8 Gmail-hakkerointia, jotka auttavat sinua saamaan enemmän aikaan

Gmail on miljoonien suosikki sähköpostipalvelu – ja hyvästä syystä. Se on turvallinen, helppokäyttöinen ja tarjoaa runsaasti sisäänrakennettuja työkaluja postilaatikon hallintaan. Valitettavasti postilaatikkosi voi silti olla pelon lähde, varsinkin jos se on järjestämätön ja täynnä ääriään myöten.

Käytätkö liikaa aikaa yrittääksesi saada käsiinsä postilaatikkoasi? Jos näin on, on aika tehdä asialle jotain. Nämä kahdeksan tuottavuutta lisäävää Gmail-hakkerointia voivat auttaa.

1. Käytä pikanäppäimiä

Pikanäppäimet ovat tietokoneen käyttäjän paras ystävä, varsinkin kun on kyse postilaatikon tyhjentämisestä. Gmail tarjoaa laajan valikoiman pikanäppäimiä kaikkea nopeasta navigoinnista sähköpostin muotoiluun. Tässä on joitain suosikkipikanäppäimistämme, joita voit käyttää juuri nyt:

• Vaihto + I merkitä luetuksi
• ⌘ tai Ctrl + Enter sähköpostin lähettämiseen
• ⌘ tai Ctrl + K lisätäksesi linkin
• C säveltää
• / etsiäksesi sähköpostejasi
• D kirjoittaaksesi uudelle välilehdelle
• Vaihto + Ctrl + B lisätäksesi BCC-vastaanottajat

2. Luo malleja

Huomaatko lähettäväsi saman sähköpostin joka päivä? Voit nopeuttaa tätä prosessia luomalla mukautettuja sähköpostimalleja. Voit toteuttaa sen seuraavasti:

1. Valitse Säveltää.
2. Kirjoita sähköpostikenttään teksti, jota haluat käyttää mallissasi.
3. Valitse kolmen pisteen valikko ja sitten Mallit.
4. Valitse Tallenna luonnos mallina ja sitten Tallenna uutena mallina.

Kun olet valmis käyttämään malliasi, valitse se Mallit ja sitten Lisää malli.

3. Mykistä keskustelut

Jos olet osa pitkää sähköpostiketjua, joka ei enää koske sinua, voit yksinkertaisesti mykistää sen. Mykistäminen pitää viestiketjun tulevat vastaukset poissa postilaatikostasi. Ja voit silti löytää mykistetty sähköpostisi All Mail -kansiosta.

Jos haluat mykistää keskustelun, valitse kolmen pisteen valikko sähköpostissa, jonka haluat mykistää, ja valitse sitten Mykistä. Se siitä.

4. Käytä lomavastaajaasi

Jos olet lähdössä pois kaupungista tai tarvitset vain aikaa poissa työpöydältäsi, käytä lomavastaavaa. Kun lomavastaaja on päällä, kuka tahansa sinulle sähköpostin lähettäjä saa asettamasi valmiin vastauksen poissaolotilastasi. Tämä voi auttaa estämään lähettäjiä lähettämästä ylimääräisiä sähköpostiviestejä, jotka tukkivat postilaatikkosi.

Lomaviestin käyttäminen:

1. Avaa Gmail ja valitse asetukset > Katsokaikki asetukset.
2. Vieritä, kunnes näet Lomavastaaja.
3. Valitse vieressä oleva valintanappi Lomavastaus päällä.
4. Kirjoita päivämäärät, aiherivi ja sitten viestisi. Lopuksi valitse Tallenna muutokset.

5. Mukauta Saapuneet-kansiosi asettelua

Paras tapa käsitellä postilaatikkoasi on mukauttaa asetteluasi. Voit esimerkiksi valita, että tärkeät sähköpostisi näkyvät ensin tai jopa lukemattomat sähköpostit ensin. Tämä antaa sinulle joustavuutta siinä, miten haluat sähköpostisi näkyvän. Asettelun muuttaminen:

1. Mene asetukset.
2. Vieritä, kunnes näet Saapuneet-kansion tyyppi.
3. Valitse tyyppi, jota haluat käyttää.

The Saapuneet-kansion asettelutyypit ovat seuraavat:

• Tärkeää ensin: Erottelee postilaatikkosi kahteen osaan: tärkeisiin ja kaikkeen muuhun.
• Lukemattomat ensin: Näyttää lukemattomat viestisi postilaatikon yläosassa.
• Ensimmäisenä tähdellä merkitty: Tähdellä merkityt viestit näkyvät ensin postilaatikossasi.
• Useita postilaatikoita: Saapuneet-kansiossasi on lisäosioita, joten voit käyttää hakuoperaattoreita tai luoda mukautettuja tunnisteita.
• Tärkeät postit: Jakaa postilaatikkosi useisiin osiin, jotta voit valita näytettävät osiot, mukaan lukien tähdellä merkityt, tärkeät tai lukemattomat.

6. Luo sähköpostisuodattimet

Haluatko lähettää tietyt sähköpostit automaattisesti roskakoriin? Haluatko tallentaa tärkeät sähköpostit merkitsemällä ne tähdellä? Voit tehdä kaiken tämän ja enemmän luomalla sähköpostin suodattimet. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Valitse asetukset -kuvaketta Gmailin hakupalkin sisällä.
2. Täytä ikkunassa luetellut tiedot. Gmail antaa sinulle mahdollisuuden tarkentaa sähköpostejasi täällä tai perusasioissa. Voit esimerkiksi merkitä tähdellä viestit, joissa on tiettyjä sanoja.
3. Kun olet tyytyväinen, valitse Luo suodatin.
4. Valitse sitten käyttäytyminen, jota haluat suodattimen noudattavan. Valitse sitten Luo suodatin.

7. Käytä integraatioita

On luultavasti useita muita sovelluksia, joita käytät päivittäin kommunikoidaksesi tiimisi kanssa, hallitaksesi projektejasi ja paljon muuta. Jotkut näistä sovelluksista todennäköisesti integroituvat Gmail jotenkin. Integraatiot voivat parantaa tuottavuuttasi poistamalla ylimääräisiä vaiheita.

Joitakin Gmailille saatavilla olevia integraatioita ovat:

• löysä: Käytätkö löysä tiimiviestintään? Jos näin on, voit käyttää Gmailia myös Slackin sisällä. Voit esimerkiksi lähettää sähköposteja suoraan Slackiin keskustelua varten.
• Zoomaus: Voit myös integroida Gmail zoomilla ajoittaa kokoukset nopeasti suoraan sähköpostien sisällä tai aloittaa kokouksen välittömästi. Ei tarvitse avata uutta ikkunaa.
• Trello: Kanssa Trello-integraatio, voit luoda uusia Trello-kortteja poistumatta postilaatikostasi. Tämä varmistaa, että et menetä kriittistä tehtävää zoomaessasi sähköpostejasi.

Tämä on vain muutama sadoista saatavilla olevista integraatioista. Jos haluat automatisoida tehtävän, Gmail voi luultavasti auttaa. Tarkista Google Workspace Marketplace vielä useammalle sovellukselle.

Jos Gmail-postilaatikkosi sivupalkki on täysin täynnä vanhoja ja uusia kansioita, voit käsitellä niitä piilottamalla ne, joita et enää käytä. Kansioiden tai tarrojen piilottaminen ei poista sisällä olevaa sisältöä. Sen sijaan se yksinkertaisesti piilottaa kansiot näkyvistä.

Tämä on loistava tapa päästä eroon sisällöstä, jota et enää usein käytä, poistamatta sitä lopullisesti. Käyttämättömien kansioiden piilottaminen:

1. Valitse asetukset ja sitten Katso kaikki asetukset.
2. Valitse Tarrat ylävalikosta.
3. Käy läpi ja valitse Piilottaa kaikille kansioille, jotka haluat piilottaa näkyvistä.

Tämä on vain tilannekuva Gmailin toiminnoista

Nämä kahdeksan vinkkiä kertovat vain siitä, mitä voit tehdä tuottavuuden parantamiseksi Gmail-postilaatikon hallinnassa.

Olipa kyse sitten postilaatikon mukauttamisesta tarpeidesi mukaiseksi tai Chrome-laajennusten käyttämisestä, siellä on paljon vinkkejä ja temppuja.

6 pakollista Chrome-laajennusta Gmailille

Kaikille, jotka säännöllisesti tarkistavat Gmailia Chromessa, tässä on kuusi pakollista selainlaajennusta, jotka helpottavat elämääsi.

Lue Seuraava

Kirjailijasta