Kuinka käsitellä kokouksen ylikuormitus: 5 vinkkiä ja työkalua

Kokoushuoneessa (tai online -työtilassa) tapaaminen edellyttää ajatusten vaihtoa, tavoitteiden asettamista, edistymisen seurantaa, tehtävien määrittämistä jne.

Nämä ovat kaikki päteviä syitä kokouksen pitämiseen, mutta liian monet pitkät kokoukset voivat heikentää tuottavuuttasi. Näin voit vähentää kalenterisi kokousten määrää. Mutta ensin paljastetaan:

Mikä saa sinut pitämään liikaa kokouksia?

Olet todennäköisesti yrittänyt käsitellä tätä ongelmaa aiemmin. Kokoukset kuitenkin ilmestyvät koko kalenteriin. Tämä johtuu todennäköisesti siitä, ettet ole yrittänyt paljastaa ongelman perimmäisiä syitä; käytät vain band-ap-ratkaisuja lievittääksesi oireyhtymän ylikuormitusta.

Ajatellaanpa siis ylikuormituksen kohtaamista syvemmän ongelman oireena, jotta voit löytää tehokkaan ja kestävän ratkaisun.

Ensinnäkin COVID-19-pandemia ja siitä johtuva siirtyminen etä- tai hybridityömalleihin ovat lisänneet merkittävästi virtuaalisten kokousten määrää, pääasiassa Zoomin kautta. Tämän seurauksena etätyöntekijät kamppailevat

Zoom väsymystai näytön ajan uupuminen. Kokousten ylikuormitus voi myös olla ongelma, jos kutsut kaikki kokouksiin. Kun läsnäolo kasvaa, sitoutuminen vähenee vähitellen.

Yksi yleisimmistä syistä Zoom-kokousten tai kokoushuonevierailujen taustalla on selkeä esityslista. Aluksi sinulla voi olla tavoite kokoukselle, mutta pian painopiste siirtyy joutokäynnille.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, et hyödynnä digitaalisia työkaluja tehokkaasti. Siellä on laaja valikoima ohjelmistoja, jotka ovat parempia vaihtoehtoja viestintään ja yhteistyöhön.

Seuraava tehokkain tapa vähentää kokousten määrää työpaikalla on parantaa kokousten tuottavuutta. Voit saavuttaa sen seuraavasti:

1. Käytä sisäistä Wikiä asynkronisiin kokouksiin

Kokouksia ei aina tarvitse pitää reaaliajassa (synkronisesti). Jotkut tilanteet hyötyvät asynkronisesta viestinnästä (viestintä, joka ei edellytä osallistujien läsnäoloa samanaikaisesti eikä tarvitse välitöntä vastausta).

Voit parantaa kokousten tuottavuutta ottamalla käyttöön asynkronisen viestinnän. Sen avulla tiimit voivat käyttää tietopohjaisia ​​ohjelmistoja, kuten Asiakirja 360 jakamaan ideoita omaan tahtiinsa. Vaihtoehtoisesti Voit luoda sisäisen Wikin näiden verkkosivustojen avullaja määritä sille tietyt sivut kokouksillesi. Näiden digitaalisten työkalujen avulla voit osallistua kokoukseen kommenttitoiminnon avulla.

Olemalla asynkronisia kokouksia tiimisi voi käyttää aikaa, jonka he tarvitsevat ymmärtääkseen keskustellut tiedot, kommunikoida joukkuetovereidesi kanssa eri aikavyöhykkeillä, antaa introverttien osallistua kirjoittamalla ja vähentää keskeytyksiä ja häiriötekijöitä.

2. Käytä yhteistyöohjelmistoa

Miksi kannattaa suunnitella kahden tunnin henkilökohtainen tapaaminen uusien ideoiden herättämiseksi, kun voit tehdä sen sähköpostitse tai mikä parasta, käyttämällä yksinkertaista yhteistyöohjelmistoa, kuten Trello.

Paranna tiimisi tuottavuutta järjestämällä reaaliaikaisia ​​kokouksia vain silloin, kun se on välttämätöntä, esimerkiksi konfliktien ratkaisemiseksi. Muussa tapauksessa voit hyödyntää yhteistyöohjelmistoa tavoitteiden edistymisen päivityksiä, projektiarvosteluja tai uusia ideoita varten.

Näin tiimilläsi on riittävästi aikaa pohtia ideoita, jotka he haluavat jakaa, ja priorisoida tärkeimmät. Lisäksi kaikki nämä tiedot tallennetaan oletusarvoisesti ja ne ovat kaikkien saatavilla sen sijaan, että luottaisivat kirjallisiin asiakirjoihin.

Voit käyttää Trelloa luodaksesi kokouksiasi vastaavia tauluja, kuten kokouksen esityslistan, päivitykset aiemmista kokouksista, tiimin päivitykset tai uudet ideat.

Ladata: Trello varten Android | iOS (Ilmainen, premium -versio saatavilla)

3. Keskity kokouksen esityslistaan

Kokouksen järjestäminen ilman esityslistaa on varma resepti epäonnistumiseen. Sinulla on oltava selkeä suunnitelma kokouksellesi, jotta vältyt kurssilta. Useimmat kokoukset kulkevat usein niille varattujen aikojen yli, koska selkeää tietä ei ole.

Joten miten voit korjata tämän? Perinteisesti voit kirjoittaa muistiin kohtia, joista haluat keskustella kokouksen aikana, tulostaa ne ja liittää muita asiaan liittyviä asiakirjoja ennen kuin jaat ne osallistujille.

Vaihtoehtoisesti voit säästää aikaa ja paperia luomalla esityslistan Evernote ja liittämällä tarvitsemasi tiedostot tai verkkosivut ennen niiden jakamista kollegoidesi kanssa. Tämä antaa osallistujille nopean pääsyn tarvitsemiinsa tietoihin älypuhelimien, tablettien tai tietokoneiden kautta.

Ladata: Evernote varten Android | iOS (Ilmainen, premium -versio saatavilla)

4. Luo Slack -kanavia pikaviestintään

Kun olet osa suurta organisaatiota, jossa on monia osastoja, näyttää siltä, ​​että kokous on ainoa vaihtoehto jakaa tietoja tietyille ihmisille. Valitettavasti tämä ei ole aina tuottavin tapa.

Miksi siirtää ryhmä ihmisiä kokoushuoneeseen 30 minuutin kokoukseen, kun voit jakaa samat tiedot heti ja kaikkien työpöydällä olevien kanssa viestintäalustan, kuten Rento?

Tarvitset vain oman kanavan luomiseksi kokoukseen ja kutsua kaikki asiaankuuluvat osallistujat. Tällä tavoin voit keskustella eri projekteista kutsuttavien ihmisten kanssa.

Ladata: Slack for Android | iOS (Ilmainen, premium -versio saatavilla)

5. Älä ole liikaa ihmisiä

Ajattele viimeistä tapaamistasi. Kuinka monta ihmistä oli paikalla? Ja kuinka moni heistä tarjosi arvokasta apua kokoukseen? Todennäköisesti monet osallistujat istuivat vain hiljaa osallistumatta, kun taas toiset tarkistivat sähköpostinsa. Tästä on tullut vakiokäytäntö etenkin kokouksissa, joissa on suuri joukko ihmisiä.

Näin tapahtuu usein, koska järjestäjät haluavat välttää ihmisten tuntevan itsensä syrjäytyneiksi. Vaikka se saattaa olla jalo ele, se valitettavasti heikentää kokouksen tuottavuutta.

Saatat ihmetellä, miten? Vaarana on, että ylität kokoukselle varatun ajan edestakaisten keskustelujen, pinnallisten kommenttien ja tarpeettoman jutustelun käsittelemiseen, mikä vähentää tehokkuutta. Joten välttääksesi ylikuormituksen, kutsua mahdollisimman vähän ihmisiä.

Aiheeseen liittyviä: Olennaisia ​​vinkkejä online -videoneuvotteluihin

Älä anna kokousten hidastaa sinua

Kokouksilla on edelleen tärkeä rooli useimmissa organisaatioissa. Niistä tulee kuitenkin tuottamattomia, kun niistä tulee ylivoimaisia ​​ja kun tiimisi voivat viettää kokousaikansa prioriteeteihin. Voit parantaa kokousten tuottavuutta käyttämällä yllä olevia vinkkejä ja työkaluja.

5 parasta tapaa käsitellä näyttöajan uupumusta

Jatkuva näytön valotus voi aiheuttaa päänsärkyä, näön hämärtymistä ja silmien rasitusta. Tässä on muutamia vinkkejä näytön ajan uupumiseen.

Lue seuraava

Kirjailijasta