Tuntuuko sinusta joskus siltä, että uisit projektien meressä etkä tiedä miten priorisoida työtäsi? Projektien priorisoinnilla saat kaikki projektisi näkyväksi ja pitkän aikavälin tavoitteesi selkeiksi malleja, samalla kun pääset nopeasti käsiksi tehtäväkuvauksiin, projektien virstanpylväisiin ja kriittiseen menestykseen tekijät.
Aloita jokainen projekti oikealla jalalla käyttämällä näitä ainutlaatuisia mallipohjia projektin aloituskokouksia varten sekä priorisoimalla tavoitteita tärkeysjärjestyksessä ja paljon muuta.
1. Idean priorisointi: Action-Priority Matrix by Someka
Action-Priority -matriisi, joka tunnetaan myös nimellä Impact-Effort Matrix, on yksinkertainen työkalu, joka auttaa ryhmittämään tärkeimpien ideoiden ympärille. Malli sopii erinomaisesti aloitteleville yrityksille, pienille yrityksille ja voittoa tavoittelemattomille järjestöille perustuu tärkeisiin seikkoihin, kuten henkilöstöön, resursseihin, vauhtiin, kustannuksiin ja kokonaisponnisteluihin vaikutus.
Malli on järjestetty ponnistelu- ja vaikutus-/tärkeysmatriisiin, joka luokittelee jokaisen idean onnistumisen perusteella yksi neljästä skenaariosta (suuri ponnistus - suuri vaikutus, pieni ponnistus - suuri vaikutus, suuri vaiva - pieni vaikutus tai pieni ponnistus - pieni vaikutus Vaikutus). Tämä viitekehys auttaa sinua tekemään tietoisempia päätöksiä aikasi ja resurssien käyttämisestä.
Ladata:Someka (Ilmainen, saatavana Excel-tiedostona)
2. Tavoitteiden priorisointi: Vertex42:n SMART-tavoitteet -työtaulukko
Asetus FIKSU Tavoitteet eivät ainoastaan auta sinua muotoilemaan pitkän aikavälin suunnitelmiasi, vaan antavat sinun tehdä parhaan työsi kunnianhimoisimpiin projekteihisi. Se tarjoaa kustannustehokkaan tavan auttaa sinua saavuttamaan organisaatiosi tavoitteet ja päämäärät.
A FIKSU Tavoitteen tulee sisältää kaikki seuraavat:
Erityiset: Tavoitteiden tulee olla hyvin määriteltyjä ja selkeästi ilmaistuja.
Mitattavissa: Pitäisi olla lopullinen tapa mitata, oletko saavuttanut tavoitteet, mitattavissa olevien menestysmittareiden avulla.
Saavutettavissa: Sinun on varmistettava, että tavoitteen saavuttaminen ei ole mahdotonta.
Asiaankuuluvat: Tavoitteiden tulee olla realistisia ja osuvia projektisi tavoitteiden kannalta.
Aikarajoitettu: Tavoitteiden tulee olla aikasidonnaisia, ja niissä on oltava määrityksen ja valmistumisen tavoitepäivämäärät.
Käytä tätä mallia luodaksesi suunnitelman projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä on loistava tapa tallentaa sekä lyhyen että pitkän aikavälin tavoitteet, määräajat, onnistumismitat, referenssit tai käytetyt resurssit sekä projektin tavoitteiden saavuttamiseen käytetyt vahvuudet ja taidot.
ladata: Vertex 42 (Ilmainen, saatavana Excel-tiedostona)
3. Työnkulun priorisointi: Somekan Eisenhower Matrix Template
Yhdysvaltojen entisen presidentin Dwight D. Eisenhower, Eisenhower Matrix on loistava tapa järjestää ja priorisoida projektejasi. Eisenhower Matrix, joka tunnetaan myös nimellä Kiireellinen/Tärkeä Matrix, on työkalu, joka järjestää tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Neljä tehtäväluokkaa ovat:
- Kiireelliset ja tärkeät tehtävät ovat asioita, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä, ja niihin tulisi puuttua välittömästi, kuten prioriteetit, hätätilanteet ja määräajat.
- Ei kiireellisiä, mutta tärkeitä tehtäviä ovat asioita, jotka ovat tärkeitä, mutta eivät ensisijaisia, kuten päiväkirjan kirjoittaminen, ostokset jne.
- Kiireellisiä, mutta ei tärkeitä tehtäviä ovat toimintoja, jotka eivät välttämättä ole tärkeitä, mutta ovat kiireellisiä, kuten puhelut, tekstiviestit, sähköpostit jne., joihin vastaat tilaisuuden tullen.
- Ei kiireellisiä, ei tärkeitä tehtäviä sisältää tehtäviä, jotka eivät ole kiireellisiä tai tärkeitä, koska ne eivät auta sinua saavuttamaan tavoitteitasi.
Se tarjoaa puitteet toimintojen järjestyksen suunnittelulle ja varmistaa siten, että työskentelet oikeiden asioiden parissa oikeaan aikaan. Voit analysoida tärkeimpiä tehtäviä, välttää tarpeettomia tehtäviä, vähentää häiriötekijöitä ja myös valmistautua odottamattomiin tapahtumiin.
ladata: Someka (Ilmainen, saatavana Excel-tiedostona)
4. Tapahtumapriorisointi: Smartsheetin tapahtumaprioriteetin matriisi
Tapahtuma on häiritsevä tapahtuma, joka vaikuttaa haitallisesti hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen. Tapahtumat voivat tapahtua milloin tahansa luonnonkatastrofin aiheuttamasta pitkittyneestä sähkökatkosta laitteiden tai ohjelmistojen toimintahäiriöihin.
Tapahtumaprioriteettimatriisin käyttö on jäsenneltyä tapaa käsitellä tapauksia samalla kun käsitellään tapahtuman monia komponentteja. Tämä on yleensä korvaamaton työkalu IT-palvelupyyntöjen hallintaan.
Jokaisella organisaatiolla on erilaiset prioriteetit riskien ja katastrofien palauttamisessa. Käytä mallia määrittääksesi prioriteettivärit kullekin palvelupyynnölle sen perusteella, onko kyseessä jokin tärkeä, kriittinen, kohtalainen tai vähäinen tapaus ja seurata sitten organisaatiosi edistymistä työnkulku.
Helppokäyttöisen tapausten merkitsemisjärjestelmän ja olennaisten tietojen tallentamiseen tarkoitettujen jäsenneltyjen kenttien avulla voit keskittyä nopeampiin ratkaisuihin ja varmistaa samalla, että asiakkaasi ovat tyytyväisiä.
Ladata: Smartsheet (Ilmainen, saatavana Excel-mallina)
5. Tuotteen priorisointi: RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) -malli Intercomilta
The RIISI malli auttaa sinua ja tiimiäsi arvioimaan aloitteen tärkeysjärjestystä. Tämä menetelmä on erinomainen tuomaan selkeyttä tuotteen ominaisuuksien suunnasta, jolloin tiimit voivat tehdä parempia päätöksiä prosessin aikaisemmin.
Kehyksen alla, Tavoittaa määritellään niiden potentiaalisten asiakkaiden prosenttiosuudella, jotka pystyisivät käyttämään tuotettasi, mitattuna yleensä "tapahtumilla kuukaudessa" tai muilla vastaavilla mittareilla. Seuraava askel olisi arvioida vaikutus ominaisuussarjoista, jotka käyttäjäsi ovat toteuttaneet. Kerättyjen oivallusten perusteella pystyt priorisoimaan toisen. Se saa sinut investoimaan tuotteen ominaisuuksiin, jotka lisäävät tulosprosentteja tai parantavat asiakaskokemusta.
The Luottamus estimaattorin avulla voit määrittää luotettavuuspisteytysjärjestelmän tiimisi arvioiden arvioimiseksi ja jonkinlaisen konsensussijoituksen määrittämiseksi. Tämä työkalu kertoo tiimille, mikä on todennäköistä ja järkevää, sen sijaan, että painottaisi epäolennaisia tai huonosti määriteltyjä mielipiteitä tai ideoita.
Kun on kyse Vaivaa, projektisi valmistuminen kestää todennäköisesti kuukausia, joten on tärkeää tehdä aika- ja työarviot projektin jokaiselle vaiheelle, mukaan lukien suunnittelu, kehitys ja testaus. Se auttaa sinua keskittämään energiasi välttämään aikaa tuhlaamasta vähäarvoisiin toimintoihin, jotka johtavat tuloksiin, jotka eivät ole optimaalisia tai yksinkertaisesti "riittävän hyviä".
Ladata:Sisäpuhelin (Ilmainen, saatavana Excel-tiedostona)
6. Päivittäisten tehtävien priorisointi: Smartsheetin tehtäväluettelomalli
Kun työskentelet useiden projektien parissa, voi olla vaikeaa pitää tehtäväsi järjestyksessä päivittäin. Luetteloimalla tärkeitä tehtäviä, jotka pitävät sinut raiteilla, voit suorittaa projekteja tehokkaasti ja samalla organisoida kaikki esimiestesi, asiakkaidesi, työtovereiden ja muiden sidosryhmien sinulle antamat toimeksiannot.
Aiheeseen liittyvä: Kuinka optimoida tehtäväluettelosi tehokkaammaksi
Tämän tehtäväluettelomallin avulla voit luoda prioriteettiluettelon projektiisi liittyvistä tehtävistä ja pitää kirjaa eräpäivistä, virstanpylväistä ja suorituksista edetessäsi. Voit aina palata takaisin ja lisätä lisää projektin edetessä – tai poistaa tai muuttaa tehtäviä, jos niitä on muokattava. Voit myös luoda osatehtäviä myöhemmin, joten olet hyvin valmistautunut, jos jotkin tehtävistäsi ovat liian monimutkaisia.
Ladata:Smartsheet (Ilmainen, saatavana Excel-tiedostona)
Paranna projektin priorisointia ja hallintaa
Projektien priorisointimallit tarjoavat selkeän ja järjestelmällisen tavan tunnistaa ja valita hankkeita tehokkuuden ja vaikuttavuuden parantamiseksi. Ne nopeuttavat kunkin hankkeen tutkimista ja kehittämistä tarjoamalla runkokehyksen käytettäväksi välittömästi.
Lisäksi voit myös välttää puolueellisuuden riskin, kannustaa yhteistyöhön ja varmistaa korkeimman prioriteetin projektien valinnan rajallisilla resursseilla. Näiden mallien pitäminen johdonmukaisina kaikkien projektien kanssa parantaa taatusti tuottavuutta, projektien onnistumisastetta ja työn yleistä laatua.
Ryhmäprojektit voivat olla vaikeita, varsinkin kun joku jäsenistä ei tee omaa osaa. Tässä on joitain tapoja tehdä ryhmäprojekteista vähemmän tuskallisia.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Toimistomallit
- Projektinhallinta
- Tehtävien hallinta
Cheryl on sisällöntuottaja ja strategi, joka keskittyy elämäntyyliin, mobiilisovelluksiin ja digitaaliseen mediaan. Hän on arvioinut teknisiä tuotteita ja sovelluksia sisällön, käytettävyyden ja saavutettavuuden osalta. Hän työskentelee tiiviissä yksityishenkilöiden ja yritysten kanssa suunnitellakseen kampanjoita, jotka yhdistävät brändit asiakkaisiin sopivalla sanojen ja visuaalien yhdistelmällä.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi