8 Facebookin Workplacen ominaisuutta yhteistyöprojektinhallintaan

Projektin viestinnän ja sisällön hallinta on haastava tehtävä. Ilman yhteistä tietolähdettä se on ylivoimainen tehtävä. Facebookin Workplacella on tähän ratkaisu! Työsi tai projektisi koosta riippumatta se on ihanteellinen työkalu erilaisten tehtävien ja projektien sisällön hallintaan.

Lisäksi tiimisi jäsenet ovat jo tuttuja sen käyttöliittymästä (UI), koska se muistuttaa läheisesti Facebook-alustaa. Lue eteenpäin saadaksesi selville, kuinka siitä voi tulla projektinhallinnan voimalaitos.

1. Luo jokaiselle projektille oma ryhmä

Useiden projektien hallinta samaan aikaan voi olla hektistä ja hämmentävää. Ohita sekaannukset Workplacen ryhmäominaisuuden avulla. Tässä alustassa voit luoda erilliset ryhmät jokaiselle projektille pitääksesi tehtävät erillään.

Luomasi ryhmät pysyvät salassa, koska vain ryhmän jäsenillä on lupa osallistua. Voit lisätä niin monta ryhmää kuin haluat ja lisätä ryhmään minkä tahansa määrän jäseniä.

Jos työskentelet yhteistyössä toisen organisaation kanssa, monen yrityksen ryhmä on hyödyllinen. Mukana usean yrityksen ryhmä

Työpaikka avulla voit työskennellä yrityksesi ulkopuolisten ihmisten kanssa yhtä tehokkaasti.

2. Jaa tiedostoja joukkuetovereiden kanssa

Työskenteletpä sitten etänä tai samassa toimistotilassa, sinun on jaettava tiedostoja kollegojesi kanssa online-kanavien kautta. Kuten mikä tahansa muu tehokas toimistopaketti, Workplace antaa sinun jakaa tiedostoja tiimitovereiden kanssa vaivattomasti.

Voit lisätä ryhmään tiedostoja paikallisesta järjestelmästäsi. Vaihtoehtoisesti voit hyödyntää myös organisaation järjestelmänvalvojan hyväksymiä tiedostonjakointegraatioita. Ryhmän järjestelmänvalvojat voivat lisätä hyväksyttyjä integraatioita ryhmään sen jäsenten käytettäväksi.

Tarkista Integraatiot-välilehti löytääksesi tiedostonjakotyökalut. Tällä hetkellä se tukee tiedostonjakosovelluksia, kuten Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint jne.

3. Yhteistyö tiedostojen ja palautteen parissa

Tämän työtilapaketin huomautusominaisuuden avulla tiimisi voi jakaa palautetta erilaisista ryhmässä jaetuista tiedostoista. Tällä tavalla kommenttien ja palautteen seuranta on helpompaa kuin koskaan.

Lisäksi kaikki ryhmän jäsenten kanssa jaetut tiedostot ovat saatavilla Tiedostot-välilehdessä. Sinun ei siis tarvitse selata syötettä löytääksesi tarvitsemasi tiedoston.

Tämän sarjan avulla voit myös luoda avoimen palauteryhmän. Täällä myös muut tiimin jäsenet voivat antaa palautetta. Jakamalla enemmän projektista, kuten dokumentointityylistä, suunnittelusta, kohdeyleisöstä jne., voit saada enemmän palautetta muilta ja saada uusia näkökulmia.

4. Projektin ja tehtävien edistymisen seuranta

Projektin edistymisen seuraaminen on helppoa Workplacessa. Laittamalla viikoittain päivityksiä edistymisestä, mieltymyksistä ja muista ryhmän poikkeuksellisista asioista, joukkuetoverit voivat kertoa toisilleen tehtävistään.

Jos jonkun on jaettava pitkiä raportteja tai tutkimustuloksia, hän voi hyödyntää tämän alustan Note-ominaisuutta. Voit seurata tehtäviä jakamalla ryhmässä toimintokohteita, jotka tehtävän saaja voi merkitä valmiiksi tehtyään.

Mainintaominaisuuden avulla voit määrittää tehtävän tiimin jäsenelle. Voit jopa integroida Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly jne. sovelluksia, jotka parantavat tehtävien hallintaa ja tuottavuutta Workplacen kautta.

Aiheeseen liittyvä: Ilmaiset Zapier-vaihtoehdot työmäärän vähentämiseen ja tuottavuuden lisäämiseen

5. Suojattu ja yhteinen tiedostojen tallennus

Workplace-ryhmien Tiedostot-välilehti järjestää kaikki projektitiedostot yhteen paikkaan. Voit säästää aikaa antamalla Workplacen hallita projektiresursseja, kuten kuvia, PDF-tiedostoja, Excel-arkkeja jne. Jos käytät Workplacea, sinun ei tarvitse seurata tiimin jäseniä, jotka jakavat projekteihin liittyviä arkaluontoisia asiakirjoja eri alustojen kautta, mikä saattaa luottamukselliset tiedot vaaraan.

Tiimi voi lähettää tiedostoja ryhmään useiden kanavien kautta, kuten viestit, chat, aiheet, oppiminen, media jne. Mutta kaikki tiedostot menevät suoraan Tiedostot-välilehteen. Täältä voit helposti hallita tiedostojen käyttöä, versionhallintaa ja poistaa tiedoston, jos se on tarpeeton.

On tärkeää tietää, että voit ladata enintään 50 Mt tiedostoja minkä tahansa muun kanavan kuin Workplace Chatin kautta. Workplace Chatista voit ladata tiedostoja, joiden koko on enintään 75 Mt. Tiedoston kokorajoitus auttaa tiimiä pysymään tuottavana jakamalla pieniä tiedostoja vaivattomasti ilman, että latausnopeuden kaistanleveydellä on ongelmia.

Tämä saattaa vaikuttaa alhaiselta tiedostojen latausrajalta. Workplace tukee kuitenkin massiivisten, jopa 4 Gt: n videotiedostojen lataamista. Joten aina kun sinun on luotava video-opastus Oppimis- tai Tietokirjasto-osioon, voit aina ladata pitkiä HD-videoita.

6. Reaaliaikainen viestintä Workplace Chatin kautta

Kun tiimi työskentelee projektin parissa etäältä, reaaliaikaiselle viestinnälle ei ole vaihtoehtoa. Aina ei kuitenkaan ole mahdollista muodostaa yhteyttä ääni- tai videopuheluilla työskennellessäsi kotoa. Tästä syystä sinulla on oltava pikakeskusteluvaihtoehto yhteistyötyötilassasi.

Workplace tarjoaa tämän ominaisuuden myös käyttäjilleen Workplace Chat -sovelluksen kautta. Lataa se Android- tai iOS-puhelimeesi ja pidä yhteyttä liikkeellä ollessasi. Käytä sitä saadaksesi välittömän vastauksen tärkeään kyselyyn. Ryhmät, joissa on enintään 250 jäsentä, voivat käyttää tätä vaihtoehtoa.

7. Ääni- tai videopuhelu saumattomaan viestintään

Etä- tai hybridiryhmälle yhteistyö on mahdotonta ilman ääni-/videopuheluita. Jos käytät Workplace From Facebook projektinhallintaa varten, sinun ei tarvitse käyttää muita sovelluksia näihin tarkoituksiin. Soittaminen tiimikaverille on vain napsautuksen päässä Workplacessa.

Jopa 50 tiimin jäsentä voi liittyä ääni- tai videokokoukseen Workplacen kautta Facebookin kokousominaisuuden kautta. Voit käyttää tätä mahdollisuutta viikoittaisiin tiimikokouksiin tai ryhmäkeskusteluihin.

Voit myös osallistua nopeisiin kahdenkeskisiin puheluihin ryhmän jäsenten kanssa. Virtuaalipuhelusovellusten, kuten Zoom, BlueJeans ja Cisco Webex Meetings, integrointi on myös saatavilla.

8. Viestien kiinnitysominaisuus pikaohjeita varten

Voit myös kiinnittää julkaisun tai sisällön ryhmän sivulle Facebook-sivun tai ryhmän tapaan. Jokaisessa ryhmässä on tärkeät projektiohjeet, tavoitteet, määräajat ja resurssit. Sisällön kiinnittäminen varmistaa, että tiimin jäsenet löytävät vaivattomasti projektin työskentelyyn tarvittavan sisällön.

Halutessasi voit kiinnittää useita viestejä ilman ongelmia. Voit myös päättää, mikä kiinnitetty viesti pysyy muiden päällä. Muista, että vain ryhmän ylläpitäjä voi kiinnittää viestin Workplace-ryhmään.

Useiden projektien hallinta on helppoa

Yllä näkemäsi toiminnot ovat minkä tahansa projektin perustarpeita. Facebookin Workplace täyttää kaikki nämä ominaisuudet tehokkaasti yksinkertaisen käyttöliittymän kautta.

Jos projektitietosi, kuten tehtäväluettelot, työnkulut, tuote-/palvelumallit, viitesisältö jne., ovat useammassa kuin yhdessä työkalussa, tuo ne yhteen keskeiseen työkaluun, kuten Workplaceen, ilmaiseksi. On myös fiksua tietää, miten Workplace kilpailee muiden projektinhallinnan työtilojen kanssa ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Google Workspace vs. Työpaikka Facebookista: kumpi on parempi?

Näin voit päättää, kumpi on parempi etä- tai hybridiryhmille: Google Workspace vai Facebook Workplace.

Lue Seuraava

Kirjailijasta