Kuinka integroida Microsoftin tehtävät OneNoten kanssa

Jos työsi on syvästi integroitunut Microsoftin ekosysteemiin, To Do ja OneNote ovat luultavasti suosituimpia työkaluja päivittäisessä työnkulussasi. Kun käytät OneNotea projektin suunnitteluun, saat käyttökelpoisia kohteita, jotka vievät tekemäsi työt päätökseen.

OneNoten ja Microsoft To Do: n käyttäminen yhdessä tarkoittaa, että käytät aikaa kontekstin vaihtamiseen, kopioimiseen tai tarkistamiseen sovelluksesta toiseen. Tämän seurauksena saatat menettää keskittymisesi, tehdä virheitä tai, mikä pahempaa, heikentää työsi laatua. Näytämme sinulle tapoja integroida OneNote ja To Do saumattomasti, jotta käytät aikaa tärkeiden töiden priorisointiin.

Tehtävän lisääminen OneNotesta Microsoft To Do -ohjelmaan

OneNote 2019:ssä on kaikista Office-sovelluksista tiukin integraatio Outlookin kanssa. Tämä johtuu siitä, että molemmilla sovelluksilla on samanlaiset tavoitteet ja toiminnot. Voit muuttaa minkä tahansa OneNoten muistiinpanotekstin automaattiseksi tehtävälistatehtäväksi Outlookissa. Mutta odota, mihin Microsoft To Do sopii tähän järjestelmään?

Tulemme tähän keskusteluun myöhemmin, mutta varmista ensin, että sekä OneNote 2019 että Outlook on asennettu tietokoneellesi. Sinun on myös oltava luotu muistikirja ja osio, jossa toiminnalliset kohteesi sijaitsevat. Jos olet aloittamassa, seuraa meitä opas muistikirjojen järjestämiseen OneNotessa.

Valitse teksti, jonka haluat muuttaa Outlook-tehtäväksi. Klikkaa Koti välilehti ja sitten Outlook-tehtävät. Valitse avattavasta valikosta aikaväli tehtävälle. Lippu merkitsee tekstin, ja OneNote lisää huomautuksen tekstin tehtäväksi Outlookissa. Voit jatkaa muistiinpanojen lisäämistä tehtäviksi tarvittaessa.

Vaihda Outlookiin nähdäksesi tehtävän Omat tehtäväni.

Nyt kun vaihdat "Microsoft To Do" -sovellukseen, näet saman tehtävän alla Tehtävät esitäytetyillä määräpäivillä ja linkillä OneNote-sivulle, josta saat tietää, missä tehtäväsi sijaitsevat.

Samoin voit valita Mukautettu ja kirjoita näkyviin tulevasta uudesta ikkunasta Eräpäivä, Aloituspäivämäärä, ja tehtävän tärkeys käyttämällä Prioriteetti ala. Voit myös tarkistaa Muistuttaa -ruutuun, jotta Outlook muistuttaa sinua tehtävästä, ja lisää lyhyt huomautus.

Vaihda nyt "Microsoft To Do" -sovellukseen, mutta et näe tässä tehtävän aloituspäivää tai prioriteettikenttää.

Tehtävien synkronoinnin taustamekanismi

"To Do" -sovellus käyttää Exchange Onlinea tehtävien tallentamiseen ja synkronoimiseen riippumatta siitä, käytätkö henkilökohtaista tiliä tai Microsoft 365:tä. Molemmat tilit noudattavat samoja protokollia, mukaan lukien tietojen salaus, vaatimustenmukaisuus ja tietojen sijainti. Jos suoritat tehtävän "To Do" -sovelluksessa, se päivitetään Outlook Tasksissa ja OneNotessa.

Huomautus: "To Do" -sovelluksella ei ole mitään tekemistä OneNoten "To Do" -tunnisteen kanssa, vaikka isot kirjaimet ovat samat. Tämä on tärkeää, koska ihmiset voivat hämmentyä terminologiasta ja ilmoittaa, että tämä ominaisuus ei näytä toimivan kunnolla.

Huomaa, että sinulla voi olla vain yksi eräpäivä erillisten alkamis- ja päättymispäivien sijaan. Se ei tue tehtävien tiloja, kuten keskeneräisiä tai valmistumisprosenttia, eikä tehtävän tärkeyttä eri prioriteettitasoilla. Et voi palauttaa poistettua tehtävää Tehtävässä, mutta voit tarkastella niitä OneNotessa ja Outlookissa.

Jos tiedät miten Microsoft To Do -sovellus toimii, on mahdollista luoda useita tehtäväluetteloita. Joten on järkevää siirtää tehtävä pois Tehtävät valitsemaasi luetteloon. Mutta kun siirrät tehtävän toiseen luetteloon, muutos näkyy kansiosarakkeessa Outlook-tehtävät, mutta kun viet hiiren osoittimen lipun päälle, näet viestin, että "tehtävää ei ole olemassa".

Synkronoi tehtäväsi To Do ja OneNoten välillä

On mahdollista ristisynkronoida tehtäväsi OneNoten ja To Do -sovelluksen välillä yksinkertaisella sovelluksella Pleexy. Se tuo tehtäväsi sähköpostistasi, muistiinpanoistasi, projektinhallinnasta ja yhteistyötyökaluista tehtävänhallintaasi.

Voit jopa määrittää käyttämiesi työkalujen kaksisuuntaisen synkronoinnin, jotta toiselle puolelle tehdyt muutokset kopioidaan välittömästi toiselle. Jos tiimisi käyttää Jiraa ja OneNotea projektien hallintaan, Pleexy voi kanavoida kaikki asiaankuuluvat tehtävät nämä sovellukset Tehtäväksi. Ja kun suoritat tehtävän "To Do" -kohdassa, se tarkistetaan lähdesovelluksessa liian.

Pleexyn käytön aloittaminen

Rekisteröidy Pleexyn verkkosivuilla käyttämällä "Microsoft To Do" -toimintoa tehtävänhallinnana. Kun olet todennut sen Microsoft-tililläsi, sinua pyydetään valitsemaan sovellus, jonka haluat yhdistää "To Do" -kohtaan. Valitse OneNote ja valtuuta Pleexy käyttämään OneNote-tiliäsi.

Anna yhteydellesi nimi. Sanotaan esimerkiksi "ToDo with OneNote".

Ensimmäinen askel on kertoa Pleexylle, mistä muistikirjoista ja osioista se hakee muistiinpanoja. Voit suodattaa muistiinpanojasi tyypin mukaan, kuten To Do, Keskustelu henkilön kanssa, To Do Prioriteetti 1 ja 2, Asiakaspyyntö ja Aikatauluta kokous. Ja ohita vanhemmat muistiinpanot välillä 1–180 päivää. Pleexy etsii muistiinpanoja, jotka täyttävät kaikki erityisehdot, ja luo ne "Microsoft To Do" -sovelluksessa.

Seuraavassa vaiheessa määritämme tehtävillesi otsikkomallin kohdassa "Microsoft To Do". Voit seurata a kuvio, kuten "{section}: {page} - {todo}", jossa "{sivu}" on OneNote-sivusi ja "{todo}" on OneNote todo tag.

Nyt sinun on määritettävä luettelo, jossa Pleexy luo tehtäviä. Tässä esimerkissä valitsemme Yksi lista, ja määränpää on Työ.

Valitse vihdoinkin, mitä tapahtuu, kun teet muutoksia Microsoft To Do- tai OneNote-tehtäviin. varten OneNote Microsoftin tehtävään, voit hallita, mitä tehtävälle tehdään, kun se on valmis tai poistettu OneNotessa. Ja, varten Microsoft To Do OneNoteen, valitse, mitä haluat tehdä, kun suoritat tehtävän "To Do" -sovelluksessa.

Tallenna muutokset ja aktivoi yhteys. Alla olevassa kuvakaappauksessa voit tarkistaa integroinnin, muokata tai keskeyttää yhteyden ja poistaa ne.

Vaihda "Microsoft To Do" -sovellukseen nähdäksesi muutokset. Kun suoritat tehtävän täällä, se tarkistetaan myös OneNotessa.

Luo useita OneNote-yhteyksiä tehtävällä

Pleexyssä voit luoda useita yhteyksiä näiden kahden sovelluksen välille. Tässä syyt:

1. Jos käytät erillistä OneNote-tiliä henkilökohtaisiin ja työtarkoituksiin.
2. Määritä eri synkronointisäännöt tietyille projekteille OneNotessa.

Saatat esimerkiksi haluta synkronoida blogitekstien tehtävät molemmissa sovelluksissa, mutta voit jättää tehtävän valitsematta OneNotessa, vaikka olisit valinnut ne toisen projektin Tehtävä-kohdassa. Luomme kaksi erilaista yhteyttä Pleexyyn edellä kuvatulla tavalla.

Tuo kaikki tehtäväsi Microsoft To Do -palveluun

Sekä OneNote että To Do ovat monimutkaisia ​​sovelluksia, mutta ne toimivat kaiken kaikkiaan erilaisissa työnkulkuolosuhteissa ja tarpeidesi mukaan. Yksinkertaisissa tapauksissa voit lisätä tehtävän OneNotesta tehtävään, mutta ne eivät ole saumattomia ja katkeavat, jos siirrät tehtävän toiseen luetteloon.

Pleexyn avulla voit synkronoida tehtäviä molemmilla tavoilla riippumatta siitä, mikä tehtäväluettelosi on, ja se on intuitiivista määrittää. Tutustu integraatiosivu luettelon tukemista sovelluksista. Kun aloitat niiden käytön, noudata vinkkejämme ja temppujamme Microsoft To Do -sovelluksen tehokkaaseen käyttöön.

10 Microsoft To Do -vinkkiä parempaan tehtävienhallintaan

Tutustu tarkemmin Microsoft To Do -ohjelmaan ja tutustu vinkkeihin, joiden avulla voit muuttaa sen tehokkaaksi tehtävänhallinnaksi.

Lue Seuraava

Kirjailijasta