9 syytä, miksi projektit viivästyvät ja kuinka välttää ne

Projektien viivästyminen on todellisuutta, ja yrityksistä huolimatta monet tiimit eivät saa projektia valmiiksi määräajassa. Jos et halua viivästyksiä nykyisissä ja tulevissa projekteissasi, sinun on oltava tietoinen tekijöistä, jotka vaikuttavat projektien viivästymiseen.

Viivästyneen projektin syiden tunteminen auttaa sinua selvittämään parhaan tavan välttää ne. Tässä on syitä ja ratkaisuja yhteen suurimmista projektinhallinnan ongelmista – projektin viivästymisestä.

1. Scope Creep

Projektin laajuus viittaa projektin täydelliseen ääriviivaan, ja laajuuden creep tarkoittaa mitä tahansa äkillistä muutosta kyseisessä laajuudessa ilman asianmukaisia ​​muutospyyntöjä. Kuvittele, että tiimisi on keskellä projektia, ja yhtäkkiä tapahtuu laajuuden hiipimistä. Kaikki tähän mennessä tekemäsi ponnistelut menevät turhaan, ja projektin valmistumisen viivästyminen tulee väistämättömäksi.

Tämän ongelman välttämiseksi suunnittele projektisuunnitelma ja pyydä asiakkaat allekirjoittamaan sopimus, jossa sanotaan, että he noudattavat ääriviivoja. Säilytä myös kaikki

seurantaviestintää yhdessä paikassa välttääksesi useiden viestintälähteiden seuraamisen viitteeksi.

2. Tiimi ei ole tietoinen projektin tavoitteesta

Koska olet osa kiireistä yritysmaailmaa, et ehkä tiedä syytä jokaisen tekemäsi tehtävän takana. Se voi kuitenkin aiheuttaa tiimitovereiden demotivaatiota, mikä voi johtaa projektien viivästymiseen.

Tietäen tehtävänsä ja projektin tavoitteiden välisen yhteyden, tiimi voi saada inspiraatiota. Siksi on hyvä idea ottaa kaikki tiimin jäsenet mukaan projektin suunnitteluvaiheeseen. Pyydä heidän palautetta, jotta voit suunnitella projektin heille sopivalla tavalla.

Varmista, että he näkevät, kuinka heidän panoksensa vaikuttaa projektiin ja organisaatioon. Se motivoi heitä saattamaan projektin päätökseen määräajassa onnistuneesti.

3. Epärealistiset toimitukset ja määräajat

Usko tai älä, epärealistiset määräajat ovat mahdollisesti tärkein syy projektin viivästymiseen. Koko tiimi voi ponnistella lisää, mutta projektia on mahdotonta saada valmiiksi ajoissa, jos määräaika ei ole toimiva.

Riippumatta siitä, kuinka houkuttelevaa on asettaa kunnianhimoisia suorituksia, alilupaus ja ylitoimitus on paras tapa tehdä vaikutuksen asiakkaisiin. Tästä syystä aseta tavoitteet, jotka ovat realistisia, saavutettavissa ja mitattavissa.

Monet projektit sisältävät useita tehtäväriippuvuuksia. Suunnittele siinä tapauksessa projektin aikajana ottaen huomioon resurssien saatavuus, arvioitu aika ja tehtäväjärjestys.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka parantaa tuottavuuttasi SMART-kriteerien avulla

4. Resurssien saatavuus

Mikäli tarvittavia taloudellisia, inhimillisiä ja aineellisia resursseja ei ole saatavilla, projekti väistämättä viivästyy. Rahoitusresurssien osalta arvioi, pystyykö alkuperäinen budjetti kattamaan hankkeen kustannukset. Jos ei, hanki lisärahoitusta mahdollisimman pian, jotta hanke ei viivästy varojen puutteen vuoksi.

Henkilöresurssien osalta katso, onko tiimin jäsenillä tarvittavat taidot ja kokemus. Muussa tapauksessa kouluta heidät tai ulkoista tehtävät. Ole varovainen materiaalien, kuten infrastruktuurin, suhteen. Näiden resurssien saatavuutta ei taata, ja niistä on hyvä olla varmuuskopio.

5. Virheellinen edistymisen seuranta ja seuranta

Jatkuva tietojen kerääminen tehtävän edistymisestä on erittäin tärkeää projektin onnistumisen kannalta. Sen tekemättä jättäminen voi johtaa projektin viivästymiseen. Tavoitteiden asettamisen lisäksi sinun on seurattava, onko jokin tehtävä viivästynyt. Näin voit nähdä, onko joukkue oikealla tiellä saavuttamaan tavoite.

Voit käyttää tehtävienhallintatyökaluja kunkin tehtävän edistymisen mittaamiseen. Kun olet huomannut viiveen missä tahansa tehtävässä, voit myös siirtää tehtävän jollekin toiselle. Tarvittaessa nämä sovellukset auttavat myös jakamaan kaikki projektin tehtävät helposti uudelleen.

6. Sidosryhmien välinen viestintävirhe

Kaikkien hankkeeseen osallistuvien osapuolten tulee olla samalla sivulla; muuten he eivät voi saada projektia päätökseen määräpäivänä. Väärin kommunikaatio johtaa väärinkäsityksiin, mikä lopulta vaikeuttaa projektin etenemistä.

Siksi jokaisen tiimin jäsenen tulee välittömästi tietää laajuuden muutoksista, asiakkaiden odotuksista ja mahdollisista viivästyksistä kaikilta osapuolilta. Säännöllisiä tiimitapaamisia tulisi järjestää projektin päivitysten välittämiseksi.

Myös joukkueiden tulee käyttää projektinhallinnan työkalut tietää eräpäivistä ja tärkeimmistä määräajoista. Nämä sovellukset pitävät myös koko tiimiviestinnän yhdessä paikassa selkeyden varmistamiseksi.

7. Haluttomuus työskennellä tiiminä

Onnistunut projekti on tiimityötä. Jokaisen jäsenen, myös johtajan, on suoritettava tehtävänsä tehokkaasti saavuttaakseen tavoitteensa. Joskus tiimin jäsenet eivät tee yhteistyötä, mikä johtaa projektien viivästyksiin. Edes johtajat eivät nykyään yleensä toimi mikrohallinnossa.

Mutta kaikkien on muistettava, että perimmäinen tavoite on saada projekti päätökseen ajoissa. Projektia ei pidä vaarantaa vain konfliktien välttämiseksi.

Vaikka tiimin jäsenet tarvitsevat omaa tilaa ja päätösvaltaa toimiakseen parhaalla mahdollisella tavalla, johtajien tulisi puuttua asiaan aina, kun se on tarpeen, jotta projekti ei menisi raiteiltaan. Esimiesten tulee myös ryhtyä välittömiin toimiin ratkaistakseen kaikki tiimikonfliktit.

Aiheeseen liittyvä: Mikä on etätyökonflikti? Tapoja estää se

8. Kolmannen osapuolen tekijät

Usein organisaatiot tarvitsevat kolmannen osapuolen osallistumista projektin tietyissä vaiheissa. Ulkoiset toimittajat voivat myös olla vastuussa projektien viivästyksistä, jos he eivät toimita resursseja tai tehtäviä ajoissa. Se tapahtuu yleensä siksi, että nämä kolmannen osapuolen henkilöt eivät tiedä projektisi virstanpylväitä tai tavoitteita.

Tiimit eivät myöskään seuraa myyjien kanssa määrättyjä tehtäviä ja joutuvat vaikeuksiin, kun kolmas osapuoli viivästyy. Tällaisten ongelmien välttämiseksi anna heille tiukka määräaika ja pidä heihin yhteyttä toimitukseen asti. Voit myös sisällyttää sopimukseen viivästyssakon. Siksi he ottavat oikea-aikaisen toimituksen vakavasti.

9. Odottamattomat olosuhteet

Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, voit kohdata joitain odottamattomia tilanteita, jotka voivat johtaa projektin viivästymiseen. Luonnonkatastrofit, säähäiriöt, poliittinen epävakaus, maailmanlaajuinen taantuma, vaikeudet saada investointeja – kaikki nämä voivat viivästyttää projektiasi.

Vaikka näitä syitä ei voida estää, voit varmasti vähentää niiden vaikutusta asianmukaisella suunnittelulla. Jokaisen joukkueen jäsenen tulee aina olla valmistautunut pahimpaan. Tehtävien jättäminen viime hetkellä on vahva askel tämän ongelman torjumiseksi.

Tiimin jäsenten tulee tehdä yhteistyötä myös silloin, kun katastrofien jälkeen on lisätöitä, jotta projektit saadaan päätökseen ajoissa.

Säästä projekteja viivästymiseltä

Projekti voi mennä raiteiltaan missä tahansa vaiheessa. Kun tiedät yleiset projektien viivästymiseen syyt ja ratkaisut niiden välttämiseksi, voit saavuttaa tavoitteen onnistuneesta projektitoimituksesta ajoissa. Siten myös tuottavuustavoitteiden saavuttamisesta tulee helpompaa kuin koskaan.

7 parasta sovellusta, jotka auttavat sinua saavuttamaan tuottavuustavoitteesi

Haluatko loistaa ajanhallinnassa? Käytä näitä monipuolisia timeboxing-sovelluksia saavuttaaksesi tuottavuustavoitteesi.

Lue Seuraava

Kirjailijasta