Kuinka saada viivästynyt projekti nopeasti takaisin raiteilleen

Jokainen projekti alkaa hyvistä aikomuksista ja parhaimmista ponnisteluista, mutta monet niistä lähtevät raiteilleen vähäisellä sitoutumisella ja jäävät väliin. Mutta sinun ei tarvitse pettyä, sillä jotkut korjaavat toimet voivat saada viivästyneen projektisi takaisin raiteilleen hetkessä.

Tässä on joitain tehokkaita projektin palautustekniikoita, joita sinun pitäisi yrittää saada asiat etenemään oikeaan suuntaan.

1. Kutsu tiimikokoukseen

Joukkueesi on saattanut tavata useita virtuaalisia tiimikokouksia tälle projektille. Kuitenkin, kun tiedät myöhästyväsi määräajasta, kaikkien on pakollista istua yhdessä vielä kerran. Tämän tiimikokouksen pitäisi kehittää uusi strategia siitä, mitä tehdä seuraavaksi.

Harkitse projektin suoritteita, budjettia ja aikaa (jäljellä olevaa tai ylimääräistä), joka sinun on tehtävä projektin loppuun saattamiseen. Tarkista viivästymisesi vaikutus kuhunkin näistä näkökohdista. Selvitä, mitä tiimi voi tarjota säilyttäen alkuperäisen budjetin ja määräajan.

Näiden lisäksi katso, kuinka kauan projektin loppuun saattaminen kestää. Keskustele sitten asiakkaasi kanssa jonkin yllä olevista vaihtoehdoista.

2. Selvitä myöhästymisen syy

Sen lisäksi, että valitset toteuttamiskelpoisia vaihtoehtoja asiakkaillesi, käytä kokousta projektin ongelman määrittämiseen. Vain kun tiedät projektin viivästymisen syyn, voit ryhtyä toimiin ongelman korjaamiseksi.

Projektin viivästymiseen voi olla useita syitä, mukaan lukien budjettipula, resurssien puute, organisaation prioriteettien muutokset, laajuuden hiipiminen, tiimin tehottomuus jne. Selvitä, kumpi on vastuussa viivästyksestä ja miten se on vaikuttanut projektiin. Päättele myös, kuinka voit korjata ongelman mahdollisimman nopeasti.

3. Aseta uusi mutta realistinen määräaika

Jos olet myöhästynyt alkuperäisestä määräajasta, on aika siirtyä eteenpäin ja asettaa sen sijaan uusi. Käy läpi alkuperäinen aikataulu selvittääksesi, kuinka monta projektin tehtävää on vielä kesken. Aseta haastavat mutta toteuttamiskelpoiset virstanpylväät jokaiselle jäljellä olevalle tehtävälle ja etsi projektille uusi eräpäivä.

Tavoitteesi on toimittaa projekti uudessa määräajassa. Harkitse siis tiimisi kapasiteettia, resursseja ja saatavuutta ennen uuden eräpäivän määrittämistä.

4. Harkitse projektin laajuutta uudelleen

Jos epärealistinen projektin laajuus on aiheuttanut projektisi viivästymisen, harkitse luonnoksen tarkistamista, jotta se on saavutettavissa lyhyessä ajassa. Keskustele laajuudesta asiakkaan tai sidosryhmien kanssa ja tarkista, mitkä osa-alueet projekteista voit poistaa.

Älä koskaan anna kiihkon hiipiä tapahtua, kun todella pyydät kaukosäätimen pienentämistä. Laajuuden muutos vaikeuttaa projektin loppuun saattamista. Saattaa myös olla, että tiimisi painopiste on siirrettävä kokonaan uuteen suuntaan.

5. Jaa pieniin tehtäviin ja priorisoi

Kun saat asiakkaalta nyökkäyksen tarkistetusta projektin laajuudesta, ala työstää sitä. Ensinnäkin, jaa jäljellä oleva työ pieniin tehtäviin. Paikanna sitten, onko tehtävien välillä riippuvuuksia. Jos kyllä, harkitse niitä ennen tehtävien priorisoimista.

Pyydä tiimiä työskentelemään ensin prioriteettitehtävien parissa. Joskus asiakas saattaa pyytää sinua toimittamaan osan tai osan projektista ensin projektin viiveen aikana. Tällaisissa tapauksissa aseta kyseinen segmentti etusijalle.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat tekniikat freelancereille tehtävien priorisointiin ilmaiseksi

6. Vahvista tai jaa uudelleen vastuut

Sinun on työskenneltävä koko tiimin kanssa määrittääksesi heidän roolinsa jäljellä olevan projektin laajuuden tai tehtävien osalta. Tarkista suoritetut tehtävät tunnistaaksesi mahdolliset ristiriidat tai tehottomuudet tässä projektissa tähän mennessä tehdyssä työssä. Tehtäviä voi olla tarpeen vahvistaa tai jakaa uudelleen aikaisemman suorituksen perusteella.

Ratkaise alkuperäistä suunnitelmaa koskevat epäilykset tehtävissä uudelleen jakaessasi. Varmista, että vastikään määrätyllä henkilöllä on tämän tehtävän suorittamiseen tarvittavat taidot eikä hänellä ole muita prioriteetteja.

7. Keskity reaaliaikaiseen viestintään

Ei ole varaa enää viivästyksiin projektissa, joka on jo mennyt raiteiltaan. Joskus ratkaisevat päätökset jäävät odottamatta vastauksen viivästymisen vuoksi. Siksi tiimisi ei pitäisi tuhlata aikaa asynkroniseen viestintään, jossa he eivät tiedä, milloin he saavat vastauksen.

Aiheeseen liittyvä: Vinkkejä ja työkaluja reaaliaikaiseen kommunikointiin asiakkaiden ja tiimien kanssa

Viivästyneissä projekteissa korosta synkronoitua viestintää, kuten pikachattia. Kollegat voivat myös osallistua ääni- tai videopuheluihin selvittääkseen epäilyksiä tai esittääkseen tärkeän kysymyksen. Mitä tahansa teetkin, älä koskaan ole riippuvainen viivästyneistä viestintätavoista, kuten sähköpostista, tällaisissa tilanteissa.

8. Seuraa ja hallitse tehtäviä tarkasti

Et halua viivästyä kahdesti yhdessä projektissa. Tämän välttämiseksi on välttämätöntä hallita tehtäviä ja seurata niiden edistymistä päivittäin. Tee suoritusten seurannasta osa päivittäistä rutiiniasi dynaamisella avulla projektinhallintasovellukset jossa jäsenet voivat tarkistaa tehtävän ja projektin edistymisen.

Saavutusten seuraaminen ei riitä, vaan niitä on verrattava arvioituihin saavutuksiin. Kun huomaat jonkun jäävän jälkeen, ota välittömästi yhteyttä heihin selvittääksesi ongelman ja korjataksesi sen mahdollisimman pian.

9. Tee riskinhallintasuunnitelma

Viivästyneen projektin tarkistettu suunnitelma sisältää usein lisätyömäärää, uusia resursseja ja tiukan aikataulun. Vaikka on suuri mahdollisuus, että saat projektin onnistuneesti päätökseen, siihen liittyy myös riskejä. Siksi sinun on laadittava riskinhallintasuunnitelma.

Tunnista sitä varten riskitekijät. Sinun tulisi myös analysoida niitä kehittääksesi suunnitelman niiden kielteisten vaikutusten lieventämiseksi. Pyri pienentämään näiden riskitekijöiden esiintymisen mahdollisuutta. Tee riskienhallintasuunnitelmasta koko tiimi tietoiseksi ja päivitä sitä jatkuvasti projektin edetessä.

10. Lisää ponnisteluja

Sanomattakin on selvää, että viivästyneen projektin nopeaan toteuttamiseen on panostettava enemmän. Se voi tarkoittaa myös ylitöitä monille tiimin jäsenille. Aika vaihtelee projektin laajuudesta riippuen. Tämä voi kuitenkin heikentää joukkuetta, jos ylityöstä tulee pitkä.

Tästä syystä johtajien tulisi tarjota joukkuetovereilleen selkeä käsitys siitä, kuinka kauan jatkotyö jatkuu. Jos joku ei voi antaa enemmän aikaa viivästyneelle projektille, sinun on ulkoistettava hänen tehtävänsä.

Tehokkaita vinkkejä viivästyneisiin projekteihin

Ei ole harvinaista, että projekti menettää painopisteensä. Kun se tapahtuu, projektin kipupisteiden tunnistaminen ja tunnistaminen on välttämätöntä.

Noudata yllä mainittuja vinkkejä saadaksesi projektin takaisin raiteilleen. Voit myös käyttää projektinhallintasovelluksia projektin onnistuneeseen ja oikea-aikaiseen loppuun saattamiseen.

MeisterTaskin 11 parasta ominaisuutta ketterään projektinhallintaan

Haluatko ottaa käyttöön ketterän – dynaamisen projektinhallintamenetelmän, joka lisää tuottavuutta? MeisterTask voi auttaa sinua.

Lue Seuraava

Kirjailijasta