Kuinka hallita yhden tehtävän tuottavuutta parantavaa tekniikkaa

Pinnalla tuntuu siltä, ​​että moniajo on lopullinen tuottavuuden hakkerointi, kun otetaan huomioon kaikki henkilökohtaiset asiat tavoitteet, joita haluat saavuttaa, loputtomat työvaatimukset, digitaaliset häiriötekijät ja pandemian aiheuttama työelämä epätasapaino.

Syvempi sukellus tähän käytäntöön johtaa kuitenkin eri johtopäätökseen.

Moniajon haitat

Sinulla on vain niin paljon energiaa, huomiota ja aikaa - tuottavuuden olennaisia ​​elementtejä. Monitehtävien tuloksena yksi suurimmista haitoista on se, että olet vain osittain sitoutunut erilaisiin toimintoihin, joihin keskityt samanaikaisesti.

Tuloksena on miraasi, joka huijaa sinut ajattelemaan, että olet tehokkaampi, koska et edisty monilla rintamilla, mikä johtaa virheelliseen käsitykseen menestyksestä.

Tosiasia on kuitenkin, että moniajo mahdollistaa keskittymisen vääriin prioriteetteihin, estää luovuutta, lisää stressitasoja ja häiriötekijöitä, johtaa enemmän virheisiin, uupumukseen ja muistin heikkeneminenjne., mikä tekee sinusta vähemmän tuottavan. Ja niitä on paljon tutkimus tämän väitteen tueksi.

Joten mikä on vaihtoehto?

Tähän mennessä olet todennäköisesti arvannut, että vaihtoehto on yksitehtävä, jossa keskityt yhteen tehtävään kerrallaan. Kuten termi viittaa, se tarkoittaa kaiken huomion kiinnittämistä tehtävään. Tämän käytännön avulla voit säästää aikaa, joka kuluu toimintojen välillä, lisää luovuutta, lisää todennäköisyyttäsi saavuttaa prioriteettisi, vähentää häiriötekijöitä jne.

Mutta todennäköisesti tiedät jo, että yhden tehtävän suorittaminen voi parantaa tuottavuuttasi. Kuitenkin, kuten monet muut asiat elämässä, usein on suuri kuilu sen välillä, mitä tiedämme, että meidän pitäisi tehdä (yksittäistehtävä) ja sen, mitä päädymme tekemään (moniajo).

Sulkeaksemme aukon, poiketaan hieman mitä ja keskittyä Miten parantaa kykyäsi keskittyä yhteen asiaan kerrallaan ja parantaa tuottavuuttasi samanaikaisesti:

1. Käytä Pomodoro -menetelmää

Pomodoro -menetelmä on tehokas ajanhallintatekniikka, joka voi parantaa tuottavuuttasi auttamalla sinua keskittymään yhteen tehtävään. Se on helppo toteuttaa ja vaatii minimaalisen asennuksen. Voit kokeilla nämä ilmaiset avoimen lähdekoodin Pomodoro-sovellukset.

Aloita Pomodoro -menetelmän käyttö asettamalla ajastin 25 minuutiksi keskittymään yhteen tehtävään ja ottamalla a 5 minuutin tauko rentoutuaksesi tai tehdäksesi mitään, joka ei liity tehtävään, kuten pelaaminen tai tekstiviestien lähettäminen a ystävä. Olet juuri päättänyt yhden Pomodoro -istunnon. Voit pitää pidemmän tauon neljän tai viiden Pomodoron jälkeen.

Tämä menetelmä on tehokas, koska se auttaa vähentämään häiriötekijöitä, suunnittelemaan päiväsi tehokkaasti ja nauttimaan saavutuksen tunne jokaisen Pomodoro -istunnon jälkeen ja lisää keskittymiskykyä lyhyemmillä jaksoilla työ.

2. Luo automaattisia järjestelmiä

Saatat usein kamppailla yhden tehtävän kanssa, koska sinun on tehtävä niin paljon toistuvia toimintoja päivittäin, kuten sähköpostiviesteihin vastaaminen tai sosiaalisen median viestien julkaiseminen. Onneksi niitä on automaatio voi auttaa sinua monella tapaa hoitaa nämä tarpeettomat tehtävät ja keskittyä prioriteetteihisi.

Voit esimerkiksi käyttää näiden Android -sovellusten avulla voit määrittää automaattiset vastaukset sähköposteihin, puheluihin, tekstiviesteihin jne. Voit myös käyttää automaatioalustoja, kuten IFTTT yhdistää erilaisia ​​digitaalisia työkaluja ja luoda automaattisia järjestelmiä.

3. Erä matalat tehtävät

Oletko koskaan huomannut aloittavasi tärkeän ja monimutkaisen tehtävän vain huomatessasi, että teet jotain täysin riippumatonta muutaman minuutin kuluttua? Oletetaan, että haluat kirjoittaa blogin aiheesta ”Aloita yritys”. Aloitat tutkimuksen aiheesta ja saat sähköpostiviestin, jossa kysytään, oletko valmis osallistumaan ilmaston lämpenemistä käsittelevään konferenssiin ensi viikolla.

Päätät vastata välittömästi, koska se vie vain muutaman minuutin, mutta napsautat sähköpostiviestiin liitettyä YouTube -linkkiä metsien hävittämisestä. Sitten YouTuben algoritmit suosittelevat, että katsot aiheeseen liittyvän elokuvan trailerin, ja seuraavaksi tiedät, että katsot koko ohjelman Netflixistä. Kuulostaa tutulta?

Joten miten voit välttää tämän? Suunnittelemalla päiväsi ja luokittelemalla samanlaiset toiminnot yhdessä välttääksesi tehtävien vaihtamista. Näin voit käsitellä samanlaisia ​​matalia tai vähäarvoisia töitä samanaikaisesti eikä satunnaisesti koko työpäivän ajan.

Voit esimerkiksi varata aikaa sähköpostien lajitteluun, kokousten ajoittamiseen kalenteriin ja ilmoituksiin vastaamiseen. Voit erätä kaikki nämä vähäarvoiset tehtävät päivän vähäenergisiin osiin.

4. Käytä henkilökohtaista Kanbania

Voit varmistaa, että työskentelet vain yhdessä tehtävässä kerrallaan luomalla henkilökohtaisen Kanban -järjestelmän. Voit käyttää taulua ja muistilappuja tai ladata kanbanin inspiroiman sovelluksen, kuten Trello.

Kun olet kirjautunut Trello -tiliisi, luo kolme sarakettatehdä, tekemässäja valmis. Kirjoita tärkeysjärjestykseen kaikki tehtävät, joita haluat käsitellä. Ota tärkein tehtävä ja siirrä se kohtaan tekemässä -sarakkeessa aloittaaksesi sen käsittelyn.

Jotta tämä tekniikka toimisi, sinun on vain varmistettava, että tekemisarakkeessasi on vain yksi tai kaksi tehtävää kerrallaan. Tämä auttaa sinua välttämään liian monen tehtävän aloittamista kerralla.

Ladata: Trello varten Android | iOS (Ilmainen, premium -versio saatavilla)

Aiheeseen liittyviä: Tehtävien hallinta japanilaisen Kanban -tekniikan avulla

5. Harjoittele yhden välilehden harjoitusta

Näytölläsi voi olla tällä hetkellä monia välilehtiä auki. Nykyään tuntuu mahdottomalta pitää selausistunnot yhdellä välilehdellä. Se on niin helppo saada hajamielinen, kun selaat verkkoa, koska se on täynnä häiriötekijöitä.

Yhden välilehden harjoittelu on tehokas tapa auttaa sinua keskittymään tehtävään. Voimme kuitenkin veikata, että saatat tarvita apua aloittaaksesi. Voit käyttää laajennusta, kuten xTab rajoittaa avaamiesi välilehtien määrää.

Voit myös käyttää Vauhti nauttia sen kauniista taustakuvasta, esiasetetusta tarkennusalueesta (tai muusta muistutuksesta) ja inspiroivasta lainauksesta.

Paranna tuottavuutta yhden tehtävän avulla

Yksittäistehtävällä voit melkein aina olla varma, että olet hoitanut tärkeimmät tehtävät tehokkaasti ja tehokkaasti, koska olet keskittänyt energiasi, aikasi ja huomiosi niihin yhtä paljon kuin mahdollista.

Tehtävien priorisointi MoSCoW -menetelmällä

Onko sinulla usein vaikeuksia suorittaa tehtävät? Niiden järjestäminen ja priorisointi voi olla ratkaisusi, ja MoSCoW -menetelmä voi auttaa tässä.

Lue seuraava

Kirjailijasta