10 parasta käytäntöä, jotka jokaisen SharePoint -käyttäjän pitäisi tietää

SharePoint on osa Microsoft 365: tä, jonka avulla voit hallita asiakirjoja ja sisältöä ammattimaisesti. Olit sitten järjestelmänvalvoja tai loppukäyttäjä, parhaiden käytäntöjen tunteminen ja toteuttaminen varmistaa, että kaikki voivat käyttää sisältöä ilman vaikeuksia.

Tässä artikkelissa opit käyttämään SharePointia tehokkaimmin.

1. Tuo johdonmukaisuus tiedostonimiin

Johdonmukaisuus on avain menestykseen, ja se on totta myös tapauksessa SharePoint. Koska SharePoint voi tallentaa useita asiakirjoja, sinun on oltava johdonmukainen tiedostojen nimissä.

Olet ehkä huomannut, että jotkut hakutulokset sisältävät epäselviä tiedostonimiä. Tämän seurauksena sinun on avattava jokainen tiedosto löytääksesi haluamasi. Tämä on huolellinen työ ja tekee sinusta tuottamatonta. Lisäksi sopivan tiedoston löytäminen tuhansista asiakirjoista voi tulla lähes mahdottomaksi, jos eri joukkuetoverit noudattavat eri nimityyliä.

Aiheeseen liittyviä: Mikä on Microsoft SharePoint? Sen käytön ominaisuudet ja edut

Koska SharePoint on jaettu alusta, keskustele muiden kanssa valitaksesi nimeämiskäytäntö. Siksi sinä ja joukkuetoverisi löydätte nopeasti minkä tahansa tiedoston tai asiakirjan.

2. Merkitse asiakirjat

Vaikka noudatat yhtä nimeämiskäytäntöä, sinulla voi olla vaikeuksia löytää vaadittu asiakirja. Jotta Microsoft Search näyttää tarkempia ja osuvampia tuloksia, merkitse asiakirjasi tunnisteella. Tunnisteet toimivat samankaltaisesti kuin elokuvan tai TV -sarjan kanavan tyylilaji.

Se auttaa sinua löytämään kaikki samaan luokkaan kuuluvat tiedostot. Jos haluat lisätä tunnisteen, siirry kirjastoon ja lisää uusi luokkakenttä, kuten luontipäivämäärä, viimeisin muokkaus jne. Sisällytä nyt jokaiseen asiakirjaan vastaavat tiedot, jotka toimivat tagina. Näin saat tarkat tulokset SharePointista.

3. Suojaa asiakirjat lukitusominaisuuden avulla

SharePoint -tietojen suojaus ei riipu vain IT -infrastruktuurin järjestelmänvalvojista. Loppukäyttäjänä voit myös osallistua lukitsemalla asiakirjoja. Tämä ominaisuus varmistaa, että valtuuttamaton henkilö ei voi tehdä muutoksia jaettuihin tiedostoihin tai asiakirjoihin.

Aktivoimalla sisäänrakennetun tietueenhallintaominaisuuden voit lukita ja avata asiakirjan. Lisäksi SharePoint näyttää nimen vieressä kuvakkeen, jotta kaikki tietävät sen erityistilasta. Voit lisätä tämän asetuksen työnkulkuun, joka lukitsee asiakirjan automaattisesti hyväksynnän jälkeen.

4. Kopioi luettelot ja kirjastot nopeasti

Luettelon tai kirjaston luominen, sen metatietojen lisääminen, näkymien luominen - koko kirjaston tai luettelon luominen SharePointissa kestää useita tunteja. Tämä kiireinen tehtävä voi olla arkipäiväinen, jos sinun on rakennettava nämä luettelot tai kirjastot useita kertoja.

Siksi sinun pitäisi tietää, että on mahdollista kopioida luettelo mistä tahansa SharePoint -sivustosta, jolla on oikeat käyttöoikeudet. Lisäksi kopiointiprosessi on yksinkertainen ja voit kopioida melkein koko kokoonpanon. Kirjastojen tai luetteloiden muotoilun kopioiminen säästää aikaa uudessa projektissa.

5. Opi palauttamaan kadonneet kirjastotiedot

Tärkeiden tietojen vahingossa poistaminen voi aiheuttaa korjaamatonta vahinkoa tiimillesi. Siksi sinun on tiedettävä SharePoint -kirjastosta poistettujen ja kadonneiden tietojen palauttamisen perusteet.

Aiheeseen liittyviä: Tapoja korjata OneDrive, kun et voi avata tiedostojasi

Jos tiedät tämän, sinun ei tarvitse olla riippuvainen kenenkään muun tietojen palauttamisesta. Näin säästät aikaa ja muita henkilöitä, jotka saattavat työskennellä kanssasi tässä ei-tuottavassa tehtävässä.

Luo ensin SharePointin tietojen palautuskäytäntö ja käytä sitä oikein. Palautusprosessin avulla voit palauttaa tiedot tietyn ajan. Muista, että tietojen palauttaminen aiemmasta ajasta tarkoittaa, että menetät sen jälkeen tekemäsi muutokset.

6. Hallitse käyttöpyyntöä

Kuvittele, että jaoit linkin kollegallesi sähköpostitse ja jäit päiväksi. Kun kyseinen henkilö yrittää avata linkin, hän huomaa, ettei hänellä ole pääsyä kyseiseen tiedostoon. He voivat tietysti pyytää tiedostojen käyttöoikeutta, mutta heillä ei ole aavistustakaan siitä, kuka voi jakaa hyväksynnän ja läpimenoajan. Joskus useat tiimin sivustojen omistajat voivat saada ilmoituksia tiedostojen käyttöoikeuspyyntöistä.

On myös mahdollista, että jokainen heistä ajattelee muiden hyväksyvän pyynnön. Tämän vuoksi pääsyä pyytänyt henkilö ei ehkä koskaan saa vastausta. Voit välttää tällaiset ongelmat määrittämällä tietyn tukisähköpostin tällaisten pyyntöjen käsittelemiseksi.

7. Rajoita kirjaston käyttöoikeutta

Joukko kirjaston käyttöoikeuksia vahingoittaa tietoturvaa. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi sinun on rajoitettava pääsyä kirjastoon millä tahansa SharePoint -sivustolla.

Jos sinulla on kirjastoja, joita vain HR -tiimin on käytettävä, voit rajoittaa muiden pääsyä kyseiseen SharePoint -sivustoon. Nimeä kirjasto ja mainitse sen erityisasema sen kuvauksessa.

8. Käytä Hub -sivustoja ryhmien sivustojen luokitteluun

Voi olla haastavaa löytää samankaltaisten luokkien sivustoja koko SharePoint -sivustojen kokoelmasta. Voit kuitenkin ryhmitellä samankaltaisia ​​tai toisiinsa liittyviä sivustoja virtuaalisen ryhmän, nimeltään keskittymäsivustot, kautta.

Jos sinun on esimerkiksi jaettava yksi sivusto jokaisesta projektista asiakkaiden kanssa, voit luoda keskussivuston ja ryhmitellä kaikki sen sivustot. Samankaltaisten sivustojen paikantamisesta ja jakamisesta tulee siten saumatonta ja vähemmän aikaa vievää kaikille.

9. Tiedä milloin kannattaa käyttää erityyppisiä sivustoja

Kun käytät SharePointia, törmäät kahteen tärkeään sivustomalliin. Niitä kutsutaan ryhmäsivustoiksi ja viestintäsivustoiksi. Molemmilla tyypeillä on erilainen käyttö, ja sinun on valittava yksi näistä projektisi perusteella.

Jos haluat jakaa ilmoituksen tai kampanjan joukkuetovereidesi kanssa, viestintäsivuston käyttäminen on hyvä idea. Se on ihanteellinen, kun sinulla on enemmän lukijoita/työntekijöitä kuin kirjoittajiin verrattuna.

Joukkueen sivusto on sopii projektiyhteistyöhön pienen joukkueen kanssa. Käytä sitä myös silloin, kun sinulla on lukuisia avustajia.

10. Henkilökohtaisten näkymien määrittäminen

Yksi SharePoint -ominaisuus, jonka saatat olla tietoinen, on henkilökohtaisten näkymien luominen valitsemasi perusteella. Lisäksi SharePoint tarjoaa useita suodattimia ja kytkimiä asiakirjojen hallintaan. Sen avulla voit näyttää ylimääräisiä metatietoja, suodattaa valitsemiasi tiedostoja, lajitella tiedostoja eri järjestyksissä, ryhmitellä tiedostoja yhteen tai useampaan ryhmään jne.

Jokainen tiimin jäsen voi luoda henkilökohtaisen näkymän, joka on vain heidän saatavilla. Se ei haittaa kaikkien näkemystä kirjastosta. Lisäksi voit luoda julkisen näkymän, jos sinulla on samanlaisia ​​näyttövaatimuksia vastaavia joukkuetovereita.

SharePoint tehty helpoksi

SharePointissa on kyse sisällönhallinnasta, eikä sen pitäisi olla monimutkaista ja arkipäivää. Sinä ja tiimisi saatte parhaan hyödyn SharePointista noudattamalla yllä mainittuja vakiokäytäntöjä.

Jos olet aloittelija, nämä ovat ihanteellisia vinkkejä, joiden avulla voit aloittaa työkalun käytön tuottavasti ja sotkuisesti. Lisäksi SharePointin parhaat käytännöt auttavat sinua saamaan asiat vaivattomasti.

Tuottavuus 101: Kuinka saada asiat valmiiksi (GTD)

David Allenin tekemät asiat on yksi henkilökohtaisen ja ammatillisen tuottavuuden perustoimista. Voit käyttää sitä seuraavasti.

Lue seuraava

Kirjailijasta