7 parasta työkalua sähköpostien järjestämiseen ja tuottavuuden parantamiseen

Saat luultavasti useita sähköpostiviestejä asiakkailta, ystäviltä tai perheeltä joka päivä. Sähköpostilaatikon järjestäminen voi olla ylivoimaista, varsinkin jos sinulla on hallitsematon tapa säilyttää jokainen viesti.

Tässä on muutamia vinkkejä ja työkaluja, jotka auttavat sinua järjestämään postilaatikkosi, jotta sinulla on enemmän aikaa työstää tehtäväluetteloasi.

Vinkkejä sähköpostilaatikon järjestämiseen

• Käytä muutama minuutti joka päivä tarpeettomien sähköpostien poistamiseen.
• Peruuta tarpeettomat tilaukset.
• Luo tarvittaessa erityisiä kansioita työ- tai henkilökohtaisille sähköposteille ja lajittele viestit näihin kansioihin heti, kun ne saapuvat.
• Käytä tunnisteita järjestääksesi saapuvan postin aiheen mukaan (esim. talous, matkailu jne.).
• Arkistoi sen sijaan, että poistat tärkeitä viestejä, jotka sinun on tallennettava myöhempää tarvetta varten.
• Jos Gmail-tilisi on linkitetty ulkoiseen sähköpostiosoitteeseen, säädä ilmoitusasetuksiasi välttääksesi tarpeettomat päivitykset.
instagram viewer
• Käytä ensisijaista sähköpostiosoitettasi tärkeille viesteille ja luo toinen tili vähemmän tärkeille viesteille, kuten sähköpostitilauksille.

Nämä vinkit voivat parantaa tuottavuuttasi merkittävästi. Jos kuitenkin tarvitset lisäapua, voit käyttää näitä työkaluja:

Shiftin avulla voit järjestää postilaatikkosi yhteen paikkaan.

Sinä pystyt järjestää postilaatikkosi suodattimien avulla, luodaan automaattisesti, kun lähetät sähköposteja eri sähköpostiohjelmilla, kuten Gmaililla tai Microsoft Outlookilla. Näiden suodattimien avulla voit järjestää sähköpostit lähettäjän, luettelon, aiheen ja muiden mukaan. Kun olet lisännyt viestiin suodatusehdot, se sijoitetaan tiettyyn kansioon tunnisteineen.

Shift on varustettu myös erinomaisella hakutoiminnolla, joka toimii kaikilla tileilläsi ja muut sovellukset, kuten Slack ja Facebook Messenger, joten voit nopeasti noutaa keskustelut milloin tahansa vaaditaan.

Yksi Shiftin käytön tärkeimmistä eduista on, että se keskittää kaikki työnkulkusi, säästää aikaa sovellusten ja sähköpostitilien välillä siirtymisessäja parantaa tuottavuuttasi.

Yksi syistä, miksi et ehkä halua ladata sovellusta tai rekisteröityä verkkosivustolle, on se, että pelkäät heidän jatkuvasti pommittavan sinua sähköposteilla. Väliaikainen ja kertakäyttöinen sähköpostiosoite on erinomainen tapa järjestää postilaatikkosi ja välttää roskapostia.

Sen sijaan, että antaisit ensisijaisen sähköpostiosoitteesi, voit käyttää MailDropia luodaksesi ilmaisen osoitteen sovelluksille/verkkosivustoille, joilla on huono tietoturvamaine tai välttääksesi roskapostimainokset.

Inbox by Gmail tarjoaa mukautettavia luokkia ja pitää näitä aiheita koskevat sähköpostit postilaatikkosi yläosassa. Se tarjoaa myös "torkku"-ominaisuuden, jonka avulla voit piilottaa sähköpostin tiettyyn päivämäärään tai kellonaikaan. Voit myös käyttää "Lisää tehtävään" -ominaisuutta linkittääksesi tärkeät sähköpostit omaan Google Task lista nopeasti, johon voit lisätä muistiinpanoja ja asettaa eräpäiviä.

"Numput" on toinen tapa automaattisesti lajitella samankaltaisia ​​viestejä uutiskirjeistä ja sosiaalisen median päivityksistä helposti hallittaviin luokkiin. Näiden strategioiden avulla pääset eroon kaikesta sotkusta – olipa kyse tilauksista tai loputtomista työsähköpostipinoista – ja pääset suoraan tärkeisiin.

Unroll.me on ilmainen työkalu, jonka avulla voit peruuttaa uutiskirjeiden tilauksen ja järjestää postilaatikkosi samanaikaisesti.

Uutiskirjeen tilauksen lopettaminen ei ehkä tunnu suurelta haasteelta, mutta siitä tulee ylivoimaista, kun joudut käsittelemään kymmeniä tai satoja tilauksia.

Unroll.me: n avulla on helppoa hallita satoja sähköposteja samanaikaisesti. Muutamalla napsautuksella voit lopettaa uutiskirjeiden tilauksen kokonaan, järjestää ne halutessasi tunnisteilla ja etsiä tiettyjä viestejä avainsanan perusteella.

Unroll.me: n "Rollup"-ominaisuus voi olla hyödyllinen niille, jotka ovat täynnä sähköpostiuutiskirjeitä. Sen avulla voit koota kaikki suosikkisähköpostitilauksesi kerran päivässä julkaistavaksi yksinkertaiseksi luetteloksi.

Tällä tavalla voit käydä läpi tilaukset kerralla sen sijaan, että hukkaat aikaa postilaatikon läpikäymiseen aina, kun saat kampanjauutisia.

Jos olet kilpailuhenkinen henkilö, joka nauttii asioiden tekemisestä itse, voit muuttaa sähköpostien massatilauskampanjan hauskaksi peliksi. Sähköpostipeli on ilmainen työkalu, joka pelillistää postilaatikon tyhjennysprosessin.

Voit hallita sähköpostilaatikoitasi kirjoittamalla sähköpostiosoitteesi ja aloittamalla pelin. Tavoitteena on järjestää mahdollisimman monta sähköpostia tietyn ajan sisällä. Saat rangaistuksen, jos kestät liian kauan, mutta saat enemmän pisteitä, jos hallitset viestejäsi nopeasti.

Sähköpostipelin avulla voit kehittää tapana keskittyä yhteen sähköpostiin kerrallaan ennen kuin siirryt seuraavaan, kun taas sen integroitu ajastin parantaa tuottavuuttasi.

InMoat on työkalu, joka järjestää sähköpostit niiden tyyppien mukaan, esimerkiksi talous-, tuottavuus-, terveys- jne. Tämä työkalu auttaa parantamaan tuottavuuttasi valitsemalla ja sijoittamalla sinulle tärkeitä sähköpostityyppejä postilaatikkosi yläosaan, jolloin ne ovat etusijalla muihin nähden.

Kun olet kirjautunut tilillesi, InMoat pyytää sinua valitsemaan toimialan ja ammatin optimoidaksesi työnkulkusi ja asettaaksesi prioriteetit. Voit käyttää "Älykkäät suodattimet" -vaihtoehtoa valitaksesi postilaatikkoosi jäävien sähköpostien luokan. Se siirtää vähemmän tärkeät sähköpostit InMoat-kansioosi, jotta voit tarkastella niitä myöhemmin milloin sinulle sopii.

InMoat analysoi myös verkkosi ja pyytää sinua valitsemaan luotetut yhteystietosi priorisoimaan heidän sähköpostinsa siirtäen samalla viestit tuntemattomista lähteistä toiseen kansioon.

FollowUpThen on oma henkilökohtainen avustajasi, joka muistuttaa sinua seuraamaan tiettyjä sähköposteja. Se on hengenpelastaja kiireisille ihmisille tai niille, jotka usein unohtavat tärkeät viestit.

Kun lähetät sähköpostin FollowUpThenin avulla, sähköposti palaa postilaatikkoosi täsmälleen määrittämäsi päivänä ja kellonaikana. Älä unohda enää tärkeitä liikesopimuksia tai treffejä ystävien kanssa.

Saapuneet sähköpostit voivat nopeasti heikentää tuottavuuttasi, koska saat paljon sähköposteja potentiaaliset asiakkaat, ystävät, kollegat ja ne ärsyttävät uutiskirjeet ja promootiouutiset, joita et koskaan kysynyt varten!

Seuraavan kerran, kun sinusta tuntuu, että kaikki postilaatikossasi hukkuu, hengitä syvään, aloita näiden vinkkien toteuttaminen ja käytä näitä työkaluja saadaksesi kaiken hallintaan ja nostaaksesi tuottavuuttasi.

5 syytä käyttää yhteistyötyökaluja sähköpostin sijaan

Yhteistyötyökalut tarjoavat koordinoidumman työnkulun ryhmäkeskusteluihin, tiedostojen jakamiseen, tehtävien hallintaan jne. Tästä syystä ne ovat parempia kuin sähköposti.

Lue Seuraava

Kirjailijasta