Jos Microsoft Outlook on ensisijainen sovelluksesi sähköpostien ja kalenterin hallintaan, olet ehkä ajatellut, että jotkin sen ominaisuuksista voivat olla varsin häiritseviä. Tietenkin Outlook on jo määritetty auttamaan sinua hallitsemaan työmäärääsi, mutta se voi olla vieläkin parempi yksinkertaisilla muutoksilla.
Katsotaanpa joitain tapoja, joilla voit saada Outlookin toimimaan paremmin sinulle.
1. Luo sääntöjä saapuville sähköpostiviesteille
Kun saat sähköpostiviestin, se siirtyy automaattisesti Saapuneet-kansioon. Tätä voi olla vaikea seurata, jos saat useita sähköpostiviestejä monilta eri ihmisiltä ja he voivat muodostaa yhteyden nopeasti. Outlookin avulla voit määrittää postilaatikkosäännöt siten, että tiettyjen henkilöiden saapuvat sähköpostit siirretään suoraan alikansioon, mikä auttaa sinua seuraamaan, kuka lähettää mitä tahansa. Voit luoda uuden säännön seuraavasti:
- Mene Tiedosto> Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä ja napsauta Uusi sääntö. Näkyviin tulee uusi ikkuna, jossa on erilaisia vaihtoehtoja.
- Alla Vaihe 1: Valitse malli klikkaus Siirrä viestit joltakulta kansioon.
- Sitten, alle Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta, sinun on napsautettava hyperlinkkejä valitaksesi ihmisiä tai julkista ryhmää jonka sähköpostit haluat siirtää osoitteeseen määritetty kansio.
- Klikkaus Viedä loppuun soveltaa sääntöä.
Microsoftin virallinen video havainnollistaa sitä yksityiskohtaisesti.
Saapuneet -säännöt voivat estää postilaatikkosi tukkeutumisen. Lisäksi jos sinun on seurattava tiettyjä ihmisiä tai kriittisiä työviestejä, se on jo järjestetty sinulle.
Aiheeseen liittyviä: Allekirjoituksen luominen Outlookissa
2. Poista sähköposti -ilmoitukset käytöstä
Olet ehkä jo huomannut Outlookin ilmoitusäänen, kun saat sähköpostiviestin. Olet ehkä huomannut myös keltaisen kirjekuorikuvakkeen, joka ilmestyy tehtäväpalkin Outlook -kuvakkeeseen. Tästä voi olla hyötyä, jos haluat saada ilmoituksen, mutta se voi häiritä keskittymistäsi, jos nämä sähköpostit tulevat jatkuvasti. Onneksi Outlook antaa sinulle myös mahdollisuuden poistaa nämä ilmoitukset käytöstä.
Mene Tiedosto> Asetukset> Sähköposti, ja otsikon alle Viestin saapuminen, voit valita ilmoitukset, jotka haluat poistaa käytöstä. Kun olet tyytyväinen valintaasi, napsauta OK.
Aiheeseen liittyviä: Kokouksen ajoittaminen Microsoft Outlookissa
3. Aseta kalenterimuistutukset
Sähköposti-ilmoitusten tapaan Outlook-kalenteri on asetettu muistuttamaan tapaamisista 15 minuuttia ennen niiden alkamista. Se tekee tämän näyttämällä seuraavat tapaamisesi ja sinun on napsautettava Hylkää sulkea ikkuna.
Nämä muistutukset voivat olla hyödyllisiä, jos tarvitset niitä. Jos esimerkiksi olet syvällä työssäsi ja muistutus tulee näkyviin, voit lopettaa tekemisesi ja valmistautua tapaamiseen.
Jos et kuitenkaan tarvitse tätä toimintoa, se voi rikkoa virtauksesi. Voit lopettaa nämä muistutukset siirtymällä osoitteeseen Tiedosto> Valinnat> Lisäasetukset, ja alle Muistutukset, poista valinta Näytä muistutukset.
Vaihtoehtoisesti voit myös mennä osoitteeseen Tiedosto> Valinnat> Kalenteri, ja alle Kalenteriasetukset, näet oletusmuistutusten vaihtoehdon. Voit muokata tätä seuraavasti:
- Napsauta valintaruutua Oletusmuistutukset, joten ruudussa on rasti
- Valitse avattavasta luettelosta 0 minuuttia
- Napsauta valintaruutua Oletusmuistutukset uudelleen, joten rasti häviää; Jos et tee tätä, se ei tallenna valintasi
- Klikkaus OK
Nyt voit jatkaa työtäsi ilman, että nämä muistutukset tulevat näkyviin. Jos haluat edelleen seurata tärkeitä tehtäviäsi, tutustu myös Microsoftin tehtäviin.
Aiheeseen liittyviä: Microsoft To Do: Täydellinen aloittelijan opas
4. Väritä Outlook-kalenterisi
Ei ole mitään vikaa, jos värität Outlook -kalenteritapaamisesi yhdellä värillä. Värikoodaus voi kuitenkin auttaa sinua yksinkertaistamaan kalenteriasi ja helpottamaan yleiskuvan saamista työpäivästäsi tai -viikostasi tarkistamatta, mitä jokainen tapaaminen tai tapaaminen koskee.
Jos sinulla on esimerkiksi useita erityyppisiä töitä, kuten kokouksia yrityksessäsi, tapaamisia ulkopuolisten yritysten, asiakkaiden kanssa, hallinnollisista tehtävistä ja kalenteriin kirjatusta koulutuksesta jne., siitä voi tulla sumea tieto, johon sinun on käytettävä enemmän aikaa keskittymiseen päällä.
Jos käytät värikoodausta, voit nopeasti selata kalenteriasi ja saada yleiskuvan siitä, millaisiin töihin sinun on valmistauduttava. Voit myös käyttää värikoodeja priorisoidaksesi tapaamisia tärkeysjärjestyksessä. Voit esimerkiksi valita punaisen "kiireellisiin" kokouksiin, keltaisen "tärkeään" ja vihreän "rutiiniin".
Tärkeintä tässä on valita eri värit eri työtyypeille ja valita värit, jotka eivät näytä liian samanlaisilta toisilleen erottaakseen toisistaan. Aloita seuraavasti:
- Napsauta tapaamista tai kokousta kalenterissasi näyttääksesi Tapaamissarja välilehti.
- Napsauta värikästä ikkunakuvaketta, jossa lukee Luokitella.
- Napsauta avattavasta luettelosta Kaikki kategoriat.
- Uusi ikkuna avautuu; napsauta oikealla puolella Uusi.
- Kirjoita luokkasi nimeen. Esimerkiksi "sisäiset kokoukset" ja valitse haluamasi väri.
- Klikkaus OK molemmissa ikkunoissa, kunnes näet uuden värikoodatun kalenteritapaamisen.
Toista tämä prosessi niin monelle luokalle kuin haluat luoda.
Outlookin häiriötekijät ratkaistu
Nyt kun tiedät, miten voit tehdä Outlookista vähemmän häiritsevän, voit räätälöidä sen toimimaan parhaiten sinulle. Vaikka ne eivät ehkä vaikuta tärkeiltä, pienet muutokset voivat vaikuttaa työpäivääsi.
Tämä luettelo ei suinkaan ole tyhjentävä, ja sinun kannattaa kokeilla niitä ennen kuin sitoudut niihin. Voit myös leikkiä Outlook -asetuksillasi ja katsoa, löydätkö muita asioita, jotka auttavat optimoimaan keskittymistäsi.
On helppo saada hajamielinen, mikä voi johtaa viivyttelyyn. Tässä on joitain tapoja välttää ne.
Lue seuraava
- Tuottavuus
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi