Organisaation parantaminen pehmeiden määräaikojen avulla

Määräaikojen noudattaminen on osa jokaisen meistä jokapäiväistä elämää. Voi olla, että sinulla on erääntynyt yliopistotehtävä, projekti työssä tai veroilmoitus valmiina. joka tapauksessa näillä kaikilla on lopetuspäivämäärä, jonka eteen työskentelet.

Suurin osa määräajoista antaa sinulle painetta saada asiat hoidettua. Jos kuitenkin haluat käyttää sitä hyväksesi ja järjestää aikasi paremmin, pehmeät määräajat voivat olla temppu.

Ero pehmeiden ja kovien määräaikojen välillä

Useimmiten määräajat asetetaan meille; esimiehesi tai opettajasi antaa sinulle valmistumispäivän lopulliselle teokselle, etkä voi tehdä muutoksia tämän ajan jälkeen. Tämä on kova määräaika, ja yksimielisyys on, että seurauksia on, jos et noudata sitä.

Loppujen lopuksi kaikki tarvitsee kovan määräajan, koska se tarkoittaa, että asiat saadaan päätökseen, ja jossain vaiheessa työ on saatava päätökseen. Ne antavat sinulle selkeitä odotuksia esimieheltäsi ja antavat sinulle itsemääräämisoikeuden käyttää tätä aikataulua parhaaksi katsomallasi tavalla.

Ihmiset saavat enemmän työtä, kun he ovat paineen alla, ja määräajat ovat loistava tapa hyödyntää tätä ilmiötä. Siksi ihmiset tekevät enemmän työtä viimeisinä päivinä tai tunteina maaliin mennessä. Jos esimerkiksi sinun on lähetettävä tehtävä kahden kuukauden kuluttua, et todennäköisesti tee paljon työtä ensimmäisen kuukauden aikana.

Aiheeseen liittyviä: Vinkkejä välttää viivästymistä ja noudattaa määräaikoja

Siksi kovat määräajat voivat olla tuottamattomia; ilman riittävää painetta saatat päätyä tuhlaamaan arvokasta aikaa ja ryhtyä suorittamaan työsi viime hetkellä laiminlyömällä muut vastuut. Se voi myös olla stressaavaa.

Toisaalta pehmeät määräajat asetetaan ennen tiukkaa määräaikaa olettaen, että saat projektisi päätökseen varaajalla. Jos esimerkiksi määräaika on kahden kuukauden kuluttua, pehmeä määräaika voi olla kolme viikkoa etukäteen.

Voit luoda omat henkilökohtaiset määräaikasi, ja tämän lähestymistavan käyttäminen antaa sinulle tarpeeksi rohkeutta työskennellä ilman viime hetken stressiä.

Pehmeiden määräaikojen käytön edut

Pehmeän määräajan asettaminen ei tarkoita, että se toimii automaattisesti. Jotta voit hyödyntää niitä, sinun on sitouduttava siihen. Niiden vahvistamisesta ei ole hyötyä, jos aiot jättää ne huomiotta kovan määräajan puolesta.

Oikein tehdyistä henkilökohtaisista määräajoista voi kuitenkin olla paljon hyötyä:

• Parannettu ajanhallinta ja vähemmän hukkaan heitettyä aikaa
• Lisää vastuuta muista velvollisuuksistasi
• Parempi organisointi projektiesi kanssa
• Omistus tunne ajastasi ja työstäsi
• Rakentaa luottamusta
• Nopeampi saavutus, kun on aikaa ajatella luovasti

Aiheeseen liittyviä: Tapoja käyttää Mind Mapping -tekniikkaa eksponentiaaliseen tuottavuuteen

Kun olet saavuttanut pehmeän määräajan, sinulla on aikaa tehdä tarkistuksia ja hienosäätää työsi runsaasti aikaa ennen kuin se on luovutettava. Lisäksi sinulla on joustavuus lähettää se, kun olet tyytyväinen lopputulokseen, ja huolehdit kaikista muista kiireellisistä asioista.

Pehmeiden määräaikojen asettaminen tehokkaasti

Joten miten asetat pehmeän määräajan? Tärkeintä on pitää realistinen aikataulu mielessä, jotta tiedät, että pystyt kohtaamaan luotettavasti. Sinun on myös varmistettava, että se ei ole liian lähellä kovaa määräaikaa.

Ihanteellinen parametri pehmeän määräajan asettamiseen on vähentää 25% ajasta kovasta määräajasta, mutta tämä voi vaihdella omien rajoitusten mukaan. Jotkut harkittavat asiat ovat:

• Jos sinulla on muita hankkeita ja kuinka raskas muu työsi on
• Kuinka kaukana on vaikea määräaika?
• Mikä on sinun makea paikka tuottavaan paineeseen
• Jos työskentelet projektin parissa muiden ihmisten kanssa, miten voit kiertää tämän?
• Kuinka suuri tai pieni projektisi on

Kun olet saanut nämä vastaukset, voit määrittää käytännöllisimmän henkilökohtaisen valmistumispäivän ja aloittaa.

Varmistaaksesi, että pidät kiinni henkilökohtaisesta maaliviestistäsi, sinun on tehtävä erittely siitä, miten hallitset sitä. Trello on ihanteellinen sovellus tähän, koska se käyttää yksinkertaista levyasettelua, jota voit muokata tarpeidesi mukaan.

Kun olet luonut Trello -työtilan, avaa Sivupalkki ja alle Omat laudat, Klikkaa Plus allekirjoittaa Luo uusi lauta. Sinä pystyt aloita mallilla, mutta tyhjä lauta on hyvä.

Kun olet nimittänyt ja luonut taulusi, sinun on jaettava aika nykyisen ja pehmeän määräajan välillä viikkoiksi luomalla uusi lista joka viikko sinulla on:

1. Klikkaus Lisää toinen lista
2. Ensimmäisellä listalla, missä lukee Kirjoita luettelon otsikko, tyyppi Viikko 1
3. Toista nämä vaiheet aikataulullasi olevien viikkojen määräksi

Aiheeseen liittyviä: Luovia tapoja hyödyntää Trello kokonaan

Nyt voit alkaa piirtää, mitä hankkeen osia saat päätökseen joka viikko. Voit tehdä tämän valitsemalla Lisää kortti haluamallasi viikolla, Kirjoita tämän kortin nimi ja napsauta Lisää kortti.

Jaa projektin jokainen vaihe, jonka parissa sinun on työskenneltävä. Jos esimerkiksi noudatat kolmen viikon aikataulua, ensimmäinen viikko tulisi varata suunnitteluun ja ideoiden luomiseksi, toisen pitäisi olla suunnitelmien ja suunnitelmien toteuttaminen, ja kolmannen pitäisi olla hienosäätö.

Jos haluat säilyttää kaikki työsi yhdessä paikassa, voit ladata tiedostoja jokaiselle Trellossa luomallesi kortille napsauttamalla muokattavaa korttia ja valitsemalla Liitteet. Voit myös luoda Tarkistuslistat ja lisää Päivämäärät, jos se auttaa.

Käytä määräaikoja eduksesi

Nyt sinulla on pehmeä määräaika, voit levätä helposti tietäen, että työ tehdään vara -ajan kanssa. Parasta on, että sinulla on nyt mahdollisuus valita, mitä teet tällä lisätilalla.

Käyttämällä pehmeitä määräaikoja säännöllisenä käytäntönä työssänne voit parantaa organisaatiota, ja jos ongelmia ilmenee viimeisinä päivinä tai tunteina, olet jo suojattu.

Tehtäväluetteloiden järjestäminen toimintokohteiden avulla

Käyttämällä tehtäväluettelon toimintokohteita voit muuntaa monimutkaiset tehtävät helposti saavutettaviksi ja parantaa projektin tuottavuutta.

Lue seuraava

Kirjailijasta