Kuinka parantaa tuottavuutta työpaikalla jakamalla tietoa

Elämme aikaa, jolloin tiedon ja tiedon saanti on helpompaa kuin koskaan, ja voimme kiittää teknologiaa siitä.

Tiedon jakaminen ei kuitenkaan ole aina vakiokäytäntö työpaikalla, koska sisäinen viestintä on epäselvää, tiedon kerääminen ja käytännön digitaalisten työkalujen puute.

Tässä artikkelissa keskustelemme siitä, miksi sinun on parannettava tiedon jakamista ja miten voit saavuttaa sen työpaikallasi.

Mitä on tiedon jakaminen työpaikalla?

Tiedon jakaminen on tietojen vaihtamista ihmisten, tiimien tai osastojen välillä yhteistyön parantamiseksi ja organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. On todennäköistä, että palkkaat tiettyjä työntekijöitä suurelta joukolta ihmisiä, koska he tuntevat tietyn alan ja miten he käyttävät sitä organisaatiossasi.

Kuvittele nyt, kuinka paljon hyötyä tästä tiedosta voi olla, kun nämä henkilöt alkavat jakaa asiantuntemustaan ​​ja työskennellä yhtenä yksikkönä. Tiedon jakaminen auttaa luomaan sitoutuneemman työvoiman lisäämällä luovuutta, innovointia, yhteistyötä ja tuottavuutta.

Siksi on tärkeää luoda tehokas järjestelmä hallita, jakaa ja käyttää tietoa organisaatiossasi. Seuraavassa on muutamia vinkkejä ja työkaluja, jotka auttavat sinua saavuttamaan tämän:

1. Luo yrityksen sisäinen Wiki

Yleisesti ottaen tekniikka on parantanut merkittävästi tiedon ja tiedon saatavuutta työpaikalla. Työntekijät käyttävät kuitenkin edelleen paljon aikaa löytääkseen tiettyjä tietoja.

Miksi? Tämä johtuu osittain siitä, että yritystiedot leviävät eri puolille sisäisen viestinnän työkaluja kuten sähköpostit, mikä tekee haastavaksi löytää ja päivittää tietoja, tehokkaasti saada uusia työntekijöitä tai vastata yleisiin kyselyihin lopullisesti.

Voit välttää tämän ajan ja tuottavuuden kulumisen sekä tehostaa tiedon jakamista keskittämällä tiedot sisäiseen wikiin.

Sisäinen wiki on yrityksen keskitetty tietosanakirja, jonka avulla työntekijät voivat luoda, järjestää ja jakaa tietoa auttaakseen kaikkia tekemään työnsä tuottavasti. Yrityksesi sisäinen wiki voi sisältää kokouspöytäkirjoja, yrityksen käytäntöjä, yritysuutisia, tavanomaisia ​​toimintatapoja, yrityksen ohjelmisto -oppaita ja paljon muuta.

Vaikka tämä saattaa kuulostaa monimutkaiselta yritykseltä, voit käyttää sisäisiä wiki-ystävällisiä työkaluja, kuten Guru luoda tietokannan, jota on helppo käyttää, muokata ja navigoida. Gurun avulla voit integroida muita tiedonhallinta- ja viestintätyökaluja saadaksesi kaikki olennaiset tiedot yhteen paikkaan.

Ladata: Guru puolesta Android | iOS (Ilmainen kokeilu, premium -versio saatavilla)

2. Vähennä viestintäesteitä

Tietojen jakamisen parantaminen organisaatiossa tarkoittaa myös viestintäsiltojen luomista eri osastojen työntekijöiden, etätiimien ja johtajien välillä. On erittäin tärkeää vähentää viestintäesteitä niin paljon kuin mahdollista, jotta tiimin jäsenet eivät tunne toisiaan irrallaan.

Voit saavuttaa tämän käyttämällä reaaliaikaista työpaikan viestintäohjelmistoa, kuten Rento. Tämä työkalu mahdollistaa tehokkaasti henkilökohtaisen viestinnän ja toimintojen välisen yhteistyön eri osastojen välillä Slack-kanavien kautta tiedon jakamisen helpottamiseksi.

Slack mahdollistaa sen tallentaa viestejä ja tiedostojaja löydät ne nopeasti haun kautta. Voit myös hyödyntää nämä kehittyneet Slack -hakuvinkit säästää enemmän aikaa.

Lisäksi voit esitellä a virtuaalinen vedenjäähdytin kanava, jolla kollegat voivat olla vuorovaikutuksessa taukojen aikana tai töiden jälkeen, jakaa ideoita, tutustua uusiin työntekijöihin jne., luodaan helpon viestinnän ja avoimuuden kulttuuri.

Ladata: Slack for Android | iOS (Ilmainen, premium -versio saatavilla)

3. Hyödynnä hiljaisia ​​kokouksia

Yksi tärkeimmistä syistä hiljaiset kokoukset voivat auttaa tehostaa tiimiesi yhteistyötä ja tuottavuutta koska ne edistävät tehokasta tiedon jakamista.

Tämä on mahdollista, koska tiimin jäsenet käyttävät suurimman osan varatusta ajasta jakamaan ideoita kirjoittamalla ja voittavat siten vertaisryhmän painostusta tai riskejä siitä, että suorapuheisemmat ihmiset varjostavat sisäänpäin kääntyneitä kollegoitaan tavanomaisten (sanallisten) kokouksia.

Hiljaiset kokoukset voivat olla erityisen hyödyllisiä aivoriihi -ideoille, koska kaikilla osallistujilla on yhtä paljon aikaa pohtia ja jakaa tietoa tehokkaasti.

4. Arvioi aloitusprosessisi

Työskentely uudessa ympäristössä voi olla pelottava kokemus useimmille ihmisille. Uudet työntekijät tarvitsevat usein aikaa asettua uuteen ympäristöönsä, sopeutua uusiin rooleihin, vastuisiin ja tiimeihin.

Onneksi uusien työntekijöiden osoittaminen mentorille tai tehokas aloitusprosessi tiedonkulun helpottamiseksi voi auttaa ratkaisemaan nämä haasteet.

Siksi on erittäin tärkeää tarkastella aloitusprosessiasi uudelleen tiedonjaon linssin kautta, koska se tarjoaa sinulle täydellisen mahdollisuuden juurruttaa sen arvot organisaatiossasi. Tämä auttaa uusia työntekijöitä tietämään, että heidän näkemyksensä ovat arvokkaita, ja he tuntevat olonsa mukavammaksi jakaa ne ensimmäisestä päivästä lähtien.

Arvioi kuitenkin perehdyttämisprosessisi määrittääksesi, miten voit lisätä lisää tiedonjaon mahdollisuuksia. Voit esimerkiksi luoda sisäiseen wikiisi uusien työntekijöiden koulutusoppaan, joka sisältää asiaankuuluvia tietoja, kuten opetusohjelmia, yrityksen käytäntöjä ja odotuksia, tehtävänkuvauksia jne.

Lisäksi voit käyttää työkaluja, kuten Donitsi Slackin parissa uusien työntekijöiden kanssa mentorien tai osallistuvien ystävien kanssa, jotta he voivat ottaa heidät lämpimästi vastaan, jakaa satunnaisia ​​keskusteluja, jotka auttavat luomaan yhteenkuuluvuuden tunteen ja luomaan merkityksellisiä yhteyksiä.

Johdonmukaisten tiimien, jotka työskentelevät saumattomasti yhdessä eri hankkeiden parissa, on elintärkeää missä tahansa kukoistavassa organisaatiossa. Voit saavuttaa tämän luomalla yhteistyökulttuurin, joka antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden jakaa ideoita, tietoa ja taitoja yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Projektinhallintatyökalut auttavat tehostamaan yhteistyötä tuomalla erilaisia ​​ihmisiä työskentelemään projektissa, seuraamaan heidän edistymistään, lisäämään asiaankuuluvia tietoja ja kommunikoimaan.

Voit käyttää projektinhallintatyökaluja, kuten Asana pitää kaikki tiimisi jäsenet silmukassa ja varmistaa, että he toimivat synergiassa. Asanan avulla kaikkien on helppo käyttää, löytää ja jakaa tietoja yhdessä paikassa. Tämä työkalu voi parantaa tiimisi tuottavuutta auttamalla sinua järjestämään kaikki projektisi ja tietämään, mitä kaikki tekevät, jotta vältetään päällekkäiset toimet.

Ladata: Asana varten Android | iOS (Ilmainen, premium -versio saatavilla)

Paranna työpaikkasi tuottavuutta jakamalla tietoa

Tiedon jakaminen on yksi tuottavan organisaation pilareista.

Voit käyttää yllä olevia vinkkejä ja työkaluja tehostaaksesi tiimisi sitoutumista ja tuottavuutta jatkuvasti kannustaa olemassa olevia työntekijöitä jakamaan tietoa ja kasvattaa tätä arvoa uusille työntekijöille alkaa.

Kuinka parantaa tiimisi motivaatiota ja sitoutumista

Kamppailetko saadaksesi tiimisi osallistumaan? Katsotaanpa, kuinka maksimoida heidän motivaationsa ja sitoutumisensa.

Lue seuraava

Kirjailijasta