Miksi kontekstinvaihto sabotoi tuottavuuttasi (ja mitä voit tehdä asialle)

Milloin viimeksi keskityit keskeytyksettä yli 30 minuuttiin työskennellessäsi? Itse asiassa voimme todennäköisesti menettää sinut sähköpostin, Slack -viestin, uutisten hälytyksen tai YouTube -videon takia ennen kuin luet tämän artikkelin.

Kun hajotat energiasi ja keskityt niin moniin eri tehtäviin, et voi olla tuottavin itsesi. Tässä artikkelissa tutkimme kontekstin vaihtamista ja sen voittamista.

Mikä on kontekstinvaihto?

Kontekstin vaihtaminen, tehtävien vaihtaminen tai monitehtävä tapahtuu, kun siirryt tehtävästä tai toiminnosta toiseen suorittamatta edellistä, siirtämällä huomiosi ja menettämällä aikaa prosessissa.

Käytännössä me kuitenkin uskomme, että kontekstin tai tehtävän vaihtaminen on tarkempi termi kuvaamaan sitä, mitä monet pitävät monitehtävänä. Tämä johtuu siitä, että useimmissa tapauksissa olemme vain nopeasti vaihtamassa huomiomme yhdestä tehtävästä toiseen sen sijaan, että keskittyisimme useisiin tehtäviin samanaikaisesti, koska tämä tutkimus paljastaa, että aivomme eivät pysty siihen.

Tehtävien vaihtaminen saattaa vaikuttaa pinnalta loukkaamattomalta. Se voi jopa huijata sinut uskomaan, että se auttaa sinua olemaan tehokkaampi, mutta kontekstin vaihtaminen on kuin tuhoava pallo, joka saa vauhtia tuhoamaan tuottavuutesi, koska tämä tutkimus osoittaa.

Tämä tapahtuu, koska aivosi käyvät läpi tulenkestävän vaiheen ennen kuin palaat edelliseen tehtävä tai aloita seuraava, koska se yrittää muistaa, mitä työskentelit, tai sopeutuu uuteen toiminta.

Siksi tehtävien vaihtaminen useaan otteeseen rasittaa kognitiivisia kykyjäsi paljon. Lisäksi stressi, joka johtuu tunkeilevista ajatuksista keskeneräisistä tehtävistä, jotka jätit jälkeesi Zeigarnik -efekti potkut voivat aiheuttaa henkistä ylikuormitusta ja uupumusta.

Se on aika, keskittyminen, energia ja luovuus, joita voit käyttää tuottavasti työskentelemään projektisi kaatamalla. Tehtävänvaihdosta maksettava vero on projektien pidempi valmistumisaika ja suurempi virheiden todennäköisyys.

Miksi joudumme saaliin kontekstin vaihtamiseen

Ymmärtäminen, miksi on niin helppoa hypätä tehtävästä toiseen ja niin haastavaa pysyä keskittyneenä, on avain tehokkaan suunnitelman luomiseen taistelua varten. Tässä muutamia syitä, miksi vaihdat kontekstia:

1. Nopea pääsy laajaan tietoon.
2. Aivosi kaipaavat uutuutta ja haluavat vaeltaa.
3. Digitaaliset työkalut on suunniteltu kilpailemaan huomiosta.
4. Tietokoneen ja älypuhelimien ilmoitusten keskeyttäminen.
5. "Aina päällä" -kulttuuri luo liiallisia työvaatimuksia ja lisää odotuksia vastata sähköposteihin tai muihin viesteihin välittömästi jne.

Kontekstinvaihdon voittaminen

Kun luot suunnitelman tehtävien vaihtamiseksi, voit siirtyä syvään työhön edistävään virtaustilaan, nauttia lyhyemmistä tehtävien suoritusajoista ja pienemmästä virheiden marginaalista ja lieventää kotona työskentelyä loppuun palaminen.

Tässä on kuitenkin muutamia vinkkejä ja digitaalisia työkaluja, joiden avulla voit paremmin jäsentää päiväsi tehtävien vaihtamisen voittamiseksi:

1. Käytä digitaalista tehtävienhallintaa

Yksi syy siihen, että sinulla on taipumus vaihtaa kontekstia, on se, että saatat fyysisesti työskennellä projektin parissa, mutta keskittyä henkisesti toiseen, mikä lisää todennäköisyyttäsi siirtyä siihen. Suunnitelman tekeminen mahdollistaa kuitenkin keskittymislihasten rakentamisen keskittyäksesi edessä olevaan tehtävään.

Voit käyttää digitaalista tehtävienhallintaa, kuten Trello saadaksesi kaikki tehtävät, joita aiot työskennellä myöhemmin, pois päältäsi, jolloin voit keskittyä vain käsillä olevaan tehtävään. On vaikeaa saada kaikki nämä tehtävät kokonaan pois päältäsi alussa, mutta paranet siinä ajan myötä.

Ladata: Trello varten Android | iOS (Ilmainen, premium -versio saatavilla)

2. Valitse oikea priorisointitekniikka

Priorisointitekniikat ovat tehokkaimpia työkaluja, joiden avulla voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviin ennen siirtymistä seuraavaan. Niiden avulla voit arvioida kaikki tehtävät ja järjestää ne prioriteetin mukaan.

Voit käyttää MoSCoW -menetelmätai nämä muut priorisointitekniikat, voittaa kontekstinvaihdon ja nostaa tuottavuuttasi. Niiden sisällyttäminen rutiiniin auttaa sinua erottamaan arvokkaista tehtävistä-niistä, joihin sinun pitäisi keskittyä nyt, ja vähäarvoisista tehtävistä-jotka voit siirtää muille tai jättää huomiotta.

3. Hyödynnä ajan esto ja tehtävien erä

Kun olet laatinut tehtävälistan ja järjestänyt tehtävät prioriteetin mukaan, voit lisätä työpäivän rakennetta hyödyntämällä tehtävien eräilyä ja ajan esto.

Tehtävien erottaminen tarkoittaa tehtävien järjestämistä ryhmittelemällä ne samankaltaisuuden perusteella ja käsittelemällä ne tietyssä aikalohkossa sen sijaan, että teet niitä satunnaisesti koko päivän. Valitse esimerkiksi päiväsaikaan aikalohko toistuville tai yksinkertaisille tehtäville, kuten sähköposteihin vastaamiselle.

Lisäksi voit luoda aikalohkoja harrastuksille tai tehtäville, jotka eivät liity työhösi, kuten Twitter -syötteen selaamiseen tai YouTube -videoiden katseluun. Tämä tekniikka auttaa säästämään aikaa, vähentämään häiriötekijöitä ja välttämään kontekstin vaihtamista.

4. Pidä säännöllisiä taukoja

Monet pitävät taukoja edelleen ylellisyytenä työpaikalla, mutta eivät. Tämä johtuu siitä, että syvä keskittyminen tehtävään tai kontekstin vaihto vaativat molemmat paljon energiaa. Siksi tauot ovat välttämättömiä, koska niiden avulla voit levätä, ladata ja palauttaa keskittymisesi.

Voit tehdä tapana sisällyttää mikrokatkoja jokaisen lohkon jälkeen hyödyntämällä Pomodoro -menetelmä tuottavuuden lisäämiseksi. Näiden taukojen aikana voit tehdä hengitysharjoituksia, kävellä, venyttää tai tehdä mitä tahansa muuta aktiviteettia, josta pidät mieltäsi pois töistä muutamaksi minuutiksi.

5. Hyödynnä asynkronista viestintää

Kuten edellä mainitsimme, kasvavat odotukset vastata sähköpostiviesteihin tai muihin viesteihin välittömästi on yksi tärkeimmistä syistä, miksi ihmiset ovat alttiita vaihtamaan tehtäviä. Asynkroninen viestintä on viestintää, jota ei tapahdu reaaliajassa.

Niinpä voittaaksesi kontekstinvaihdon voit hyödyntää ja rohkaista asynkronista viestintää työpaikallasi etenkin kiireellisten viestien osalta. Voit esimerkiksi julkaista yrityksesi sisäisen Wikin tai jaetun ilmoitustaulun avulla päivityksiä, jotka kollegasi voivat tarkistaa, kun he voivat.

Palauta keskittyminen ja tuottavuus

Paras tapa tehdä tuottavin työsi on keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Näiden vinkkien ja digitaalisten työkalujen avulla voit kouluttaa aivosi yhteen tehtävään, lisätä tuottavuutta ja vähentää stressiä.

Kuinka hallita yhden tehtävän tuottavuutta parantavaa tekniikkaa

Keskittyminen yhteen tehtävään kerrallaan auttaa tekemään enemmän lyhyemmässä ajassa. Seuraavassa on muutamia vinkkejä ja digitaalisia työkaluja, joiden avulla voit hallita yhden tehtävän.

Lue seuraava

Kirjailijasta