Kuinka luoda määräaika, joka todella toimii sinulle

Määräaikojen tulisi olla motivoivampia ja vähemmän stressaavia, ei päinvastoin. Ellei määräaika voi tuoda sinusta parasta irti säädetyssä ajassa, siitä ei ole hyötyä. Siksi sinun on oltava varovainen määrittäessäsi määräaikaa projektille.

Jatka tämän artikkelin lukemista saadaksesi tietää, kuinka voit luoda määräajan, josta voit pitää kiinni.

1. Harkitse projektin tavoitteita ja ohjeita

Jos aiot luoda määräajan projektille, jonka parissa sinä tai tiimisi työskentelet, sinun on oltava selvillä projektin tavoitteista. Laajojen tavoitteiden lisäksi pitäisi olla myös tiettyjä suuntaviivoja.

Harkitse kaikkia näitä ymmärtääksesi arvioidun valmistumisajan sääntöjä ja määräyksiä noudattaen. Varmista myös, että kaikki ovat tietoisia yhteistyöobjektin suuntaviivoista ja tavoitteista ennen projektin aloittamista.

2. Jaa tehtävä pienempiin yksiköihin tai alitehtäviin

Projektille määräajan luomiseksi sinun on jaettava se useisiin pienempiin osiin. Nämä pienemmät osat tunnetaan myös nimellä tehtävät ja osatehtävät. Luo myöhemmin erilliset määräajat kullekin pienimmälle tehtäväyksikölle.

Harkitse myös tehtävien riippuvuuksia ennen kuin asetat lopullisen määräajan koko projektille. Aseta itsenäisten tehtävien määräaika aikaisemmin ja riippuvien tehtävien myöhäisemmäksi.

Selitä riippuvuudet joukkuetovereille. Näin he ymmärtävät yksittäisten tehtävien erilaisten määräaikojen taustalla olevat syyt.

3. Varaa riittävästi aikaa määräajan luomiseen

Projektin määräajan asettaminen on yhtä tärkeää kuin muut siihen liittyvät tehtävät. Älä siis kiirehdi asettamaan määräaikaa. Se voi tietämättäsi pakottaa sinut luomaan epärealistisen, jota tulet väistämättä kaipaamaan.

Varaa aina riittävästi aikaa, kun päätät eräpäivän. Varmista, että et menetä tärkeitä huomioitavia asioita kiireessäsi.

4. Harkitse mahdollisia syitä projektin viivästymiseen

Projektien viivästymisestä on tullut nykyään melko yleistä. Lähes kaikilla tiimeillä on kirjaa hankkeiden jättämisestä määräajan jälkeen. Jos sama tapahtui myös sinun tiimillesi, ota selvää syy projektin viivästymiseen.

Jos epärealistinen määräaika aiheutti projektin viivästymisen viime kerralla, aseta seuraavalle projektillesi vapaampi määräaika. Jos sinulla on muita syitä, aseta määräaika, jolloin sinulla on tarpeeksi aikaa korjata ongelma, jos se toistuu.

Jos sinulla ei ole suoraa kokemusta projektin viivästymisestä, harkitse yleisiä mahdollisia syitä ja aseta määräaika välttääksesi ne kaikki.

5. Varo ristiriitaisia ​​prioriteetteja

Tässä kilpailevassa maailmassa useimmat ihmiset työskentelevät useissa projekteissa samanaikaisesti. Nämä ristiriitaiset prioriteetit voivat tehdä määräajoistasi saavuttamattomia. Tämän välttämiseksi tarkista jokaisen tiimin jäsenen työskentelykaistanleveys projektisi määräaikaan asti.

Kun olet ottanut huomioon kunkin projektijäsenen prioriteetit, voit keksiä toteuttamiskelpoisen määräajan. Saatat joutua poistamaan joitain jäseniä projektista ja rekrytoimaan uusia ihmisiä saattamaan projektin päätökseen asiakkaan ilmoittaman arvioidussa ajassa.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat tekniikat freelancereille tehtävien priorisointiin ilmaiseksi

6. Pyydä mielipide sidosryhmiltä

Onnistunut projekti edellyttää yhteistyötä kaikilta osapuolilta, mukaan lukien kolmannen osapuolen toimittajat. Ei ole miellyttävää huomata kesken projektin, että jokin elintärkeistä resursseistasi on poissa loman vuoksi.

Siksi sinun on saatava kaikilta projektin sidosryhmiltä mielipiteitä määräajasta. Aseta alustava eräpäivä ja kysy, pitävätkö määräaika kohtuullisena työtaakkaan ja prioriteetteihinsa nähden. Saatat pitää myös useita tapaamisia asiakkaasi kanssa ennen määräajan päättämistä.

7. Tiedä ihanteellinen stressitasosi

Sinun on hyväksyttävä, että ihanteellinen määrä stressiä toimii aina motivaationa. Siksi, kun sanomme, että määräaikojen ei pitäisi olla stressaavia, se ei tarkoita kiireellisyyden poistamista kokonaan. Jokaisen luomasi määräajan tulee sisältää kohtalainen stressitaso. Se herättää henkisesti tai innostaa sinua suorittamaan työn loppuun.

Ihanteellinen stressitaso vaihtelee henkilöstä ja tehtävän vaikeudesta riippuen. Joten aseta määräaika ottaen huomioon oikea stressitaso, joka ei vain anna sinun suorittaa tehtäväsi ajoissa, vaan myös tuo sinusta parhaan hyödyn.

Aiheeseen liittyvä: Itsejohtamistaidot hankittava henkilökohtaisen ja työelämän tuottavuutta varten

8. Varaa lisäaikaa laajuuden muuttamiseen

Työskenteletpä sitten asiakkaalle tai organisaatiosi sisäisessä projektissa, laajuus voi muuttua. Koska laajuuden hiipumista ei ole mahdollista ennustaa, on parempi varata siihen aikaa, kun aikataulutetaan määräaika.

Ryhmä voi kohdata projektin laajuuden muutoksen missä tahansa edistymisvaiheessa. Varaa siksi aikaa laajuuden säätämiseen eräpäivää luodessasi. Voit myös selittää asiakkaallesi, että olet säätänyt lisäaikaa tähän tarkoitukseen.

9. Valmistaudu viime hetken ongelmiin

Kukaan ei halua missata määräaikaa. Siksi harkitse kaikkia mahdollisuuksia, jotka voivat viivästyttää projektiasi, mukaan lukien viime hetken ongelmat. Joskus tiimitoverit saattavat odottaa viimeiseen päivään, ennen kuin he suorittavat määrätyn tehtävän.

Viimeisenä päivänä saattaa olla hätä – joku saattaa sairastua tai hänellä voi olla ongelmia tietokoneen tai internetyhteyden kanssa. Tällaisten vältettävissä olevien ongelmien välttämiseksi luo pehmeä määräaika yksi tai kaksi päivää ennen alkuperäistä määräaikaa.

Kun jokainen jättää työnsä ennen määräaikaa, hankkeen jättäminen voi tapahtua ajoissa. Jos joku ohittaa pehmeän määräajan, voit delegoida tehtävän suorittamaan se määräajassa. Se säästää sinua odottamattomilta projektin viivästyksiltä.

10. Pidä määräaika saavutettavissa

Kun olet miettinyt kaikkia yllä olevia tekijöitä, sinun tulee löytää saavutettavissa oleva määräaika. Kun olet viimeistellyt joukkuetoverit ja sinulla on täydellinen käsitys heidän saatavuudestaan ​​ja prioriteeteistaan, sinun tulee määrittää saumattomasti kaikille sopiva eräpäivä.

Jos sinulla on epäilyksiä, sinun tulee pyytää suoraan kollegoitasi selventämään. Projektinhallintatyökalut voivat auttaa sinua seuraamaan projektin edistymistä ja resurssien saatavuutta, jos sinun on ajoitettava uudelleen.

Suorita tehtävät ennen määräaikaa

Vain saavutettavissa oleva määräaika voi varmistaa, että voit suorittaa tehtävän määräajassa.

Muista noudattaa tässä artikkelissa esitettyjä vinkkejä, kun luot määräajan tehdäksesi siitä realistisen. Voit myös saada projektisi takaisin raiteilleen odottamattomissa tilanteissa.

Kuinka saada viivästynyt projekti nopeasti takaisin raiteilleen

Tässä on kymmenen tehokasta tapaa saada viivästynyt projektin aikajana raiteilleen, jotta voit saada projektin päätökseen ajallaan.

Lue Seuraava

Kirjailijasta