Monille SharePoint on alusta, jolla on rajalliset toiminnot. Mutta näin ei ole. Tällä alustalla voit tehdä monia asioita, joista osa on ehkä ollut sinulle tuntematon tähän asti.
Tässä artikkelissa esittelemme sellaisia SharePointin ominaisuuksia, jotka varmasti hämmästyttävät kollegasi.
1. Laskujen käsittely
Jos organisaatiosi työskentelee kolmannen osapuolen asiakkaiden kanssa, laskun luominen ja käsittely ovat keskeisiä osia työprosessissasi. Useimmat organisaatiot ovat riippuvaisia ulkoisista laskunhallintatyökaluista. Kuitenkin, SharePoint käyttäjät voivat suorittaa suurimman osan vaiheista alkuperäiseltä alustaltaan.
Microsoft Formsin avulla voit kerätä laskutietoja ja tuoda ne SharePointiin. Myös laskun luominen ja sen tuottoanalyysin tekeminen on mahdollista samanaikaisesti SharePointissa.
Aiheeseen liittyvä: Google Forms vs. Microsoft Forms: kumpaa sinun pitäisi käyttää?
Nämä prosessit vaativat harvempien ihmisten osallistumista. Näin ollen virheiden mahdollisuus tietojen syöttämisen aikana on pienempi. Myös automaattisten vaiheiden sisällyttäminen nopeuttaa laskutusta. Voit myös helposti saada tietoa prosessin etenemisestä.
2. Käytä perehdyttämisen aikana
Uusien ihmisten rekrytointi ja ottaminen yritykseen on työlästä. Kaiken pitäisi olla paikallaan, jotta uudelle tiimin jäsenelle saadaan positiivinen kokemus.
Integroimalla Microsoft Formsin ja Power Automaten SharePointiin voit kerätä kaikki tiedot yhteen paikkaan ja luoda työnkulun kaikille osastoille. Integroinnin ja työnkulun määrittämisen jälkeen henkilöstöpäällikön tarvitsee vain seurata jokaista vaihetta.
SharePointin käyttö perehdytysprosessissa tarjoaa win-win-tilanteen sekä uusille työntekijöille että henkilöstöjohtajille. Vaikka uusi rekrytointi voi aloittaa heti kaikella saatavilla olevalla, rekrytoijien on panostettava vähemmän vaivaa perehdyttämiseen.
3. Hallitse varastoja
Varastonhallinta on hektinen prosessi, koska se sisältää joukon tehtäviä ja osatehtäviä, kuten hankintaaikataulun, kustannusten seurannan ja ylläpidon. Lisäksi tehtäväriippuvuudet voivat tehdä prosessista pitkän ja monimutkaisen.
Jos käytät SharePointia, voit integroida sen Power Automateen, Microsoft Listiin ja Microsoft Teamsiin, jotta voit hallita varastoasi saumattomasti. Sen avulla voit hallita kaikkia prosesseja, mukaan lukien tuotteiden listaaminen, toimintojen ajoittaminen ja tietojen visualisointi yhdeltä alustalta.
Sen lisäksi, että nämä integroinnit vähentävät laitehallintaan tarvittavaa aikaa, ne poistavat huomattavasti virheiden ja päällekkäisten tietojen syöttämisen mahdollisuuden.
4. Jaa asiakirjoja kenen tahansa kanssa
Jos työskentelet asiakkaan tai toimittajan kanssa, tiedostojen jakaminen tiimisi ulkopuolisten ihmisten kanssa on välttämätön osa työprosessiasi. SharePointin avulla voit helposti jakaa tiedostoja tai asiakirjoja muiden kanssa. Lupaominaisuudet varmistavat, että sinulla on tarvittavat turvatoimenpiteet käytössä.
Haluamasi suojaustyypin mukaan voit sallia ihmisten tarkastella tai muokata asiakirjaa. Voit myös hallita, kuka voi käyttää tiedostoa oikeanlaisella luvalla.
SharePointin avulla voit luoda tiedosto- ja kansiomalleja erilaisilla käyttöoikeuksilla. Se säästää sinua asettamasta käyttöoikeuksia manuaalisesti jokaiselle uudelle tiedostolle tai kansiolle, jonka luot.
5. Luo Wiki-sivusto
Koska tietomäärä kasvaa jatkuvasti, organisaatioilla on oltava Wiki-sivustonsa. Tällaiset sivustot voivat tallentaa ja hallita kaikenlaista tietoa, kuten tietoartikkeleita, yleisiä palvelutietoja, tuotetietoja ja yrityskeskusteluja.
Et ehkä tiedä, että SharePointissa voit saada elementin nimeltä Wiki Site. Se pystyy käsittelemään kaikki organisaation Wikiin liittyvät vaatimukset, joita yleinen Wikipedia ei pysty hallitsemaan.
SharePoint Wiki -sivuston käyttäminen on myös helppoa. Lisää sisältö ja jaa se saatuasi hallinnon hyväksynnän. SharePoint-luettelon avulla voit myös lajitella ja muuntaa tietoja Excel-tiedostossa ja käyttää sitä muissa muodoissa Wikissä.
6. Integroi Microsoft Teamsiin
Vaikka Microsoft Teams on paras työkalu yhteistyölle, sen integrointi SharePointiin nostaa tiimisi tehokkuuden uudelle tasolle. Tämä integraatio on erityisen hyödyllinen organisaatioille, joissa työntekijöiden on hoidettava useita projekteja samanaikaisesti.
SharePoint ja Teams tarjoavat yhdessä vankkoja toimintoja keskittämällä tiedot. Yhteistyötä ja kommunikointia myös kollegoiden kesken tapahtuu vaatimustenmukaisuuden noudattamiseksi.
Aiheeseen liittyvä: Parhaat tavat hallita tiimiäsi Microsoft Teamsissa
7. Käytä edistyneenä sisältöeditorina
Koska SharePoint on dokumenttien hallintaalusta, se sisältää edistyneitä sisällönmuokkausominaisuuksia. Mutta tiedätkö, ettei dokumentin muokkaamiseen tarvitse käyttää web-suunnittelutyökaluja, kuten SharePoint Designeria tai DreamWeaveria?
Sisältöeditorin web-osan avulla voit tehdä sivulle tarpeellisia muutoksia. Joitakin korostettuja ominaisuuksia ovat muotoillun tekstin, kuvien, taulukoiden ja hyperlinkkien lisääminen sivulle. Lisäksi voit tehdä kaiken tämän edes avaamatta asiakirjaa edistyneessä editorissa.
8. Synkronoi joukkueen jäsenten aikataulu
Monet SharePoint-käyttäjät eivät tiedä, että alusta tarjoaa jaetun kalenterin. Kaikki SharePoint-tiimin jäsenet voivat lisätä, muokata ja tarkastella tulevia aikataulujaan ja tapahtumiaan. Itse asiassa voit myös määrittää erilaisia ryhmiä tähän kalenteriin ja myöhemmin lisätä tapahtumia vastaavasti.
Tavallisten kalenteriominaisuuksien lisäksi tämä kalenteri tukee erillisten värien määrittämistä kullekin tapahtumatyypille, kuten kokouksille, webinaareille ja lomapäiville. Näin tapahtuman löydät helposti kalenterista.
9. Automatisoi tehtävät
Työautomaatio auttaa ihmisiä keskittymään tärkeisiin tehtäviin. Kun tämä prosessi automatisoi säännöllisiä, arkipäiväisiä tehtäviä, tiimin tuottavuus moninkertaistuu. SharePoint-työnkulkujen avulla voit automatisoida työprosessejasi suuressa määrin.
SharePointissa on viisi esiohjelmoitua työnkulkua: palautteen kerääminen, hyväksyminen, julkaisun hyväksyntä, allekirjoitusten kerääminen ja kolmen tilan työnkulku. Jokainen työnkulku vähentää projektiin kuluvaa aikaa ja työvoimaa.
Lisäksi alusta tarjoaa sinulle myös mahdollisuuden kehittää räätälöityjä työnkulkuja yrityksesi tarpeiden mukaan.
10. Säilytä asiakirjan vanhempi versio
Versiointi on tärkeä osa dokumenttien hallintaa, varsinkin jos asiakirja on osa yhteistyöprojektia, jossa on mukana useita editoreja. Yleensä sallitut muokkaajat voivat tehdä muutoksia asiakirjaan milloin tahansa.
SharePoint näyttää asiakirjan uusimman version ja kaikki viimeisimmät muokkaukset kaikille, jotka voivat käyttää sitä. Siinä ei kuitenkaan vielä kaikki. Se myös tallentaa kaikki versiot tiedoston luomisesta lähtien Versiohistoria. Kuka tahansa voi käyttää versiohistoriaa nähdäkseen, kuka on tehnyt mitäkin muutoksia asiakirjaan.
Yllätä kaikki tuntemattomilla SharePoint-ominaisuuksilla
SharePoint ei ole vain online-asiakirjojen hallintaan. Voit käyttää sitä moniin muihin tarkoituksiin. Täällä olet oppinut tuntemaan tämän alustan joitain epätavallisia toimintoja.
Vaikka monet näistä saattavat yllättää sinut, kaikkien näiden SharePoint-ominaisuuksien avulla voit suorittaa tehtäviä ilman työkalun vaihtamista.
Microsoft SharePoint on yhteistyö- ja tiedostojenhallintatyökalu, joka parantaa ammatillista ja henkilökohtaista tuottavuuttasi. Tässä on mitä sinun tulee tietää!
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Microsoft Office -vinkkejä
- Yhteistyötyökalut
- Business Technology
Tamal on freelance-kirjoittaja MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoiminnasta prosesseja edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä, hän valitsi kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja uusimmista teknisistä uutisista, hän rakastaa Splinter Cell -pelin pelaamista ja Netflixin/Prime Videon ahmimista.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi