestisi etukäteen. Näiden työkalujen avulla voit tehdä enemmän sosiaalisessa mediassa lyhyemmässä ajassa.

5. Ajoita kokoukset

Kokouksen onnistunut ajoittaminen tai tapaamisen varaaminen vie usein paljon edestakaisin, varsinkin kun siihen osallistuu monia ihmisiä. Saatat joutua lähettämään sähköpostiviestin kaikille saadaksesi selville heidän saatavuutensa ennen varausta, ja voit vaarantaa prosessin toistamisen, jos joku peruuttaa.

Onneksi voit automatisoida tämän prosessin ja laittaa kokoustyönkulun automaattiohjaukseen, jotta voit keskittyä johonkin muuhun. Työkalut kuten Kalenterimaisesti voit automatisoida kokouksesi tai muut tapahtumasi etukäteen kenenkään kanssa linkin kautta. Voit asettaa eri aikavälejä, jolloin olet käytettävissä, ja lähettää kokouspyyntöjä linkin kautta.

Lisäksi tämä työkalu integroituu saumattomasti kalenteriisi. Joten kun kaikki ovat valinneet hyvän ajan, Calendly voi kirjata kokouksen kalenteriisi ja lähettää sinulle ilmoituksen. Jos olet kiireinen tuona aikana, aikataulun muuttaminen on yhtä helppoa kuin ajoituksen tekeminen.

Automatisoi toistuvat tehtävät tehostaaksesi tuottavuuttasi

Automaatio on erityisen hyödyllistä pienyrityksille, joissa muutama työntekijä käyttää monia hattuja. Teknologian antaminen hoitaa muutamia tehtäviä siellä täällä auttaa sinua tekemään enemmän lyhyemmässä ajassa.

8 unohdettua asiaa, jotka haittaavat tuottavuutta (ja kuinka välttää niitä)

Me kaikki haluamme olla tuottavia, mutta eri tekijät häiritsevät meitä helposti. Tässä on joitain asioita, joita saatat jättää huomiotta ja kuinka välttää niitä.

Lue seuraava

Kirjailijasta