Jokainen projekti koostuu joukosta tehtäviä, jotka sinun on suoritettava ajoissa. Asianmukainen tehtävien hallinta tarkoittaa projektien hallintaa suunnittelusta valmistumiseen. Olitpa osa tiimiä, joka työskentelee toimistolla tai kotona, tehtävienhallintaprosessi voi saada sinut kohtaamaan joitain yleisiä haasteita.
Selvitä viisi yleistä tehtävänhallinnan haastetta, jotka sinä ja tiimisi voit kohdata, ja kuinka voit voittaa ne työkalujen avulla.
1. Ei näkyvyyttä tehtävän edistymisestä
Yksi tehtävien oikea-aikaisen suorittamisen ja onnistuneen yhteistyön edellytyksistä on tehtävän edistymisen näkyvyys. Ilman sitä tehtävien hallinnoinnista tulee haaste mille tahansa tiimille. Voit odottaa ratkaisevasi minkä tahansa ongelman nopeasti vain varmistamalla läpinäkyvyyden tehtävän etenemisessä.
Kanban-levyillä voit luoda visuaalisen yleiskatsauksen projektin työnkulusta. Trello on Kanban board -sovellus, jonka avulla voit virtaviivaistaa kaikkia tehtäviä tunnistamalla prosessin pullonkaulat. Tämä sovellus ei vain mahdollista tehtävien etenemistä, vaan antaa sinun myös ryhtyä päättäväisiin toimiin pitääksesi pitkään odottavat tehtävät käynnissä.
Gantt-kaaviotyökalun käyttäminen on toinen hyödyllinen tapa seurata tehtävän edistymistä. Kanssa Agantty sovelluksen avulla tiimin jäsenet voivat synkronoida tehtävänsä vastaavasti. Sen avulla voit myös määrittää ja delegoida tehtäviä käytettävissä oleville resursseille.
Aiheeseen liittyvä: Parhaat ilmaiset Gantt-kaaviosovellukset projektinhallintaan
2. Sähköpostiriippuvuus haittaa työtä
Selkeä viestintä on välttämätöntä, jotta jokainen tiimi voi suorittaa tehtävät määrätyssä ajassa ja täydellä teholla. Vaikka sähköposti on suosittu viestintätapa tiimin jäsenten keskuudessa, täysi riippuvuus sähköpostista voi olla haitallista ja haitata tuottavuutta.
Mitä tulee tiimiin, yksi suurimmista tehtävienhallinnan haasteista on pitää kaikki samalla sivulla välittämällä tarvittavat viestit. Tässä viestiminen mitä ja miten - molemmista tulee ratkaisevan tärkeitä. Jos joku käyttää enemmän aikaa sähköpostien tarkistamiseen, kirjoittamiseen ja niihin vastaamiseen kuin tuottaviin tehtäviin, sähköpostiviestinnän tarkoitus epäonnistuu.
Kanssa MeisterTask, voit keskittää ryhmän jäsenten tiedonjakoprosessin. Voit parantaa tiimiviestintää lisäämällä tehtävän kuvauksen, liitteet, tehtävämuutoslokin ja kommentit itse tehtävään. Nämä ominaisuudet tekevät tehtävästä interaktiivisen ja seurattavan.
Seuraamalla projektia voit pysyä ajan tasalla ja saada kaikki tarvittavat tiedot. Voit vastata nopeasti tehtävien muutoksiin hymiöillä ja saada ilmoituksia sähköpostitse tällaisista muutoksista.
3. Strukturoitujen tehokkuusraporttien puute
Jotta tietäisit tiimisi tehokkuudesta ja tuottavuudesta, sinun on saatava täydellinen yleiskuva jokaisen tiimin jäsenen suorituksesta. Ilman asianmukaista näkemystä kukaan ei voi tietää tehtävän edistymisestä. Vain jäsennelty raportti voi tuottaa oivalluksia koko prosessista, jonka tiimi on käynyt läpi.
Tällaiset raportit eivät ainoastaan tarjoa arvokkaita näkemyksiä tehtävistä ja projekteista. He myös esittävät kerättävän tiedon helposti ymmärrettävällä tavalla. Kun sinulla on täydellinen kuva yhdestä paikasta, tehtävien tehokkuuden parantaminen sujuu saumattomalla tavalla.
Strukturoitujen raporttien avulla voit myös luoda erilaisia tilastoja tärkeiden mittareiden avulla ja muokata, miten haluat nähdä tiedot. Sinä pystyt käytä Asanan Universal Reporting -ominaisuutta saadaksesi graafisia kaavioita ja kaavioita tiimisi suorituskyvystä. Muutamalla napsautuksella näet tiimisi reaaliaikaisen tuottavuuden tilan.
Jokainen tiimin jäsen voi luoda tuottavuuden hallintapaneelinsa tällä työkalulla, joka edustaa visuaalisesti suorituskykymittareita. Yksityishenkilöt voivat jakaa vain luku -muotoisia raportteja sisäisten ja ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Raporttien mukauttaminen on myös helppoa, koska voit lisätä erilaisia suodattimia, valita kaaviotyyppejä ja määrittää jokaiselle projektille erillisen värin.
4. Vaivaton automaation puuttuminen
Nykyaikaisessa yritysmaailmassa tehtävien automatisoinnin merkitys on ensiarvoisen tärkeää. Ilman sitä tehtävien hoitaminen ja projektin saattaminen päätökseen ajoissa on vaikeaa. Automaation puuttuminen voi myös johtaa tuottavuusongelmiin tiimissäsi ja tehtävien hitaaseen suorittamiseen.
Siksi sinun tulee käyttää erilaisia työkaluja tehtävien automatisointiin ja säästää tiimiäsi käyttämästä aikaa näiden tehtävien manuaaliseen suorittamiseen. Kun valitset automaatiotyökaluja, varmista, että niistä on enemmän etuja kuin haittoja, kuten jyrkkä oppimiskäyrä, järjestelmän hidastuminen ja liiallinen ajankulutus.
Mitä tulee automaatioon, voit käyttää mitä tahansa työkaluja työn laajuudesta riippuen. Älykäs automaatio antaa sinun keskittyä tärkeisiin tehtäviin sen lisäksi, että se vähentää tiimityötä. Kun käytät useita automaatiotyökaluja, voit ottaa Zapierin apua sovellusten väliseen integrointiin.
Jotkut Zapierin tukemista suosituista integraatioista ovat:
- Google Sheets ja Toggl: Käytä etä- ja hybridiryhmien projektien hallintaan.
- ClickUp ja TimeDoctor: Käytä tuottavien tuntien seurantaan ja tehtävien hallintaan.
- Trello ja Jira: Käytä ongelmien seuraamiseen tehtävien hallinnassa Kanban-tyylisellä työkalulla.
- Asana ja HubSpot: Käytetään synkronoimaan CRM-ohjelmisto projektinhallintatyökalun kanssa.
- ClickUp ja Jira: Käytä seuraamaan ja ratkaisemaan ongelmia valvottaessa tehtäviä.
Aiheeseen liittyvä: Zapier-integraatiot, jotka automatisoivat tehtävienhallinnan työnkulkusi
5. Scope Creepin käsitteleminen
Scope creep on yhteinen tehtävänhallinnan haaste, jonka tiimit kohtaavat. Se viittaa muutoksiin projektin vaatimuksissa verrattuna siihen, mitä päätit projektin alussa. Nämä muutokset vaikuttavat sekä hankkeen tarkoitukseen että suoritteisiin.
Sinun on oltava tietoinen laajuuden hiipumisesta, kun suunnittelet projektia ja jaat tehtäviä jäsenille. Toimialasta riippumatta voit ehkäistä sen riskinarvioinnilla ja tietoisuudella projektikartoituksen aikana.
Jokaiseen projektiin liittyy jonkin verran riskejä, ja varautumissuunnitelman laatiminen alusta alkaen voi pelastaa sinut kaikilta odottamattomilta tilanteilta. Myös jatkuva riskien arviointi projektin elinkaaren aikana auttaa sinua hallitsemaan riskejä. Käyttämällä maanantai.com, voit käsitellä tahdikkaasti laajuuden hiipimistä projekteissasi.
Tämän sovelluksen projektiriskirekisterin avulla voit paikantaa, arvioida ja suunnitella mahdollisen tapahtuman, jotta voit pienentää riskejä. Käyttämällä sen Scrum Sprintin suunnittelumalli, voit saada tiimisi keskittymään tiettyihin tehtäviin ja tavoitteisiin. The Muutoshallinnan seuranta Tämän työkalun avulla voit hahmotella ja seurata muutoksenhallintasuunnitelmia.
Tehtävienhallintaongelmat ratkaistu
Tehtävienhallintaongelmat voivat johtaa projektien viivästymiseen ja tyytymättömiin asiakkaisiin. Ole tietoinen mahdollisista ongelmista, joita saatat kohdata tehtävienhallinnassa.
Tässä artikkelissa käsiteltiin haasteita ja niiden toteuttamiskelpoisia ratkaisuja, joten voit nyt ryhtyä tarvittaviin toimiin tällaisten ongelmien välttämiseksi varmistaaksesi saumattoman projektinhallinnan.
Etsitkö vaihtoehtoja Asanalle? Tutustu näihin ilmaisiin työkaluihin, joiden avulla voit hallita projektejasi tehokkaasti.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Tehtävien hallinta
- Projektinhallinta
- Ajanhallinta
Tamal on freelance-kirjoittaja MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoiminnasta prosesseja edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä, hän valitsi kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja viimeisimmistä teknisistä uutisista, hän rakastaa Splinter Cell -pelin pelaamista ja Netflixin/Prime Videon ahmimista.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
