On hyvin tunnettua, että värien käyttö erilaisten tietojen merkitsemiseen parantaa muistin säilymistä ja puolestaan tuottavuutta. Olet saattanut käyttää värejä korostaaksesi muistiinpanoja koulussa tai kokouksissa tai käyttänyt värejä kaavioiden piirtämiseen. Joka tapauksessa ihmisillä on syynsä käyttää sitä.
Kun suunnittelet aikatauluasi tai varaat kokouksia, Outlook-kalenterissa on monia työkaluja, jotka pitävät sinut järjestyksessä. Yksi näistä työkaluista on Kategoriat-ominaisuus, jonka avulla voit luokitella tapaamiset värin mukaan. Tässä tarkastelemme, kuinka voit käyttää luokkia tehokkaasti Outlookissa.
Luokkien määrittäminen Outlook-kalenterissa
Outlook-kalenterisi luokkien määrittämiseen on kaksi eri tapaa. Tämä riippuu siitä, käytätkö verkkoversiota vai sovellusta, mutta molemmat luovat saman tuloksen.
Sovellusversiolle helpoin tapa on seuraava:
- Napsauta tapaamista yhdellä napsautuksella Outlook-kalenterissasi.
- Nauhassa, Nimittäminen välilehden pitäisi avautua.
- Klikkaus Luokitella.
- Valitse avattavasta valikosta kaikki kategoriat avaamaan Väriluokat ikkuna.
- Valitse Uusi luodaksesi uuden luokan.
- Nimeä luokkasi ja valitse haluamasi väri.
- Toista niin monelle kategorialle kuin haluat ja napsauta OK molemmissa ikkunoissa ottaaksesi sen käyttöön.
Aiheeseen liittyvä: Pidä Outlook-sähköpostisi ja Microsoft-tilisi turvassa
Sitten voit luokitella kaikki tapaamisesi napsauttamalla jo olemassa olevia kalenteritapahtumia ja valitsemalla kategorian samasta Luokitella pudota alas. Kun luot uuden tapaamisen, Luokitella vaihtoehto tulee näkyviin Uusi tapaaminen ruutuun.
Outlook-kalenterin verkkoversio:
- Napsauta näytön yläreunan sinisestä työkalupalkista Cog kuvake varten asetukset.
- Kirjoita hakupalkkiin "Luokat” ja valitse Luokat tuloksista.
- Vuonna Luokat asetusikkuna, napsauta Luo luokka.
- Nimeä luokkasi ja valitse väri näytön vaihtoehdoista.
- Toista tarvittaessa ja napsauta Tallentaa.
- Klikkaus X poistuaksesi asetuksista.
Voit sitten napsauttaa ja Muokata olemassa olevat tai uudet tapaamiset ja missä se lukee Kalenteri Kun sen vieressä on värillinen ympyrä, voit valita luokan pudotusvalikosta. Voit poistaa tai muokata luokkiasi suorittamalla samat vaiheet jokaiselle versiolle ja napsauttamalla Muokata tai Poistaa vaihtoehtoja tarpeen mukaan.
Oikeiden värien valitseminen
Kuten aiemmin mainittiin, kalenterin luokittelulla värien avulla on etunsa. Sinun tarvitsee vain katsoa tulevan viikon kalenteriasi, niin saat nopean yleiskatsauksen siitä, mitä odottaa. Tiedät automaattisesti, mitä tapahtuu ilman, että sinun tarvitsee lukea koko tekstiä ja erottaa se itse.
Tutkimukset ovat osoittaneet, että värit vaikuttavat käyttäytymiseen, tunteisiin ja oppimiseen, ja jotkut värit ovat parempia kuin toiset tuottavuuden kannalta. Nämä ovat:
- Punaiset, oranssit ja keltaiset yksityiskohtiin ja muistin palauttamiseen.
- Vihreät keskittymiseen ja keskittymiseen.
- Purppurat luovuudelle.
- Blues rauhoittavaan vaikutukseen.
Sinun tulee kuitenkin välttää käyttämästä värejä, joihin sinulla on negatiivisia assosiaatioita.
Aiheeseen liittyvä: Synkronoi Microsoft Outlook Google-kalenterin kanssa
Kuinka luokitella Outlook-kalenterisi tehokkaasti
Kun täytät Outlook-kalenteriasi, luokkien tulisi lisätä arvoa sen sijaan, että ne olisivat vain valintaruutuja. Tapaamisten luokittelulla on optimaalinen vaikutus tuottavuutesi.
Ensinnäkin pitääksesi sen yksinkertaisena ja tehokkaana, pyri käyttämään noin kuutta erillistä luokkaa, jotta niitä ei ole liikaa. Saatat tarvita enemmän, mutta älä mene yli laidan.
Aiheeseen liittyvä: Kuinka elää kalenterissasi tehtävien hallintaa varten
Toiseksi niiden pitäisi olla selvästi erilaisia töitä. Tämä vaihtelee työtehtäviesi mukaan, mutta se voi näyttää suunnilleen tältä:
- Kokoukset
- Yhteistyötä tai projektityötä
- Asiakastyö
- Hallinto
- Koulutus ja taidot
Tietenkin on tapahtumia, jotka eivät aina mahdu siististi kuhunkin tarraan, mutta valitse niistä se, joka on eniten linjassa. Tee se, mikä on mielestäsi järkevää, ja jos huomaat, että et käytä sellaista, poista se.
Kalenterien luokittelu toimii
Outlook-kalenteri on yksi tärkeimmistä työkaluista, joita käytät tyypillisen työviikon aikana. Se tallentaa kaikki kokouksesi ja tehtäväsi, joihin sinun on pääsy, joten on järkevää käyttää sitä täysimääräisesti.
Leiki eri väreillä ja luokkatyypeillä ja pysy siinä. Tunnet olosi organisoidummaksi ja pystyt lukemaan aikataulusi paremmin, mikä voi säästää valtavasti aikaa kiireisinä aikoina.
Sähköpostien toimittamisen viivästäminen voi auttaa sinua hallitsemaan työtaakkaasi ja silti saamaan asiat tehtyä.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Microsoft Outlook
- Kalenteri
- Värimallit
- Microsoft Office -vinkkejä
Shay on MakeUseOfin freelance-kirjoittaja, jolla on tausta johtamisesta ja valmennuksesta. Tuottavuus on Shayn peli, ja seisokkeina he nauttivat pelaamisesta, dokumenttien katsomisesta ja kävelystä.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
