Microsoft Outlookin käyttäminen projektinhallintaan

Jos sinä tai yrityksesi käytät jo Microsoft Outlookia sähköpostisovelluksena, on hyvä idea käyttää sitä täysimittaisena projektinhallinnan työkaluna. Miksi käyttää toista jämäkkää ohjelmistoa, jossa on tuntematon käyttöliittymä, kun voit määrittää tehtäviä, asettaa muistutuksia ja määräpäiviä tehtäväluetteloihisi Microsoft Outlookissa?

Tuottavuuden maksimoiminen on helppoa Microsoft Outlookin avulla. Se on upotettu lukuisiin hyödyllisiin työkaluihin, joiden avulla voit luokitella projekteja, merkitä ne ja tehdä paljon muuta. Katsotaanpa kaikkea, mitä voit tehdä Microsoft Outlookilla projektinhallintatyökaluna.

1. Määritä tehtäviä

Jos työskentelet pienen tiimin kanssa, tehtävien määrittäminen on helppoa ja vaivatonta, kun käytät Microsoft Outlookia. Mene Tehdä vasemmassa paneelissa ja jatka kohtaan Lisää tehtävä.Kun olet lisännyt tehtävän, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luo uusi luettelo tästä tehtävästä.

Kun olet tehnyt tehtäväluettelon, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse

Jaa lista. Sinulla on mahdollisuus Luo kutsulinkki jotta ihmiset voivat liittyä tähän tehtävälistaan ​​ja muokata sitä. Tämä ominaisuus on erittäin hyödyllinen pienen tai keskikokoisen tiimin projektien lajittelussa.

2. Lisää sähköpostialias

Työpäivitykset ja projektiviestintä voivat kadota saamasi jokapäiväisten sähköpostien tulvaan, vaikka olisit liian varovainen. Yksi ohitettu sähköposti voi johtaa kaikenlaisiin viivästyksiin ja vastalauseisiin. Yksi yksinkertainen tapa käsitellä tätä ongelmaa on luoda sähköpostialias Microsoft Outlookissa.

Se on ylimääräinen sähköpostiosoite, joka käyttää samaa yhteystietoluetteloa ja asetuksia sähköpostien vastaanottamiseen. Voit tehdä sen menemällä osoitteeseen Lisää alias ja luot uuden sähköpostiosoitteen tai käytät olemassa olevaa osoitetta aliaksena. Kaikki tähän osoitteeseen saapuvat sähköpostit laitetaan oletusarvoisesti erityiseen projektinhallintaohjelmistoon.

3. Luo ryhmä

Jos yrität pitää kaikki projektin jäsenet ajan tasalla kaikista projektipäivityksistä, voit luoda ryhmän helposti. Tämä helpottaa myös kalentereiden jakamista (lisätietoja myöhemmin).

Mene Ihmiset vasemmasta paneelista ja etsi ryhmät ja luo sellainen. Sinua pyydetään lisäämään jäseniä, ja kun olet tehnyt sen, sinulle näytetään ryhmäsähköpostitunnus, jolla voit lähettää kaikki projektiin liittyvät sähköpostit ja saada pääsyn ryhmän kalenteriin. Voit asettaa uusia tapahtumia, pysyä ajan tasalla tulevista tapahtumista ja pysyä ajan tasalla.

4. Jaa kalentereita

Mikään ei ole parempaa kuin olla samalla sivulla, kun työskentelet projektin parissa. Projektin näkyvyys on ratkaisevan tärkeää hankkeen onnistumiselle. Hyvä tapa varmistaa tämä on jakaa projektikalenteri, joka on kaikkien projektin jäsenten käytettävissä.

AIHEUTTAA: Kuinka tehdä Outlookista vähemmän häiritsevä näiden pikavinkkien avulla

Voit paitsi nähdä, mitä muut työskentelevät, myös keskittyä tapahtumien virstanpylväisiin ja tärkeimpiin projektin tapahtumiin, jotka ovat tulossa. Tällaisella kalenteriintegraatiolla et taatusti jää paitsi tärkeistä päivityksistä. Nyt voit jakaa kalenterisi yhteystietojesi kanssa.

Löydät jakamisvaihtoehdon oikeasta yläkulmasta, ja voit myös valita, että projektiryhmän kalenteritoiminnot näkyvät kalenterissasi pysyäksesi ajan tasalla.

5. Käytä sääntöjä projektin ohjaamiseen

Jos haluat automatisoida muutamia arkipäiväisiä prosesseja ja ottaa sähköpostisi sekä projektisi hallintaan, ei ole parempaa tapaa tehdä se kuin sääntöjen käyttäminen. Aloita napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sähköpostia ja siirtymällä osoitteeseen Lisätoiminnot.

Napsauta a Luo sääntö avattavasta valikosta. Voit joko siirtää olemassa olevan sähköpostin haluamaasi kansioon, ja jos haluat tehdä enemmän, valitse Lisää vaihtoehtoja.Voit myös lisätä toiminnon ja päättää, mitä tapahtuu aina, kun saat sähköpostin tältä vastaanottajalta.

6. Luokittele kaikki

Kun työsi on etätyötä ja paljon viestintää tapahtuu sähköpostitse, on parasta luokitella ja nimetä eri projektit, jotta et jää paitsi tärkeästä kirjeenvaihdosta. Voit napsauttaa sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja valita Luokitella avattavasta valikosta. Nyt voit joko valita jo saatavilla olevista luokista tai jatkaa uuden luomista.

Jos sinun on tehtävä muutoksia olemassa olevaan luokkaan, voit tehdä sen tässä Hallitse luokkia.

7. Käytä hakupalkkia

Jos et usko kaiken luokitteluun tai tunnisteiden lisäämiseen sähköposteihisi, voit käyttää hakupalkkia projektisähköpostien etsimiseen. Anna osuva avainsana, niin se löytää tarkalleen etsimäsi joka kerta.

AIHEUTTAA: Outlook-kalenterin väriluokittelu

Hakupalkin avulla voit etsiä nimenomaan valitsemastasi kansiosta tai alikansiosta, mikä helpottaa tehtävääsi. Se säästää aikaa ja paljon vaivaa. Lisäksi voit myös etsiä poistetuista sähköposteista, keskusteluhistoriasta tai määrittää muita tietoja, kuten aiheen, avainsanan ja vastaanottajan, löytääksesi etsimäsi.

8. Luo uusia kansioita projektien erottamiseksi

Voit aina perustaa uuden kansion, joka sisältää tietoja projektista. Kun teet niin, mahdollisuudet hankkeiden sekoittamiseen tai tärkeiden sähköpostien ja määräaikojen puuttumiseen vähenevät minimiin. Klikkaa kolme riviä näytön vasemmassa yläkulmassa ja siirry avattavan valikon loppuun.

Sieltä löydät Uusi kansio, ja uuden kansion luominen vie alle sekunnin.

9. Käytä Exceliä, PowerPointia, Wordia ja OneNotea

Microsoft Outlook tai sen verkkoversio Outlook.com tulee upotettuna Excelin, PowerPointin, Wordin ja OneNoten kanssa. Voit käyttää Microsoftin tuottavuusohjelmistopakettia helposti kotisivulta. Löydät ne vasemmasta paneelista, ja voit aloittaa heti.

Näiden integraatioiden avulla voit tehdä esityksiä, lisätä muistiinpanoja, luoda laskentataulukoita ja asiakirjoja hetkessä – kaikki kätevästi yhdeltä yksittäiseltä näytöltä.

Microsoft Outlook tekee projektinhallinnasta helpompaa

Täydellinen verkossa työskenteleville etäryhmille, Microsoft Outlook on erittäin hyödyllinen tehtävien määrittämisessä ja arkipäiväisten tehtävien automatisoinnissa. Kun sinulla on mahdollisuus luoda uusia kansioita, alikansioita, sähköpostialiaksia ja lajitella kaikki luokkiin, mikään ei voi mennä pieleen.

Microsoft Outlook voi olla hyödyllinen projektinhallinnassa, koska sen avulla voit luoda tehtäviä sähköpostista, luoda muistilappuja ja tauluja, jotta näet kaiken yhdellä silmäyksellä. Sähköpostisovelluksesi tutun käyttöliittymän mukana tulevan projektinhallintatyökalun avulla voit pysyä tuottavuustyökalujesi päällä missä tahansa ja milloin tahansa.

5 parasta työkalua Microsoft Outlookille

Puuttuuko Microsoft Outlookin ominaisuus? Tässä on useita Outlook-työkaluja, jotka lisäävät hyödyllisiä toimintoja postilaatikkoosi!

Lue Seuraava

Kirjailijasta