SharePoint -tiimisivuston suojaaminen tehokkaasti: 11 vinkkiä

Tietoturvasta on tullut huolenaihe nykyaikaisella IT -alalla. Varo tietoturvaloukkausten lisäksi vahingossa tapahtuvaa ja tahallista tietojen menettämistä ja tietojen poistamista.

Koska SharePoint -tiimisivustot tallentavat arkaluonteisia tietoja, sinun on suojattava ne sisäisiltä tai ulkoisilta uhilta. Tässä artikkelissa jaamme vinkkejä toimivien SharePoint -tiimisivustojen suojaamiseen.

1. Määritä yksi järjestelmänvalvoja per tiimisivusto

Yksi virhe, joka johtaa usein tietojen menetykseen, on tehdä useista ihmisistä tiimisivuston järjestelmänvalvoja. Jos teet viisi järjestelmänvalvojaa, mistä tiedät, kuka on vastuussa sivuston poistamisesta tai luvattomasta jakamisesta? Välttääksesi tällaiset ongelmat, varmista, että yhdellä tiimisivustolla on yksi järjestelmänvalvoja.

Tämä menetelmä ei ainoastaan ​​vähennä tietovuodon mahdollisuutta, vaan se myös rajoittaa ihmisiä, joilla on täysi pääsy SharePoint verkkosivusto tai sivustoryhmä.

2. Tiettyjen IP -osoitteiden ja sijaintien sallittujen luettelo

Vaikka ärsyttävän numeron sisällyttäminen mustalle listalle saattaa toimia puhelimellasi, SharePoint -tiimisivuston tietojen tapauksessa sen on oltava sallittujen luettelossa. Et ehkä tiedä rikollisten IP -osoitetta ja sijaintia, mutta tiedät varmasti oman sijaintisi ja IP -osoitteesi. Sinun on määritettävä hyväksyntä sille IP -osoitteelle, josta sinä ja tiimisi pääsette SharePoint -työryhmän sivustoon.

Tämän menetelmän toteuttaminen ei ehkä ole paras idea, jos sinulla on etäryhmä, joka työskentelee hajautetuissa paikoissa. Voit kuitenkin aina lisätä sallittujen luetteloon nimetyt sijainnit vähentääksesi tietomurron mahdollisuutta minimiin.

3. Ota käyttöön automaattinen tietojen säilytysprosessi

Tietojen menetys ei aina johdu vahingossa tapahtuneesta tietojen poistamisesta. Voit poistaa tietosarjan pitämällä sitä tarpeettomana. Mutta myöhemmin ymmärrät sen merkityksen.

Aiheeseen liittyviä: Paras tietojen palautusohjelmisto

Tällaisissa tilanteissa automaattinen tietojen säilyttäminen voi olla hyödyllistä. Aseta kätevä tietojen säilytyskäytäntö tahattoman poistamisen ja muiden tapausten estämiseksi.

Tarpeistasi riippuen voit soveltaa tarrapohjaisia ​​käytäntöjä tiedostoon, kansioon tai kirjastoon. Voit myös määrittää käytännön koko sivustolle.

4. Muokkaa aina jakamisasetuksia

Jakaminen voi kuulostaa vähäpätöiseltä toimistokulttuurissa, eikä useimmat ihmiset kiinnitä siihen paljon huomiota. Mitä tulee SharePointin jakamisoikeuksiin, se on eri asia. Sen avulla voit jakaa kohteen yhdellä linkillä kenenkään kanssa SharePointissa.

Koska se sisältää elintärkeän tietoturvariskin, sinun on hallittava sitä pitäen kaikki mahdollisuudet ja näkökohdat mielessä. Tarkista kaikki jaetut käyttöoikeudet eri tasoilla ja mukauta tarvittavat.

5. Hallitse sivuston käyttöoikeuksia

Jos haluat vahvistaa SharePoint -tiimisivuston turvallisuutta, sinun on hallittava, kuka käyttää mitäkin sen osaa.

Joskus käyttäjillä on korkeammat käyttöoikeudet kuin mitä he todella tarvitsevat. SharePoint -sisältökirjasto on vaarassa, jos myönnät liikaa käyttöoikeuksia kuin todellisuudessa vaaditaan.

6. Ota asiakirjat käyttöön vain kohdeyleisölle

Yleisökohdistus on ominaisuus, jonka avulla voit käyttää sisältöä käyttäjille heidän rooliensa perusteella. Vaikka se ei ole suojausominaisuus, se varmistaa, että tiimin jäsen näkee sen, mitä heidän tarvitsee nähdä, eikä mitään muuta.

Tällä tavalla voit tallentaa joukkuesivuston tiedot luvattomalta käytöltä. Tämä ominaisuus on käytettävissä navigoinnissa, sivuilla ja asiakirjoissa.

7. Estä kirjaston synkronointi luottamuksellisille tiedoille

Tiedätkö, että arkaluonteisten tietojen synkronointi paikalliseen järjestelmään tekee niistä alttiita tietojen menetykselle? Lukuisia tietoja poistetaan vahingossa, kun SharePoint -käyttäjät synkronoivat asiakirjakirjastot paikallisiin tietokoneisiin ja poistavat kaikki C: Drive -tiedot.

Lisäksi et saa edes varoitusta, kun poistat SharePoint -tietoja synkronoidusta paikallisesta kirjastosta. Poista kirjaston synkronointi käytöstä, jotta voit välttää tällaiset tuhoisat tapahtumat ja pitää tiimisi sivuston tiedot turvassa.

8. Säädä sivujen muokkausta

Haluat ehkä olla varovainen antaessasi muiden muokata ryhmäsivusivua. Koska SharePoint käsittelee sivujaan kuten muuta sisältöä, käyttäjät, joilla on muokkausoikeus, voivat poistaa asiakirjoja kirjastosta tai muokata sivuja.

Jos haluat estää näiden vahinkojen syntymisen, katkaise perintö ja kirjasto vain luku -tilassa. Se estää heitä muokkaamasta kaikkia kirjaston sivuja.

Jos tämä ei ole kätevä vaihe sinulle, voit myös estää heitä muokkaamasta tiettyä sivua. Voit lisätä muokkausrajoituksia vain kriittisille sivuille ja jättää loput auki muokattavaksi.

9. Käytä mukautettuja käyttöoikeustasoja

Saatat joutua luomaan mukautetun käyttöoikeustason SharePoint -työryhmäsivustollesi muista tarvittavista toimenpiteistä huolimatta. Jos tilanne vaatii, älä epäröi valita räätälöityä käyttöoikeustasoa mille tahansa tiimin jäsenelle.

Oletusasetuksen mukaan kävijät voivat lukea vain sivuston tietoja, kun taas sivuston jäsenet voivat lisätä, muokata tai poistaa sisältöä. Jos haluat, että käyttäjä muokkaa vain asiakirjaa mutta ei poista sitä, luo tarpeisiisi sopiva käyttöoikeustaso. Kun olet määrittänyt käyttöoikeuden, käyttäjä näkee vain vaihtoehdot, joita hän saa suorittaa.

10. Hullu varma käytäntö tietovuotoja vastaan

Tietovuodot voivat tapahtua millä tahansa yksinkertaisella toiminnolla, kuten tulostamisella, jakamisella ja monella muulla tavalla. Jotta estät tietojen menettämisen näiden kautta, sinun on tehtävä ilmatiivis käytäntö tietovuotoja vastaan. Se voi johtaa siihen, että voit kieltää tietojen jakamisen, tulostamisen tai lataamisen tiettyjen kriteerien perusteella.

Harkitse kaikkia mahdollisia kipupisteitä ja luo tiimillesi sopiva tietojen menetyksen ehkäisypolitiikka. Varmista, että se estää tietojen katoamisen ainakin perusskenaarioissa.

11. Kouluta tiimisi sivustojen turvallisuuteen

Tämän luettelon viimeinen kohta on tarjota asianmukaista turvallisuuskoulutusta kaikille tiimin sivustoja käyttäville tiimin jäsenille. Ne ajat ovat menneet, kun vain IT -järjestelmänvalvojat olivat huolissaan tietoturvasta. Nyt jokaisen työntekijän tulisi osallistua tietosuojaan.

Aiheeseen liittyviä: Parhaat ilmaiset kyberturvallisuuskurssit: Opi olemaan turvassa verkossa

Sinun on järjestettävä perusteellinen koulutus, jotta he ymmärtäisivät tietojen synkronoinnin ja ulkoisen jakamisen jälkimainingeissa. Opettele myös, kuinka voit palauttaa poistetut kohteet määräajassa. Ennen kaikkea opeta heitä ymmärtämään SharePointin työprosessi, jotta he voivat valvoa itseään.

Suojaa tiimisivustot tehokkaasti

On välttämätöntä ryhtyä varotoimiin SharePoint -tiimin sivustotietojen suojaamiseksi. Kokeile näitä vinkkejä, jotta voit minimoida yleiset riskit ja tarjota 360 asteen suojauksen SharePoint -tiimisivustoillesi.

SharePoint on tehokas sisällönhallintatyökalu, joka auttaa myös yhteistyössä ja projektinhallinnassa. Jos pidät tiimisivuston tiedot turvassa, voit keskittyä tärkeisiin asioihin sen sijaan, että jahtaisit tietoturvaloukkauksia.

Mikä on Microsoft SharePoint? 4 Sen käytön ominaisuudet ja edut

Microsoft SharePoint on yhteistyö- ja tiedostonhallintatyökalu, joka parantaa ammatillista ja henkilökohtaista tuottavuuttasi. Tässä on mitä sinun tarvitsee tietää!

Lue seuraava

Kirjailijasta