Romuta tehtävälistasi: Kuinka toimia kalenterissasi tehtävien hallintaa varten

Kaikki ovat kuulleet tehtävälistasta, ja useimmat ihmiset käyttävät sitä pitääkseen kirjaa erinomaisesta työstä, joka heidän on suoritettava. Kuitenkin, kuten mikä tahansa, tehtävälistat voivat riistäytyä käsistä nopeasti ja voivat itse asiassa heikentää tuottavuuttasi.

Kalenterissa eläminen tarkoittaa sen sijaan luettelon romuttamista ja odottavien tehtävien ajoittamista kalenteriisi. Jos tehtäväsi aiheuttavat sinulle enemmän ongelmia kuin haluaisit, tämä voi olla ratkaisusi.

Tehtävälista vs. Kalenterissasi eläminen

Tehtäväluetteloissa sinänsä ei ole mitään vikaa, mutta ne vaativat paljon kurinalaisuutta ollakseen tehokkaita. Tehtävät ovat uskomattoman avoimia, ja sinun vastuullasi on saada ne toimimaan kunnolla. Nämä ovat vain muutamia asioita, jotka voivat heikentää niiden hyödyllisyyttä:

• Jos ne ovat liian pitkiä, niistä voi tulla ylivoimaisia.
• Ne eivät tarjoa kontekstia priorisoinnille.
• Ne voivat sisältää monia tarpeettomia tehtäviä.
• Teet todennäköisemmin pienempiä, nautinnollisempia tehtäviä ja laiminlyöt muita.
instagram viewer
• Tarvitset lisäsovelluksia tehdäksesi tehtävälistastasi mobiilin.

Toisaalta kalenterissa asuminen ratkaisee suurimman osan näistä ongelmista sen toimintatavan vuoksi. Kun sinulla on suoritettava työ, katsot kalenteriasi ja aikataulua, jotka toimivat tapaamisena muiden tehtäviesi joukossa. Tämä saa sinut automaattisesti priorisoimaan tehtävän muiden töiden yhteydessä.

Aiheeseen liittyvä: Tapoja tehdä Google-kalenterista Windowsin työpöytäkalenteri

Lisäksi teet todennäköisemmin vaikeampia ja monimutkaisempia tehtäviä, koska ne on jo ajoitettu, mikä estää viivyttelyn. Tämä kaikki on mahdollista ilman pitkiä, haitallisia listoja, koska kalenterisi on toimiva tietokeskus, joka kokoaa kaiken yhteen.

Useimmilla työpaikoilla on jo käytössä digitaalinen kalenterisovellus, kuten Outlook tai Google-kalenteri. Tämä tarkoittaa, että voit ottaa sen mukaasi liikkeelle käyttämällä verkkolinkkiä tai sovellusta missä tahansa tarvitsemassasi digitaalisessa laitteessa.

Kalenterissasi elämiseen on vain muutama yksinkertainen sääntö, jotka optimoivat sen hallintaa, ja ne ovat paljon helpompia kuin tehtäväluettelosäännöt.

Ajan esto on ystäväsi

Tämä on jotain, josta et pääse eroon, riippumatta siitä, mitä välinettä käytät tehtävien seurantaan. Ajan estäminen tarkoittaa, että otat jonkin aikaa viikon tai päivän alussa, jotta voit kirjoittaa kaikki tarvitsemasi työt.

Se on aikaa säästävä aloite, joka lisää työtehoasi merkittävästi. Tekemällä tämän tiedät jo etukäteen, mihin sinun on puututtava, ja voit viettää lopputyöviikkosi tehtäviesi hoitamiseen.

Aiheeseen liittyvä: Ajan estovinkkejä keskittymisen parantamiseen

Ennen kuin aloitat työsi, käytä 15-20 minuuttia kalenterin täyttämiseen. Varaa aika kokousten, projektien ja asiakastyön väliltä määräaikoja silmällä pitäen tapaamisen varaamiseksi asiallesi.

Jos johonkin tehtävistäsi liittyy tapaamisen järjestäminen kollegan kanssa, luo kokous kalenteriisi ja kutsu hänet. Muista liittää mukaan kokouslinkki käyttämästäsi digitaalisesta konferenssisovelluksesta, jos haluat tavata virtuaalisesti.

Käytä teemoja tehtäviesi hallintaan

Kalenterin tapaamisten värikoodaus luokkiin auttaa suuresti erottamaan tehtävät, kokoukset, projektityöt ja muut tehtävät. Pystyt yhdellä silmäyksellä kertomaan, mistä viikkosi koostuu, ja suunnittelet sen mukaan.

Voit tehdä tämän Outlookissa napsauttamalla mitä tahansa tapaamista ja napsauttamalla valintanauhaa Luokittele > Kaikki luokat. Valitse Uusi, kirjoita teemasi nimi, valitse väri ja napsauta sitten OK.

Toista niin monelle teemalle kuin haluat. Voit sitten määrittää luokan jokaiselle luomillesi tapaamisille. Napsauta Google-kalenterissa mitä tahansa tapaamista hiiren kakkospainikkeella ja valitse jokin esiin tulevista väreistä.

Aiheeseen liittyvä: Työkalut synkronoida Microsoft Outlook Google-kalenterin kanssa

Muista nimetä luokat työn tyypin mukaan ja valita värit, joihin reagoit hyvin. Joitakin luokkaesimerkkejä voisivat olla:

• Projektityö
• Järjestelmänvalvoja ja tehtävät
• Asiakkaat
• Kokoukset
• Koulutus

Jaa kalenterisi kollegoiden kanssa

Vaikka voit käyttää tehtävälistasovellusta, kuten Todolist, jakaa edistymisesi muiden henkilöiden kanssa, mutta jos he eivät käytä samaa ohjelmistoa, he eivät näe sitä helposti. Tässä on lisäetu toimistosi oletuskalenterissa asumisesta.

Kun jaat kalenterisi, kollegasi näkevät edistymisesi vain katsomalla sitä. Tämä estää Saapuneet-kansiosi tukkeutumasta sähköpostiisi, joissa kysytään edistymistäsi, eikä sinun tarvitse edes merkitä niitä siihen. Muista kuitenkin tehdä heille tieto siitä, miten työskentelet.

Aiheeseen liittyvä: Outlook vs. Gmail: Mikä sähköpostipalvelu on parempi?

Outlook-kalenterin jakaminen:

1. Napsauta nauhassa Jaa kalenteri ja valitse se, jonka haluat julkaista.
2. Klikkaus Lisätä syöttääksesi tiimisi sähköpostiosoitteet ja sitten OK.
3. Alla luvat, valitse jompikumpi Voi tarkastella otsikoita ja paikkoja tai Voi tarkastella kaikkia yksityiskohtia.
4. Klikkaus Käytä ja OK.

Katsomalla tämän virallisen videon Google Workspacesta, miten voit luoda jaetun kalenterin Googlessa:

Ole realistinen aikataulusi suhteen

Vaikka kalenterissa eläminen ohittaa monet tehtävälistan priorisointiin ja ajanhallintaan liittyvät ongelmat, sinun on silti oltava realistinen ja älykäs tehtävien ajoittamisessa. Onneksi on olemassa joitain testattuja vinkkejä tämän tehokkaaseen hallintaan:

• Jos sinulla ei ole aikaa suuren tehtävän suorittamiseen, ajoita se useiksi pienemmiksi tehtäviksi.
• Anna itsellesi enemmän aikaa kuin uskot tarvitsevasi.
• Vältä tekemästä tehtäviä juuri ennen kokousta; anna itsellesi 30 minuutin tauko niiden välillä.
• Jos tehtävä on kiireellinen, päätä, haluatko järjestää muut asiat uudelleen kalenterissasi.

On todennäköistä, että saat työsi valmiiksi ja sinulla on vapaa-aikaa, mikä tarkoittaa, että luet sähköpostit ja muut pikkujutut päivän aikana.

Aiheeseen liittyvä: Paranna ajanhallintaa Outlookin viivästystoiminnolla

Paranna tuottavuutta kalenterissasi

Kalenteri on kätevä työkalu, jossa on jo kaikki resurssit, joita tarvitset työsi seurantaan. Kalenterissa asuminen tarjoaa integroidun lähestymistavan työtaakan hallintaan, ja se pitää kaiken yhdessä paikassa.

Yllä mainittuja sääntöjä käyttämällä voit säästää aikaa, parantaa tuottavuuttasi ja olla tehokkaampi samalla kun teet sen. Kokeile sitä, niin saatat ihmetellä, miksi käytit tehtävälistaa.

Kuinka tehdä Outlookista vähemmän häiritsevä näiden pikavinkkien avulla

Jos olet koskaan ajatellut, että Outlook häiritsisi, tässä on joitain yksinkertaisia ​​säätöjä, joista voi olla hyötyä.

Lue Seuraava

Kirjailijasta