Kuinka luoda Excel-lomakkeita tiedonsyöttölaskentataulukoita varten

Tietojen syöttäminen Exceliin on pelottava tehtävä, varsinkin jos sinulla on paljon sarakkeita ja tonnia merkintöjä. Se voi myös olla hämmentävää muille käyttäjille, varsinkin jos he eivät tunne laskentataulukkoasi.

Mutta tiesitkö, että voit luoda lomakkeita helpottaaksesi tätä tehtävää? Microsoft antaa sinun tai kenen tahansa muun lisätä tietoja laskentataulukkoosi uudessa ikkunassa olevan lomakkeen avulla. Tällä tavalla on vähemmän epäselvyyttä siitä, mitä tietoja heidän tulisi laittaa Excel-tiedostoon.

Lue ja opi luomaan lomake omaa Excel-laskentataulukkoasi varten.

Tietojesi valmistelu

Ennen kuin aloitat lomakkeen rakentamisen, sinun on ensin valmisteltava tarvitsemasi tiedot. Jos esimerkiksi luot opiskelijoiden läsnäololuetteloa, sinun on ensin kirjoitettava sarakkeisiin tiedot, jotka tarvitset heiltä.

Sinulla on esimerkiksi oltava heidän etunimi, sukunimi, opiskelijanumero, sähköpostiosoite ja kurssi; sitten sinun pitäisi luetella nämä ylimmälle riville. Nämä kohteet tarkoittaisivat sarakkeita, joihin oppilaiden kirjoittamat tiedot koottaisiin.

Jos aiot pyytää oppilaitasi syöttämään tietonsa manuaalisesti, heidän on vieritettävä Excel-tiedoston alareunaan löytääkseen tyhjän rivin. Ja jos pyydät paljon tietoa, esimerkiksi vuosikirjaa varten, kenen tahansa opiskelijan olisi helppo ohittaa solu, mikä johtaisi epätäydellisiin tietoihin.

Yksinkertaisen lomakkeen lisääminen

Kun olet valmistellut kaikki sarakkeiden otsikot, voit nyt aloittaa lomakkeen luomisen. Voit tehdä tämän valitsemalla jonkin sarakeotsikoista. Siirry kohtaan Hakupalkki Excel-ikkunan ylimmässä osassa ja kirjoita Lomake. Hakutuloksissa alla Toiminnot, Klikkaa Lomake.

A Microsoft Excel varoitusikkuna avautuu vahvistaen, haluatko käyttää valittua riviä lomaketunnisteina. Jos olet jo tehnyt niin, napsauta OK. Muussa tapauksessa napsauta Peruuttaa, valitse sarakeotsikot, joita haluat käyttää lomaketunnisteina, ja toista edellisessä kappaleessa kuvatut vaiheet.

Painamisen jälkeen OK, lomakeikkuna tulee näkyviin, ja siinä kaikki! Voit nyt aloittaa tietojen syöttämisen.

Jos aiot käyttää tätä työkalua usein, voit lisätä pikakuvakkeen tähän ominaisuuteen pikatyökalupalkkiin. Palaa kohtaan Hakupalkki ja kirjoita sisään Lomake uudelleen. Mutta sen sijaan, että napsautat hiiren vasemmalla painikkeella Lomake tulos, oikealla painikkeella sen sijaan tuodaksesi esiin kontekstivalikon.

Valitse Lisää pikatyökalupalkkiin, ja näet Lomakekuvake esiintyä siinä. Joten kun seuraavan kerran sinun täytyy vetää lomaketyökalu ylös, sinun tarvitsee vain napsauttaa pikakuvaketta.

Uusien tietojen lisääminen

Avoimessa lomakeikkunassa näet tiedot, jotka sinun on syötettävä tietokantaasi. Täytä kaikki tyhjät kentät ja napsauta sen jälkeen Uusi. Kirjoittamasi tiedot täyttävät automaattisesti taulukon alimman osan, ja saat uuden tyhjän lomakkeen valmiina käytettäväksi.

Jos olet vahingossa tallentanut väärät tiedot, voit palata takaisin ja muuttaa niitä. Selaa muutettavaan merkintään painamalla Etsi Ed tai Etsi Seuraava painikkeita. Kun olet saavuttanut kohteen, jota haluat muokata, muuta vain tiedot asianmukaisessa kentässä.

Kun olet tehnyt korjaukset, napsauta Uusi tai paina Tulla sisään näppäimistöllä tehdäksesi muutokset. Mutta jos olet tehnyt kirjoitusvirheen ja haluat palauttaa edellisen merkinnän, napsauta Palauttaa sen sijaan. Huomaa kuitenkin, että et voi kumota muutoksia Palauta-toiminnolla, kun olet tehnyt muutokset.

Merkintöjen selaaminen lomakeikkunassa

Nyt kun laskentataulukossasi on useita merkintöjä, voit selata tietojasi itse lomakeikkunan avulla. Ikkunan oikean yläkulman lähellä näet nykyisten tietojen sarjanumeron.

Jos haluat nähdä merkinnät ennen tai jälkeen nykyisen valinnan, voit käyttää edellä mainittua Etsi Ed ja Etsi Seuraava painikkeita. Vaihtoehtoisesti voit käyttää vierityspalkkia siirtyäksesi useiden merkintöjen läpi nopeasti.

Voit etsiä tiettyjä tuloksia käyttämällä lomakeikkunan hakutoimintoa. Pääset siihen napsauttamalla Kriteeri painike oikealla alla, Etsi Seuraava. Kirjoita etsittävät tiedot asiaankuuluvaan kenttään ja paina sitten Tulla sisään näppäimistölläsi.

Aiheeseen liittyvä: Etsi ja korvaa -hakuominaisuuden käyttäminen Excelissä

Ikkuna näyttää sitten seuraavan rivin asiaankuuluvilla tiedoilla. Voit selata muita tuloksia napsauttamalla jompaakumpaa Etsi Ed tai Etsi Seuraava.

Voit myös käyttää kaavoja ja määritteitä tarkempaan hakuun. Voit käyttää jokerimerkkiä tähti etsiäksesi osaa tietueesta. Samoin voit myös käyttää suurempi kuin tai vähemmän kuin merkkejä numeeristen tai päivämääräarvojen etsimiseen.

Jos esimerkiksi haluat etsiä BA-kurssille tulevia opiskelijoita, voit syöttää BA* sopivaan kenttään. Lomakeikkunassa näkyvät vain laskentataulukon opiskelijat, jotka suorittavat BA-tutkintoa.

Tyhjien merkintöjen välttäminen

Voit myös estää vahingossa tyhjien merkintöjen lisäämisen Data Validation -toiminnolla. Tätä varten sinun on ensin valittava taulukko, johon aiot syöttää tiedot. Sinun pitäisi sitten mennä osoitteeseen Tiedot > Tietojen validointi.

The Tietojen validointi ikkuna aukeaa sitten. Vuonna asetukset -välilehden alla Sallia pudotusvalikosta, valitse Tekstin pituus. Sitten alla Data pudotusvalikosta, valitse suurempi kuin. Lopuksi alle Minimi kenttä, syöttö 1. Lehdistö OK.

Tämä toiminto estää käyttäjiä syöttämästä vain yhtä merkkiä mihinkään kenttään, mikä varmistaa, että tietosi täyttyvät kokonaan.

Aiheeseen liittyvä: Tietojen tuominen Microsoft Word Formsista Excel-laskentataulukkoon

Nopea ja helppo tapa täyttää suuria tietokantoja

Jos unohdat usein tietoja laskentataulukostasi tai laitat väärää tietoa sarakkeisiin, on korkea aika tehdä lomake itsellesi. Tämä nopea ja helppo ratkaisu varmistaa, että saat tarkan tietokannan.

Vaikka yllä olevassa esimerkissä on vain viisi merkintää, arvostat tätä ominaisuutta Excelissä, jos työskentelet useiden merkintöjen parissa, kuten yrityksen työntekijätietokannassa. Antamalla sinulle itsenäisen ikkunan tietojen syöttämistä varten voit välttää satojen, ellei tuhansien merkintöjen näkemisen samalla kun varmistat tarkan ja tarkan tietojen syöttämisen.

Kuinka yhdistää Microsoft Excel -tiedostoja ja -taulukoita

Opi kaikki taulukoiden yhdistämisestä Excelissä sekä useiden Excel-tiedostojen yhdistämisestä yhdeksi.

Lue Seuraava

Kirjailijasta