8 erittäin yksinkertaista tehtäväluettelotyökalua keskittyneenä

Mainos

Ihastumme usein tuottavuusjärjestelmiin ja tehtävälistasovellusten lupaaviin ominaisuuksiin. Kun näin tapahtuu, tehtävien hallinnasta tulee liiallista toimintaa ja tekosyy viivyttele vielä 15 hauskaa satunnaista verkkosivustoa, jotka auttavat sinua viivyttelemäänInternet on täynnä outoja asioita. Tappaa aikaa näillä verkkosivustoilla, jotka saavat sinut miettimään, miksi ne koskaan luotiin. Lue lisää .

Pitkän aikavälin tehtävien suunnitteluun ja ajoitukseen tarvitaan vankka työkalujärjestelmä, jotta saat lintuperspektiivistä näkemyksen kaikista projekteistasi. Mutta jokapäiväisessä elämässä paperi toimii parhaiten keräilynä tärkeimpien tehtäviesi suorittamiseen. Se tuo keskittymisesi takaisin sinne, missä se kuuluu: työhön.

Sovellukset, jotka vaativat samanlaista peruslähestymistapaa, toimivat yhtä hyvin. Tässä artikkelissa tarkastelemme kahdeksaa tällaista minimalistista työkalua päivittäisten tehtäviesi seuraamiseen.

Minimalistit elävät verkossa. Sinun ei tarvitse rekisteröityä siihen luodaksesi tehtäväluettelon, mutta sinä voi yhdistä sovellus Google-tiliisi.

Suunnata getminimalist.com ja aloita päätehtäväluettelosi luominen. Saat siihen erillisen linkin, jonka voit halutessasi jakaa jonkun kanssa.

Vaikka Minimalistilla ei ole omaa mobiilisovellusta, se tukee mobiililaitteiden eleitä, kuten pyyhkäisemistä ja vetämistä.

2. Google Tasks (Verkko, pöytäkone, mobiili)

Kun markkinoilla on niin monia tehtäväluettelosovelluksia, olet ehkä unohtanut tehtävienhallintaominaisuuden, joka on Gmail-postilaatikossasi koko päivän. Jos sinulla on, on aika harkita sitä uudelleen kelvollisena ehdokkaana päivittäisten tehtäviesi hoitamiseen. Se jopa mahdollistaa sen muuttaa sähköpostit tehtäviksi 9 välitöntä tapaa muuttaa sähköpostisi tehtäviksiEt voi estää to-do-tyyppisten sähköpostien päätymistä postilaatikkoosi, mutta voit muuttaa ne tehtäviksi hallitaksesi niitä paremmin. Tässä on muutamia vinkkejä sähköpostien muuttamiseksi tehtäviksi. Lue lisää .

Tuo Google-työlista näkyviin napsauttamalla Gmail Gmail-postilaatikon sivupalkin yläpuolella ja valitse Tehtävät avattavasta valikosta. Näet pienen paneelin ponnahdusikkunan oikeaan alakulmaan. Täällä voit listata päivän tehtäväsi ja tarkistaa ne yksitellen. Pienennä Tehtävät-paneeli pitääksesi sen poissa näkyvistä ja silti helposti käytettävissä.

Google-työlista on erityisen kätevä, jos työhösi liittyy paljon sähköpostin lähettämistä edestakaisin ja olet liimautunut Gmail-postilaatikkoosi. Voit myös näyttää tehtäviä Google-kalenteristasi napsauttamalla Tehtävät alla Minun kalenterini.

Jos haluat näyttää Tehtävät omalla välilehdellä, seuraa tätä URL-osoitetta. Chrome-käyttäjät, entä jos työlista pysyisi kiinnitettynä Chromen työkalupalkkiin virallisella Google Tasks Chrome -laajennuksella? Android-käyttäjät, voit kuljettaa Google Tasksia taskussasi Tasksilla [ei enää saatavilla].

Google-työlistan käyttämisen sijaan voit luetella tehtäväsi sähköpostiluonnokseen ja merkitä luonnoksen tähdellä nopeaa käyttöä varten. (Kiinnitä luonnos postilaatikkoon, jos käytät Gmailin Inbox.) Jos olet ottanut Pikalinkit-ominaisuuden käyttöön kohdassa Asetukset > Labs Gmailissa voit lisätä pikalinkin sivupalkkiin tehtäväluonnokseen.

MinimaList sattuu olemaan suosikkini tällä listalla. Se on elepohjainen, mikä tarkoittaa, että voit pyyhkäistä, vetää ja napauttaa tiesi sen läpi.

Tehtävien luominen, muokkaaminen ja uudelleenjärjestely on yksinkertaista ja intuitiivista. Oletusluettelo, joka tulee näkyviin, kun asennat sovelluksen, sisältää ohjeet MinimaListin käyttämiseen.

Rakastin MinimaListissa sen Pomodoro-ajastimen integrointia käyttäjille, jotka vannovat Pomodoro-tekniikan tehokkuus Kuinka yksinkertainen Pomodoro-ajastin teki elämästäni paremmanPomodoro-tekniikka on yksi yksinkertaisimmista ajanhallinnan elämäntavoista. Päästä häiriötekijöistä läpi 25 minuutin osien ja ajastimen avulla. Se voi olla elämää muuttava rutiinimuutos, jos se sopii sinulle. Lue lisää . Itse ajastimen asetukset eivät ole häiritseviä, mikä tarkoittaa, että se ei häiritse sinua, jos et käytä Pomodoro-tekniikkaa ajan hallintaan.

MinimaList on saatavilla App Storesta ilmaiseksi. iOS-käyttäjät, muista, että laitteessasi on jo varastossa oleva sovellus (muistutukset), joka sopii erinomaisesti tehtäväluetteloiden ylläpitämiseen. Se toimii offline-tilassa kuten MinimaList.

4. Tekstitiedosto (työpöytä, verkko, mobiili)

Tekstitiedosto on luultavasti yksinkertaisin ja yksinkertaisin yksikkö tietojen tallentamiseen tietokoneellesi, ja se on ihanteellinen, jos kaipaat yksinkertaisuutta työnkulussasi. Sinä pystyt seurata kaikkea ideoista laskuihin tekstitiedostoissa 8 jokapäiväistä asiaa, joita voit seurata tekstitiedostoillaTietojen tallentaminen tekstitiedostoihin on pikakuvake yksinkertaisempaan työnkulkuun. Käytämme vaatimatonta tekstitiedostoa päivittäisten tietojen seuraamiseen näiden vinkkien avulla ja parannamme tuottavuuttamme. Lue lisää , joten miksi et tehtävälistasi?

Jos sinulla on jo "todo.txt"-tiedosto työpöydälläsi, tulet rakastamaan Todo.txt-tiedostoa, joka tuo selkeiden tekstien tehtäväluetteloiden yksinkertaisuuden mobiililaitteellesi. Se on saatavilla Androidille sekä iOS: lle.

5. Slack (työpöytä, verkko, mobiili)

Jos vietät suuren osan työpäivästäsi Slackissa, myös tehtävälistasi voi mennä sinne. Tuo automaattinen botti 14 parasta automatisoitua bottia, joita tarvitset Slack-kanavallesiJos sinulla on yritys, voit perustaa Slackin ja saada robotteja suorittamaan turhia tehtäviä 24/7 samalla kun jatkat tärkeämpiä asioita, kuten maailman valloitusta. Lue lisää seurataksesi tehtäväluetteloasi puolestasi.

MakeUseOf on Slackissa meillä on tehtävälistabotti nimeltä, uh, Tehtäväbotti. Voin käskeä sitä lisäämään tehtäviä henkilökohtaiseen tehtävälistalleni mm. Tässä on tilannekuva joistakin komennoista, joita voin antaa sille.

To-do-bot-sovelluksen integrointi vaatii järjestelmänvalvojan oikeudet. Sovelluksen asennuksen jälkeen kaikki Slack-tiimin jäsenet voivat käyttää /todo komento.

Jos tiimisi käyttää jo täysimittaista projektinhallintasovellusta, esim Kyber.me, voit palata sen mukana tulevaan tehtävälistaominaisuuteen.

6. Laskentataulukko (työpöytä, verkko, mobiili)

Laskentataulukko on järjetön tapa seurata kaikenlaista dataa 10 hämmästyttävän hyödyllistä laskentataulukkomallia elämäsi järjestämiseenOnko elämäsi sotkua myöhästyneistä määräajoista, unohdetuista ostoksista ja rikkoutuneista sitoumuksista? Kuulostaa siltä, ​​että sinun täytyy organisoida. Lue lisää mukaan lukien päivittäiset tehtäväsi. Se voi näyttää ensi silmäyksellä monimutkaiselta, mutta se voi olla niin yksinkertainen kuin haluat sen olevan. Vain kaksi saraketta riittää: yksi tehtävän nimelle ja toinen sen tilalle.

Vaikka lisäät sarakkeita projektien nimille, prioriteeteille, määräajoille ja niin edelleen, laskentataulukko ei vaikuta yhtä monimutkaiselta kuin oma sovellus. Tämä saattaa johtua siitä, että näet kaikki tietosi yhdellä silmäyksellä ilman, että sinun tarvitsee hypätä näytöltä toiselle.

7. Paperi ja kynä

On miellyttävämpää merkitä asiat "tehdyiksi" paperille kuin näytölle, eikö niin? Siksi olen edelleen ylläpitää paperilistaa 6 yksinkertaista syytä, miksi paperi voi silti olla tappava tuottavuussovellusPaperi voi olla tehokkaampi työkalu tuottavuuden parantamiseen kuin tietokone tai kosketuslaite, eikä sitä pidä heti hylätä. Ei vakuuttunut? Tässä kuusi syytä, miksi paperi on edelleen ajankohtainen. Lue lisää päivittäisiin tehtäviini. En tarkista asioita tästä luettelosta, koska se ei kerro minulle paljon edistymisestäni tehtävässä. Sen sijaan käytän Ympyrä järjestelmä, jonka esitän alla.

Aloitat ontolla ympyrällä jokaisen luettelossasi olevan tehtävän vieressä. Päivän päätteeksi täytät ympyrän tehtävän edistymisen perusteella. Jos esimerkiksi olet suorittanut tehtävän, tummenna sen vieressä olevaa ympyrää. Jos tehtävä on peruutettu, laita "X"-merkki tehtävän viereen ympyrän läpi. Tummenna delegoimasi tehtävää vastaava ympyrä ja lisää oikea nuoli sen viereen.

Oletko kiinnostunut oppimaan lisää Circle-järjestelmästä? Lue tämä blogipostaus järjestelmän keksijältä (Sigurdur Armannsson) saadakseen yksityiskohtaisen selityksen siitä. Voit vapaasti säätää järjestelmää ja lisätä omia toimintojasi/korostuksiasi mukavuuden vuoksi.

Minusta Circle-järjestelmä tuntuu vaivattomalta, toisin kuin Bullet Journal (BuJo) menetelmä. Jälkimmäinen on tehokas, mutta tuntuu myös paljon työltä. Muista, että keskitymme täällä päivittäisiin tehtäväluetteloihin. Muistiinpanojen tekemiseen ja työsi ja elämäsi säännölliseen seurantaan, pitämiseen Bullet Journal on sen vaivan arvoinen Bullet Journalin käyttäminen Trellossa päivän suunnitteluunOn aika näyttää sinulle, kuinka voit muuttaa Trellosta – jos se on ensisijainen muistiinpanosovelluksesi – Bullet Journaliksi. Lue lisää .

Käytän Circle-järjestelmää myös laskujen maksujen seurantaan, joita en voi automatisoida. On helppo unohtaa, mitkä laskut olet maksanut ja mitkä eivät, kun niitä tulee satunnaisesti koko kuukauden aikana. Tämän järjestelmän kanssa minulla ei ole enää sitä ongelmaa.

8. Jäsennös- ja muistiinpanosovellusten mobiiliversiot

Voit tietysti luoda päivittäisen tehtävälistan tavallisessa muistiinpanosovelluksessasi tai outliner-sovelluksessasi.

Jos työskentelet kourallisen eri projektien parissa, niiden tehtävien luetteloiminen yhteen luetteloon voi olla hämmentävää. Tässä auttaa, jos käytät ääriviivaa tai muistiinpanosovellusta luettelon kirjoittamiseen ja tehtävien järjestämiseen loogisiin osiin.

Ongelmana on, että muistiinpanosovelluksen eri muistiinpanot ja ominaisuudet on helppo seurata. Nämä ovat visuaalisia muistutuksia sadasta ja yhdestä asiasta, joista sinun on vielä huolehdittava. Yksi tapa päästä eroon tästä "huomiokaappauksesta" on käyttää sovelluksen mobiiliversiota. Siitä asti kun mobiilisovellukset on suunniteltu pienille näytöille Mitä suunnitteluajattelu on ja miten se tekee sinusta luovemman?Muotoiluajattelu ei ole uutta liike-elämässä – Apple, Coca-Cola ja Nike käyttävät siitä jotakin versiota brändiensä rakentamiseen. Valitettavasti monille ei opeteta, mitä se on tai miten... Lue lisää , ne usein piilottavat oletuksena sivupalkit ja muut häiritsevät elementit. Tämä auttaa pitämään tehtävälistasi päiväsi eturintamassa.

Onko tehtäväjärjestelmäsi asetettu epäonnistumaan?

Jos päivittäinen tehtävälistasi on aina ylivoimainen ja hallitsematon, harkitse, että se voi johtua kahdesta alla mainitusta pääasiallisesta syystä.

1. Sinulla on epärealistiset odotukset siitä, mitä voit tehdä 24 tunnissa.

Se on erittäin petollista. Kaksikymmentäneljä tuntia kuulostaa pitkältä ajalta, joten tuntuu siltä, ​​että meidän pitäisi mahtua päivään kaikki asiat, jotka luulemme meidän olevan tehtävä, sekä kaikki asiat, joita haluamme tehdä. Mutta tosiasia on, että jos työskentelet kahdeksan tuntia päivässä ja nukut kahdeksan tuntia yössä, kaikkeen muuhun jää vain kahdeksan tuntia.

- Elaine St. James, Elä yksinkertaista elämää: Opas pienentämään ja nauttimaan enemmän

2. Tehtävälistasi toimii myös ämpärilistana, päivittäistavaraluettelona, ​​muistikirjana, idealistana ja niin edelleen.

Jos sinulla on taipumus pudota jompaankumpaan tai molempiin näistä ansoista, siitä tietoinen pysyminen voi auttaa sinua priorisoi, mitä tehtävälistallasi on 3-Strike System: Kuinka priorisoida tehtävälistasiEtkö pääse läpi tehtävälistaasi? Ongelma ei ehkä ole tuottavuudessasi, se voi olla vain prioriteettisi. Opitaan priorisoimaan tehtävälista ja saada asiat tehtyä. Lue lisää ja pidä se sekä realistisena että "viimeistettävänä".

Missä Workflowy on?

Olen päättänyt jättää pois sovellukset, kuten Työnkulkua, Todoist, Toodledo, ja Muista Maito tästä listasta. Ne ovat kaikki erinomaisia ​​sovelluksia, mutta tässä artikkelissa päätin keskittyä työkaluihin, jotka sopivat parhaiten a perus tehtävälista. Tiedätkö, sellainen luettelo, jonka todennäköisesti kiinnität jääkaapin oveen tai kannettavan tietokoneen kanteen.

On aika keskittyä!

Jos voit valita uuden sovelluksen rekisteröitymisen ja jo paljon käyttämäsi sovelluksen välillä, suosittelen valitsemaan jälkimmäisen. Tämä ei ainoastaan ​​säästä aikaa, vaan myös estämään hajanaisen tarkennuksen, jonka usein toistuva sovellusten vaihto usein aiheuttaa.

Aina kun olen antautumassa "kiiltävälle/kiiltävälle tehtävälista-sovellushulluudelle", yksi nopea vilkaisu kollegaani Dave Parrackin vaikuttava työnkulku Keitä me olemme: Sisäinen katsaus kirjoittajiimme ja heidän työasemiinsaMeillä kaikilla on laaja valikoima tietokoneasetuksia, ja jokaisella meistä on ainutlaatuinen työnkulku, joka pitää meidät tuottavina. Liity joukkoomme, kun esitimme pyhimmät tilamme sinulle nähtäväksi! Lue lisää vetää minut takaisin partaalta. Se muistuttaa minua siitä itsekuria On paras tuottavuustuki mitä on olemassa Miksi itsekuri on paras tarvitsemasi tuottavuuden hakkeriMikä on syvällisen työn salaisuus? Onko se motivaatiota vai kurinalaisuutta? Jos et pysty keskittymään ja saattamaan työsi päätökseen, tässä on muutamia tapoja koskevia vinkkejä, jotka auttavat sinua saavuttamaan enemmän. Lue lisää .

Miltä sinun päivittäinen tehtävälistasi näyttää? Onko se monimutkainen peto täynnä muistiinpanoja ja alaviitteitä vai perusluettelo päivän tärkeimmistä tehtävistäsi? Minne kirjoitat sen ylös?