5 aikaa säästävää sovellusta parempaan kokoukseen sekä verkossa että offline-tilassa

Työskentelevät ammattilaiset eivät voi paeta pääsyä kokouksiin. Olitpa sitten virtuaalinen tai henkilökohtainen, voit käyttää aikaasi tehokkaammin ja tuottavammin, jos käytät oikeita työkaluja kokousten järjestämiseen ja hallintaan.

Kokouksen järjestämisen periaatteet pysyvät samoina riippumatta siitä, teetkö sen kokoushuoneessa vai Zoomin käyttö verkkokokouksiin. Sinun on määriteltävä esityslista, sinulla on oltava selkeä toimintasuunnitelma, vuorovaikutus- ja Q&A-kulku ja vie minuutit seurantaan. Nämä ilmaiset sovellukset auttavat sinua tekemään kaiken tämän verkossa ja offline -tilassa.

1. Hyperkonteksti (Web): ilmaiset kokousmallit ja keskustelun aloittajat

Jos kokouksesi menevät liian usein pois radalta, tarvitset Hypercontextin. Se on kokoussovellus esimiehille, joka tarjoaa ilmaisia ​​malleja ja keskustelun aloittajia sekä henkilökohtaisiin kokouksiin että tiimikokouksiin. Seuraa käsikirjoitusta, etkä koskaan mene raiteilta tai unohda jotain tärkeää.

Kun olet kirjautunut sisään, synkronoi kalenteri ja luo uusi työtila. Jokaisessa työtilassa on useita malleja henkilökohtaisiin tai tiimikokouksiin, kuten viikoittaiset ja kuukausittaiset arvostelut, etäkäyttö tai tiimikokoukset, suorituskyvyn tarkastelut, sisäänkirjautumiset, standup-kokoukset, scrum, projektinhallinta, neljännesvuosittainen suunnittelu jne päällä.

Jokaisessa mallissa näet sarjan kysymyksiä tai esityslistan kohtia suunnitelluilla aikaväleillä. Voit vapaasti muokata näitä haluamallasi tavalla. Kun kokous on käynnissä, voit lisätä "Seuraavat vaiheet" jokaiseen kohteeseen luomalla tehtävälistan itsellesi. Voit myös kutsua työtovereita työskentelemään yhteistyössä näiden toimintojen kanssa. Se on vähän kuin kokouspöytäkirjojen ottamista.

Pro -tileillä saat lisäominaisuuksia, kuten seuraavien vaiheiden seurannan ajan mittaan, tavoitteiden lisäämisen, aiempiin kokouksiin kirjautumisen jne. Kaikki nämä tuovat lisäarvoa, jos haluat maksaa palvelusta. Ilmaisen version mallit ovat kuitenkin riittävä syy käyttää Hypercontextia.

2. Lykätä (Web): Ilmainen kokousmuistiinpanosovellus, jonka avulla voit helposti järjestää ja jakaa

Esityslistan asettaminen ja sitten kokouksen pöytäkirjan ottaminen ovat olennaisia ​​osia hedelmällisten kokousten varmistamiseksi. Muuten löydät usein ihmisiä, jotka sanovat, etteivät muista, milloin jostakin keskusteltiin. Keskeytys on yksi parhaista ilmaisista sovelluksista kokousten ylläpitämiseksi.

Jokaisessa uudessa kokouksessa voit luoda erilliset kortit jokaiselle muistiinpanolle. Esimerkiksi esityslistanne on yksi kortti, kun taas muut voivat olla palautetta, seuraavia vaiheita, pöytäkirjoja, ehdotuksia ja niin edelleen. Jokainen kortti on yksinkertainen tekstieditori, joka tukee Markdownia ja taulukoita. Voit käyttää parhaat kokouspöytäkirjamallit missään näistä.

Oikealla olevasta paneelista löydät kokouksen muut osallistujat ja voit kutsua heidät katsomaan tai muokkaamaan keskeytystaulua. Toimintokohteissa voit asettaa tehtävälistoja ja määrittää ne ihmisille sekä lisätä kuvauksia. Lopuksi yleinen esityslistan tiedot -paneeli auttaa pitämään kokouksen raiteillaan. Keskeytyksen avulla voit myös ladata tiedostoja muiden käytettäväksi kokouksen aikana.

Kun kokous on valmis, voit lähettää muistiinpanot sähköpostitse kaikille osallistujille tai ladata ne PDF -tiedostona. Adjournin ilmainen versio rajoittaa sähköpostien lähetyskertojen määrää, mutta PDF -lataukset ovat ikuisesti ilmaisia.

3. Grapevine (Web): Helppoja asynkronisia kokouksia videopuheluiden kautta

Jonkin ajan kuluttua nämä päivittäiset ja viikoittaiset kokoukset alkavat tuntua pikemminkin urakalta kuin välttämättömyydeltä. Lisäksi, jos kyseessä on etäjoukkue, kaikkien kokoaminen yhteen on myös vaikea tehtävä. Kasvava trendi käsittele kokouksen ylikuormitusta on sen sijaan valita asynkroniset kokoukset, joita voit silti tehdä videopuheluiden kautta.

Jos et tiennyt, asynkroninen kokous kulkee aivan kuten tavallinen kokous, mutta ei samaan aikaan. Ensin kokouksen isäntä aloittaa kokouksen ja laatii esityslistan, joka on tallennettu videoviestiin, ja lähettää sen ryhmälle. Sitten toinen osallistuja voi vapaasti vastata siihen videoviestillään valitsemanaan ajankohtana. Muut osallistujat voivat sitten tarkastella näitä viestejä ja vastata isännän määräyksen mukaisesti tai vastata välissä olevalle henkilölle. Ajatuksena on antaa ihmisten työskennellä omaan tahtiinsa eikä olla koko ajan kiinni kokouksista.

Melko monet online -sovellukset mahdollistavat helpot asynkroniset kokoukset videopuheluiden kautta. Grapevine on yksi yksinkertaisimmista, jonka olemme nähneet, sillä sen avulla voit tallentaa 15 minuutin viestejä verkkokameran tai näytön tallennuksen kautta. Voit myös jättää kommentteja ja lisätä tiedostoja kenenkään viestiin. Kaikki viestit näkyvät yksinkertaisessa aikajärjestyksessä. Ilmainen versio sallii jopa viisi käyttäjää, ja voit päivittää suuremmille ryhmille.

4. Pietarinkala (Web): Paras hallita kysymyksiä ja vastauksia sekä live -yleisövuorovaikutuksia

Entisten Googlen työntekijöiden tekemä Dory on täysin ilmainen verkkosovellus (ei mainoksia, ei piilokustannuksia), jolla hallitaan Q&A-istuntoja ja yleisön vuorovaikutusta sekä verkossa että offline-tilassa. Voit käyttää sitä myös yrityksenlaajuisissa virtuaalikokouksissa kuuntelijoiden tilana esittää kysymyksiä.

Sovelluksella on yksinkertainen käyttöliittymä uuden tapahtuman luomiseen ja yhteistyökumppaneiden kutsumiseen, joilla on samat editorin oikeudet kuin sinulla. Tapahtumat voivat olla julkisia tai yksityisiä vain niille, joilla on linkki. Pääpaneelissa osallistujat voivat sitten esittää kysymyksiä, joihin moderaattori voi sijoittaa puhujat vastaamaan. Kysymyksiä voidaan kiinnittää, arkistoida ja äänestää lisää näkyvyyttä varten.

Dory sisältää myös kätevän Notes -paneelin, jossa on kaksi osaa. Yksi on jaettu Notes -tila, jossa kaikki järjestäjät tai toimittajat voivat lisätä muistiinpanoja, jotka he kaikki näkevät. Toinen on yksityinen muistilehtiö, muokattavissa ja näkyvissä vain sinulle. Se on näppärä lisäosa, joka pitää minuutteja, lisätä ja jakaa ajatuksia ja jopa antaa ohjeita tarvittaessa.

5. Pyyhekumi (Web): valkotaulu, kirjoituspöytä ja valmiit kokousmallit

Fyysisissä kokouksissa sinulla on usein kokoushuone, jossa on yhteinen valkotaulu ja kirjoituslevy jokaiselle henkilölle. Eraser tuo sen virtuaalimaailmaan ja antaa sinulle kahden ruudun muistilevyn ja ilmainen digitaalinen valkotaulu.

Molemmat työkalut ovat melko helppokäyttöisiä, ja voit jakaa linkin muiden kanssa verkossa aloittaaksesi. Muistilehtiö tukee Markdownia muotoilua varten, kun taas valkotaululla on yleisiä piirtotyökaluja muotoja, tekstiä ja kaavioita varten. Eraser sisältää myös äänikeskustelun, jos et halua käyttää kolmannen osapuolen videopuhelusovellusta sen kanssa.

Viileä osa on esiladatut mallit. Eraser piirtää nopeasti koko Agile Sprint -taulun, vuokaavion, uidakaavion tai stand-up-kokousistunnon, jonka jälkeen voit täyttää arvot kokouksesi mukaan. Se toimii hyvin ja tekee sinusta tehokkaamman.

Älä taistele sitä vastaan ​​koko ajan

Nämä työkalut ja sovellukset tekevät monista kokouksistasi tehokkaampia, mutta eivät kaikkia. Ja se on okei. Älä yritä maksimoida tuottavuutta ja tehokkuutta jokaisessa kokouksessa, joskus ne ovat tylsää ja tuntuvat ajanhukalta. Vaikka teet puolet niistä tehokkaammiksi, löydät suuren muutoksen. Ja toisella puoliskolla viihdytä itseäsi pelaamalla Hell Bingon tapaaminen.

6 helppoa tapaa tehdä kokouksistasi tuottavampia

Jos haluat tietää, miten onnistunut tiimikokous järjestetään, tutustu näihin 6 olennaiseen vinkkiin, joita sinun tulee noudattaa.

Lue seuraava

Kirjailijasta