Yksi asia, jonka sinun pitäisi oppia Asanasta, on se, kuinka projektien avulla voit parantaa tiimisi tuottavuutta. Asana-projektinhallinnan avulla voit välttää vanhentuneita laskentataulukoita, pitkiä sähköpostisäikeitä ja pitkiä kokouksia, joissa toistetaan samat tiedot.
Jos tiimisi tekee enimmäkseen paljon toistuvaa työtä, sinun ei tarvitse luoda näitä tehtäviä ja projekteja uudelleen Asanassa joka kerta. Voit käyttää Asana-malleja säästääksesi aikaa, ei vain nyt, vaan myös myöhemmissä projektisuunnitelmissa.
Katsotaanpa, kuinka voit käyttää Asana-malleja lähes kaikissa projekteissa, joissa tiimisi työskentelee.
Mitä ovat Asana-projektimallit?
Sen sijaan, että aloitettaisiin tyhjästä luodessaan kanban-levyä Asanassa, mallipohja sisältää jo kaikki tiimien usein käyttämät perusosat. Sen sijaan, että suunnittelet projektin alusta alkaen, Asana-projektimallit tarjoavat sinulle tarvittavat rakennuspalikat aloittaaksesi.
Malli on pohjimmiltaan plug-and-play-projektinhallintahakkerointi, jonka avulla voit standardoida prosesseja ja saada käyntiin jokaisen uuden projektin. Jos sinun on tehtävä muutoksia tarpeisiisi, voit myös tehdä niin.
Voit käyttää, luoda ja tallentaa mukautettuja tai sisäänrakennettuja Asana-projektimalleja erilaisiin prosesseihin. Kaikki esimerkit ovat projektit, joissa on tiukat määräajat (kuten lanseeraus), meneillään olevat prosessit (kuten uusien rekrytointi) ja tiedon seuranta.
Käyttäjät, joilla on ilmaisia tilejä, voivat käyttää ilmaisia malleja, mutta Premium-paketit tarjoavat enemmän vaihtoehtoja, jotka on räätälöity tietyille toimialoille. Asana-malliesimerkkejä sisältää myyntisuunnitelman mallin, toimiston hallintamallin, sisältökalenterimallin, uusien vuokrausluetteloiden ja paljon muuta.
Asana järjestää mallit myös tiimitoimintojen, kuten suunnittelun, IT: n, tuotteen, asiakkaiden menestyksen, toimintojen ja henkilöstöresurssien mukaan. Jos olet projektipäällikkö, joka ei halua tuhlata aikaa kanban-levyjen parissa, selaa galleriaa, valitse tiimisi kuvaus ja nappaa tarpeisiisi sopiva projektisuunnitelmamalli.
Katsotaanpa nyt kuinka käyttää Asana-projektinhallintamalleja.
Kuinka käyttää Asana-projektimalleja
Mallin käytön vaiheet ovat seuraavat:
- Napsauta Asana-sovelluksen vasemmassa yläkulmassa oranssia + -painiketta.
- Valitse Projekti avattavasta valikosta.
- Valitse seuraavaksi Käytä mallia Projektien aloitusnäytöstä.
- Sinua toivotetaan tervetulleeksi luettelolla Asanan luomista malleista, jotka on enimmäkseen räätälöity siihen tarkoitukseen, johon määritit kirjautumisen yhteydessä käyttäväsi Asanaa. Voit muuttaa näkemiesi mallien luokkaa napsauttamalla vieressä olevaa avattavaa painiketta Tyyppi näytön oikeassa yläkulmassa.
- Voit esikatsella malleja saadaksesi käsityksen siitä, miltä ne näyttävät ja kuinka ne hyödyttävät tiimiäsi.
- Aloita uusi projekti mallin avulla napsauttamalla Käytä mallia.
- Seuraavalla näytöllä saat mahdollisuuden muokata projektin nimeä ja muuttaa käyttöoikeuksia. Klikkaus Luo projekti kun olet räätälöinyt kaiken makusi mukaan.
- Katso LUE MINUA ja KOPIOI MINUA tehtäviä ohjeita ja ehdotuksia varten.
Voit mukauttaa mallista luodun projektin vastaamaan tiimisi tarpeita. Räätälöidäksesi projektin työnkulkuusi sopivaksi voit muuttaa, lisätä tai poistaa mitä tahansa mallissa olevaa sisältöä.
Jos päivität Asana Premiumiin, voit lisätä lisää mukautettuja kenttiä mallista luotuihin projekteihin, jolloin voit seurata tiimillesi tärkeimpiä tietoja.
Aiheeseen liittyvä: Parhaat ilmaiset Asana-vaihtoehdot projektinhallintaan
Kuinka luoda mukautettuja malleja Asanassa
On mahdollista, että tiimilläsi on tiettyjä työnkulkuja, jotka haluat tallentaa malliin. Tässä tapauksessa haluat pystyä muuttamaan aiemmin valmiit projektit malleiksi säilyttäen samalla jotkin yksityiskohdat, kuten projektitehtävät, tärkeimmät virstanpylväät ja projektin vaiheet.
Voit tehdä sen seuraavasti:
- Luo uusi projekti (tai kopioi jo olemassa oleva projekti) tallentaaksesi sarjan tehtäviä, joita tiimisi suorittaa säännöllisesti. Varmista, että sinulla on kaikki tehtävän tiedot valmiina.
- Klikkaus Yksityiskohdat, sitten avattava projektin otsikkovalikko ja valitse Muunna malliksi. Älä poista tai arkistoi projektia.
- Toista prosessi niin monelle projektiasettelulle kuin haluat.
Jos haluat käyttää jotakin mukautetuista malleistasi, palaa sivulle + -painiketta yläpalkissa ja luo uusi projekti. Klikkaa Mallit -välilehti uudessa projektinäytössä, ja mukautetut mallisi järjestetään tiimin mukaan välilehdelle, jossa on organisaatiosi nimi.
Näitä malleja voidaan päivittää sitä mukaa, kun prosessit paranevat ja saat kokemusta aikaisemmista projekteista.
Aiheeseen liittyvä: Parhaat Asana-integraatiot, jotka sinun tulee tarkistaa
Työskentele älykkäästi Asana-projektien kanssa
Projektimallien avulla on helpompi seurata enemmän työtäsi Asanassa tarjoamalla jäsenneltyjä työnkulkuja, jotka on helppo luoda ja mukauttaa tiimillesi.
Asanassa on kekseliäisempiä tapoja automatisoida toistuvia tehtäviä ja selventää tiimisi tavoitteita ja prosesseja. Lisää ideoita saat lukemalla perusteellinen opas Asanan käyttämiseen saadaksesi enemmän töitä.
Asana on yksi suosituimmista projektinhallinnan työkaluista. Mutta saatat ihmetellä, kuinka voit käyttää sitä jokapäiväisessä elämässäsi? Saada selville miten!
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Projektinhallinta
- Yhteistyötyökalut
- Tehtävien hallinta
Keyede Erinfolami on intohimoinen teknologian käyttämisestä tuottavuuden parantamiseen jokapäiväisessä elämässä ja työssä. Kun hän ei kirjoita, voit löytää hänen potkivan perseeseen Scrabblesta tai löytää parhaat kuvakulmat luontokuvien ottamiseksi. Hänellä on terve suhde Oxfordin pilkkuun.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi