Google-dokumenttien käyttäminen ja muokkaaminen ilman Internet-yhteyttä

Pilvipohjaiset työkalut, kuten Google Workspacen kautta toimitetut, pelastavat etätyön ja -yhteistyön. Pilvipohjaiset sovellukset tarvitsevat kuitenkin Internet-yhteyden toimiakseen täysillä.

Onneksi Google sallii käyttäjien tarkastella ja muokata Google-dokumentteja, Google Sheets -tiedostoja ja Google Slides -tiedostoja offline-tilassa, kun internetyhteyttä ei ole saatavilla. Tämän ominaisuuden avulla tuottavuutesi ei kärsi kuolleilla alueilla, lentokoneessa tai myrskyn aikana. Voit todella työskennellä missä ja milloin tahansa.

Offline-tilan ottaminen käyttöön Google Drivessa ja Docsissa

Jos haluat käyttää Google-dokumentteja offline-tilassa, sinun on käytettävä Googlea Chrome-selain. Seuraavaksi sinun on asennettava Google-dokumenttien offline-laajennus tarjotaan Google Chromen kautta. Avaa linkki ja valitse sitten Lisää Chromeen ja sitten Lisää laajennus.

Kanssa Chromen laajennus asennettuna, olet valmis ottamaan offline-tilan käyttöön Google Drivessa. Voit tehdä tämän siirtymällä Google Driveen ja noudattamalla näitä ohjeita:

1. Valitse Asetukset-kuvake näytön oikeasta yläkulmasta.
2. Vieritä, kunnes näet Offline-tilassa. Valitse vieressä oleva valintaruutu Luo, avaa ja muokkaa viimeisimpiä Google-dokumentteja, -taulukoita ja -presentaatioita tällä laitteella offline-tilassa.
3. Valitse oikeasta yläkulmasta Valmis.

Dokumenttien tallentaminen offline-käyttöä varten

Seuraava vaihe on valita Google-dokumentit, jotka haluat olla käytettävissä offline-tilassa. Tämä tarkoittaa, että sinun on asetettava jokainen yksittäinen tiedosto offline-käyttöön ennen kuin yhteys katkeaa.

Jos yhteys katkeaa usein, ota tapana ottaa offline-tila käyttöön jokaisessa luomassasi tai muokkaamassasi asiakirjassa.

Ota offline-tila käyttöön tietylle asiakirjalle seuraavasti:

1. Etsi Google-dokumentti, jota haluat tarkastella tai muokata offline-tilassa, ja korosta se.
2. Paikanna Macissa kolmen pisteen valikko (PC: llä, napsauta asiakirjaa hiiren kakkospainikkeella) ja napsauta vaihtopalkki vieressä Saatavilla offline-tilassa.

Jos haluat säästää aikaa, voit painaa Komento (Mac) tai Ctrl (PC) korostaaksesi ja asettaaksesi useita tiedostoja offline-käyttöön kerralla.

Google-dokumenttien etsiminen ja muokkaaminen offline-tilassa

Kun olet offline-tilassa, voit käyttää näitä asiakirjoja, kun ne on synkronoitu. Löytääksesi asiakirjat, jotka olet valinnut käytettäväksi offline-tilassa, sinun tarvitsee vain etsiä niitä.

Tarkistaaksesi ja varmistaaksesi, että asiakirjasi on tallennettu offline-käyttöä varten, valitse Google Driven yläreunassa oleva valintamerkkikuvake online-tilassa. Napsauta sitten vaihtopalkkia kytkeäksesi päälle Offline-esikatselu. Jos pystyt avaamaan asiakirjan, se tallennetaan offline-katselua ja -muokkausta varten.

Voit myös nähdä, mitkä asiakirjat ovat käytettävissä offline-tilassa, etsimällä valintamerkkikuvaketta kunkin asiakirjan nimen vieressä.

Google-dokumenttien muokkaaminen

Voit tarkastella ja muokata asiakirjaasi samalla tavalla kuin verkossa. On kuitenkin tärkeää huomata, että offline-tila tarjoaa tekstinkäsittelyn perusominaisuudet, ei kaikkia toimintoja, joita voit odottaa online-tilassa.

Kun olet muodostanut yhteyden uudelleen, saatat joutua palaamaan takaisin alustamaan työsi, lisäämään kuvia jne. Kun saat yhteyden takaisin, Google-dokumentit synkronoi muutokset automaattisesti.

Parhaat käytännöt Google-dokumenttien offline-tilan käyttöön

Vaikka offline-tila on erittäin hyödyllinen, sinun on noudatettava joitain parhaita käytäntöjä. Älä esimerkiksi yritä käyttää incognito-tilaa käyttäessäsi offline-tiedostoja. Chrome-laajennukset on oletuksena poistettu käytöstä incognito-tilassa, mikä tarkoittaa, että offline-tiedostojasi ei näytetä katseltavissa tai muokattavissa.

Varmista myös, että käytät Google Chromen uusinta versiota, jotta voit hyödyntää offline-tilaa. Ja jos sinulla on ongelmia tiedostojen synkronoinnissa tai siirtämisessä offline-tilaan, yritä tyhjentää tiedostosi Google-dokumenttien välimuisti.

Aiheeseen liittyvä: Google-dokumenttien sovellukset ja lisäosat tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi

Koe Google-dokumenttien offline-tilan joustavuus

Vaikka Google-dokumentit on Internet-pohjainen, voit silti varmistaa, että asiakirjasi ovat käytettävissäsi milloin tahansa offline-tilassa.

Se on vain yksi ominaisuuksista, jotka tekevät Google Docsista ja Google Workspacesta erinomaisia ​​valintoja työntekoon.

Käyttöoikeuksien myöntäminen ja rajoittaminen Google Docsissa

Google Docs muutti äskettäin jakamisoikeusasetustaan. Tässä on vinkkejä käyttöoikeuksien oikeaan määrittämiseen, joten se on helppoa ja tehokasta!

Lue Seuraava

Kirjailijasta