Tehtävien automatisointi helposti: 5 hyödyllistä työkalua

Vietät tuntikausia päivittäisissä tehtävissä työpaikallasi. Luulet, että se on osa työtäsi. Mutta entä jos se voitaisiin tehdä itsestään ja voit käyttää olennaisen ajan luovaan ajatteluun tai muiden suurten ongelmien ratkaisemiseen? Eikö se olisi hienoa?

Lopullinen ratkaisu tähän ongelmaan on tehtävien automatisointi. Selvitetään, mitä päivittäisiä tehtäviä voit automatisoida, sen prosessin ja mitkä työkalut voivat auttaa.

Millaisia ​​tehtäviä tulisi automatisoida?

Sinun pitäisi automatisoida kaikki päivittäiset rutiinitehtävät, jotka kuluttavat huomattavan määrän aikaa, mutta eivät välttämättä lisää mitään arvokasta työhösi.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tehtävistä, jotka voit automatisoida. Kirjoita muistiin tehtävälistaasi kuuluvat tehtävät.

1. Tapaamisten aikataulutus

Yksi suurimmat ajanhukkaa arvon tarjoaminen on tapaamisten ajoittaminen. Joten lopeta puhuminen edestakaisin asiakkaiden kanssa löytääksesi paras aika, joka toimii molemmille. Avaa sen sijaan muutama paikka kalenterissasi ja jaa luettelo heidän kanssaan.

Tällä tavalla voit ylittää kaikki ajoitustehtävät tehtäväluettelostasi ja saada tapaamiset oikeaan aikaan. Automaatiotyökalut voivat auttaa sinua ajoitussovellusten ja kalentereiden integroinnissa.

2. Tylsät tehtävät

Monet tehtävät eivät vaadi korkeamman tason ajattelua. Kuten sähköpostien lajittelu ja niihin vastaaminen, tietojen varmuuskopiointi, laskutus ja laskutus, asiakaspalvelu ja sitoutuminen, yhteystietojen päivittäminen jne.

Joten sen sijaan, että lisäät ne tehtävälistaasi joka päivä, harkitse niiden automatisointia. Ja katso kuinka paljon aikaa annat itsellesi.

3. Tietojen siirtäminen useiden sovellusten kesken

Mikään työpaikka ei ole vapaa tästä tehtävästä. Tarvitset aina tietoja, ja sitten sinun on siirrettävä tiedot sovelluksesta toiseen. Mutta ole fiksu, älä käytä aikaa kopioimiseen tai liittämiseen tai tuontiin ja vientiin tonnia säännöllisesti sinulle tulevaa dataa eri tavoilla. Automatisoi tämä toiminto.

4. Tehtävät, jotka kuluttavat olennaisen ajan

Aikataulujen asettamisen, sähköpostien ja laskujen lähettämisen, datan siirtämisen ja muiden lisäksi tulee toinen todella tärkeästä tehtävä - sosiaalisen median julkaiseminen. Sinun on ehdottomasti mainostettava brändiäsi ja otettava yhteyttä yleisöösi, joten pysy aktiivisena näillä alustoilla.

Se voi kuitenkin maksaa sinulle aikaa, kun päädyt loputtomasti toistuvaan tykkäys-, kommentointi- ja jakamisjaksoon. Joten automatisoi tämä erittäin aikaa vievä tehtävä.

5 vaihetta tehtävien automatisointiin

Luettelo tehtävien automatisoinnista voi olla loputon. Ja joskus se voi jopa riippua tekemästäsi työstä, joten emme voi käsitellä niitä kaikkia täällä.

Haluamme kuitenkin helpottaa koko idean seuraamista. Joten tässä on prosessi tehtävien automatisoimiseksi.

Vaihe 1: Kirjoita päivittäiset tehtävät muistiin

Kun teet luettelon tehtävistä, jotka sinun pitäisi automatisoida, aloita seuraavasti:

• Kirjoita ylös päivittäin suoritettavat tehtävät.
• Listaa jokaiseen tehtävään käyttämäsi aika.
• Lisää taajuus, kuinka monta kertaa sinun on suoritettava nämä tehtävät - tunneittain, päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain jne.

Kun se on tehty. Tarkista, mihin seuraavista luokista ne kuuluvat. Ovatko ne tehtäviä, jotka ovat:

• Esitetään säännöllisesti tai aikataulun mukaan?
• Tylsää ja voidaanko tehdä ilman korkeamman tason ajattelua?
• Siirretäänkö tietoja sovellusten sisällä?
• Syötkö välttämättömän ajan, jonka voit sijoittaa arvokkaisiin hankkeisiin?

Kun olet luetellut ne kaikki, poimi ne, jotka mielestäsi pitäisi automatisoida tästä lähtien.

Vaihe 2: Tutkimus

Seuraava vaihe sisältää oikeiden työkalujen tutkimisen tehtävien automatisoimiseksi. Perusta tutkimuksesi nykyisiin tarpeisiisi ja budjettisi. Jos olet esimerkiksi itsenäinen yrittäjä, et tarvitse yrityksille tarkoitettua automaatiotyökalua. Valitse siis sen mukaan.

Vaihe 3: Selvitä uusi työnkulku

Kun olet valinnut työkalun, jota käytät tehtävien automatisointiin, etsi uusi työnkulkujärjestelmä, joka toimii sinulle, ja kuvaile, miten asiat etenevät tästä eteenpäin. Varmista, että kaikki tiimin jäsenet tietävät uusista muutoksista, jotta kaikki toimii saumattomasti.

Voit esimerkiksi kuvata tiimillesi tapaamisten järjestämisen tästä lähtien:

1. Luo profiilisi Kalenterimaisestija siirry kotisivulle.

2. Suunnittele uusi kokous napsauttamalla Luoda.

3. Valitse kesto kokouksestasi vasemmasta valikosta.

4. Valitse ajan saatavuus lisäämällä erilaisia ​​paikkoja.

5. Julkaise kokous klikkaamalla Seuraava -painiketta.

6. Kopioi kokouslinkki tältä sivulta.

7. Lisää linkki sähköpostiini asiakkaalle.

Kun kaikki tiimin jäsenet ovat tyytyväisiä prosessiin, he voivat ylittää aikataulun säännöllisille kokouksille jokaisen asiakkaan päivittäisestä tehtäväluettelosta. He voivat vain jakaa saman kokouksen/tapahtuman linkin kaikkien kanssa. Sen perusteella, kuinka monta korttipaikkaa on otettu, voidaan valita ilmaiset.

Vaihe 4: Suorita suunnitelma

Kun kaikki on tehty, toteuta uusi suunnitelmasi tehokkaasti. On todennäköistä, että sinulla voi olla useita tehtäviä automatisoitavaksi, ja suunnitelmasi on saattanut muuttua hieman monimutkaisemmaksi kuin luulit. Pyydä tällöin IT -osastoltasi apua uuden suunnitelmasi luomiseen ja toteuttamiseen valitsemallasi automaatiotyökalulla.

Vaihe 5: Arvioi ja testaa

Kun olet automatisoinut tarpeelliset tehtävät, testaa uuden työnkulkusuunnitelman sujuvuus. Selvittää:

• Suoritettujen tehtävien tehokkuus.
• Sen vaikutus työntekijöiden tai tiimin jäsenten tuottavuutta.
• Onko kaikilla mukava käyttää uusia työkaluja?
• Onko säästetyllä ajalla vaikutusta tulojesi kasvuun? (Tämä on tarkoitettu yrittäjille, freelancerille ja urakoitsijoille.)

Tässä on hienoja automaatiotyökaluja ja niiden lyhyet tiedot, jotka säästävät tutkimusaikaa, kun olet luetellut automatisoitavat tehtävät.

Se on suosittu automaatio -ohjelmistoratkaisu, jonka avulla voit integroida erilaisia ​​ohjelmistoja. Voit siirtää tietoja työkalusta toiseen yhdistämällä päivittäiset sovelluksesi, kuten Gmail, Dropbox, Slack, Google -kalenteri, Mailchimp jne.

Tällä työkalulla voit automatisoida tuhansia tehtäviä, kuten twiittaamalla kaikki blogiviestisi, tallentamalla liitteet Gmailista Google Driveen, varmuuskopioimalla kaikki G-aseman tiedostot Dropboxiin ja paljon muuta.

Tämä työkalu on kuin Zapier, kun kyse on automaatiosta. Sen avulla voit siirtää tietoja eri sovellusten välillä ja suorittaa muita mainittuja tehtäviä. Mutta ilmainen IFTTT -versio on parempi kuin Zapier.

Vaikka jälkimmäinen ohjelmisto kestää vähintään 10-15 minuuttia, jotta asiat tapahtuvat, IFTTT ryhtyy välittömiin toimiin liipaisimen asettamisen jälkeen.

Mutta tämän työkalun haittapuoli on, että se on hyvä vain yhden hengen yrityksille. Heillä ei ole versioita tiimeille tai useille työntekijöille. Ja jos se on vaatimus, mene Zapierin kanssa. Voit käyttää sitä asettaaksesi toimintoja useiden ohjelmistojen kesken käyttämäsi maksullisen version perusteella.

Se on loistava työkalu sosiaalisen median viestien automatisoinnissa ja hallinnassa. Ne tarjoavat erinomaiset aikataulutusvaihtoehdot ja tulevat huippubrändien suosittelemiksi.

Jos haluat käsitellä tuhansia liidejä tulematta ilman koko myyntitiimin rekrytointia, harkitse LeadFormlyä. Sen avulla voit automatisoida myyntiprosessisi, nostaa tulosprosenttiasi, segmentoida suoraan verkkosivulta tulevat liidit.

Tällä tavoin voit keskittyä vain kauppojen sulkemiseen sen sijaan, että tuhlaisit aikaa varhaisissa liidiprosesseissa.

Tämä on toinen yksinkertainen automaatiotyökalu pienyrityksille. Sen avulla voit varata tapaamisia, järjestää kokouksia ja puheluita jne.

Jotta tämä toimisi, sinun tarvitsee vain asettaa saatavuusasetuksesi Calendlyssä ja lisätä linkki kokouskutsusähköpostiin. Asiakkaasi voivat sitten valita luettelosta ajan, joka sopii heidän tarpeisiinsa. Lopuksi, valitsemasi aika ajoittuu automaattisesti kalenteriisi, ja sinulle ilmoitetaan sen mukaisesti.

Automatisoi rutiinitehtävät nyt

Älä käytä tunteja olennaisiin mutta yksitoikkoisiin tehtäviin.

Käytä jonkin aikaa kaikkien tällaisten tehtävien automatisointiin, selaa juuri lukemiasi luokkia, tutustu työkaluihin, jotka voivat auttaa, ja säästä useita tunteja päivittäin.

5 tapaa, joilla automaatio voi parantaa tuottavuutta

Joidenkin päivittäisten tehtävien automatisoiminen voi säästää paljon aikaa. Tässä on joitain automaatioideoita, joiden avulla voit tehdä enemmän työtä!

Lue seuraava

Kirjailijasta