Määräaikojen noudattaminen ja tehtävien suorittaminen ajoissa: 8 vinkkiä

Monille määräajat ovat pelottava asia. Saatat viivytellä, kunnes määräaika lähestyy, etkä suorita tehtävää ajoissa viime hetken ponnisteluistasi huolimatta.

Määräaikojen myöhästymisellä voi olla negatiivinen vaikutus tuottavuuteen ja vaikutelmaan sekä henkilökohtaisessa että työelämässä. Tutustu tässä selitettyihin kohtiin saadaksesi selville, kuinka voit noudattaa kaikkia määräaikoja helposti.

1. Luo monia pienikokoisia virstanpylväitä

Viivyttelevätkö monimutkaiset ja aikaa vievät tehtävät? Jos kyllä, et ole yksin. Joskus mielesi tuntuu ylivoimaiselta ja demotivoi sinua työskentelemään viimeiseen hetkeen asti.

Siksi sinun on jaettava kunnianhimoiset tavoitteesi pienempiin virstanpylväisiin. Jos tavoitteesi on esimerkiksi suorittaa 50-sivuinen tehtävä, voit jakaa sen pieniin lukuihin ja työstää kutakin yhtä lukua.

Kun teet tämän, alitajuntasi ei tunne olevansa ylikuormitettu. Sen sijaan pienet määräajat näyttävät hallittavissa olevilta ja motivoivat sinua aloittamaan työn. Kun jatkat kaikkien pienten virstanpylväiden saavuttamista peräkkäin, suuren tavoitteen saavuttaminen ei ole vaikeaa.

2. Etsi motivoiva kumppani

Yksin työskentely on vaikeaa – varsinkin kun siihen liittyy monimutkainen tehtävä. Vaikka yksin työskentely antaa sinulle vapautta, voit myös päätyä ihmiseksi, jolla ei ole motivaatiota tehdä työtä. Koska et ole vastuussa kenellekään henkilökohtaisista määräajoistasi, virstanpylväiden puuttumisesta voi tulla yleistä.

Jos sinulla on vaikeuksia hallita itse asettamiasi määräaikoja, voit aina ottaa jonkun muun mukaan. Olisi kiva saada joku, joka tietää määräajoistasi. Tämä vastuullinen kumppani voi olla joku perheestäsi tai ystävistäsi.

Voit lopettaa luvun lukemisen ottamalla yhteyttä luokkatoveriisi ja opiskelemalla yhdessä. Jos et löydä kumppania, jopa tieto saman virstanpylvään saavuttaneesta henkilöstä on inspiroivaa.

3. Seuraa aina edistymistä

Edistymisen seuraaminen päivittäisen tavan avulla auttaa sinua suorittamaan tehtävän ajoissa. Vaikka asetat määräajan, se ei tarkoita, että lopetat sen viimeisenä päivänä. Tämä tarkoittaa, että työskentelet projektin parissa useita päiviä saadaksesi sen valmiiksi ennen määräaikaa.

Et ehkä ole yhtä tuottava kaikkien näiden työpäivien aikana. Säännöllinen edistymisen seuranta auttaa kuitenkin tunnistamaan puutteet ja paikkaamaan heikkoja kohtia.

Voit käyttää MeisterTask seurataksesi kuinka paljon olet edistynyt missä tahansa tehtävässä. Voit lisätä siihen minkä tahansa määrän tehtäviä ja seurata niiden edistymistä, kun työskentelet niiden parissa joka päivä.

4. Vältä jättämästä suunnitteluun porsaanreikiä

Ennen kuin päätät henkilökohtaisten tehtävien määräajan, sinun on suoritettava yksityiskohtainen suunnitteluprosessi. Tavoitteiden, työprosessin ja käytettävissä olevan ajan tunteminen on joitain asioita, joita sinun tulee harkita ennen määräajan vahvistamista. Suunnitteluongelmat voivat maksaa sinulle määräajan.

Ei ole mitään järkeä syyttää itseäsi määräajan noudattamatta jättämisestä, jos suunnitteluprosessissasi oli puutteita. Sinun on esimerkiksi lainattava kirjoja kirjastosta saadaksesi projekti valmiiksi maanantaihin mennessä. Suunnittelit perjantaina, mutta kirjasto on kiinni lauantaina ja sunnuntaina.

Kuten näette, tässä järjestelmässä on porsaanreikä. Tästä johtuen joudut väistämättä jättämään määräajan täällä. Tällaisten olosuhteiden välttämiseksi varmista, että työsuunnitelmassasi ei ole puutteita.

5. Pidä häiriötekijät Bayssä

Häiriöt ovat yksi suurimmista syistä, miksi et pysty suorittamaan tehtäviä ajoissa. Pitkät sähköpostit, sosiaalisen median ilmoitukset, kiireelliset mutta vähemmän tärkeät tehtävät, perheenjäsen, joka pysähtyy juttelemaan – kaikki nämä häiritsevät sinua tavoitteistasi ja haittaavat työnkulkuasi.

Kun mielesi on suunnattu johonkin muuhun, on vaikeaa palauttaa sama keskittyminen ja huomio alkuperäiseen työhön. Kun olet kiinnostunut tehtävästä, yritä edistyä mahdollisimman paljon kerralla.

Voit mykistää matkapuhelimesi ja tietokoneesi ilmoitukset välttää häiriötekijöitä. Hämmennystä ehkäisevien sovellusten käyttäminen on hyödyllistä myös keskittymisen pitämiseen työaikana.

Jos sinulla on liikaa asioita lautasellasi, voi tapahtua määräaikojen ja vireillä olevien tehtävien unohtaminen. Paras tapa olla tietoinen tehtävistäsi ja määräajoistasi on käyttää kalenterityökalua. Tällaiset sovellukset auttavat sinua ajoittamaan tehtäviä, tapahtumia ja kokouksia.

Menneiden ja tulevien määräaikojen ja virstanpylväiden pitäminen kirjaa on helppoa kalenteriohjelmiston avulla. Näiden sovellusten avulla voit visualisoida tulevat määräajat lajiteltuna. Tarkista nämä työkalut päivittäin, jotta pysyt ajan tasalla päivän tehtävistäsi.

Google-kalenteri on kalenterin ajoitussovellus, jota voit käyttää henkilökohtaisten ja ammatillisten tehtävien ajoittamiseen. Se tukee myös integrointia erilaisiin projektinhallintatyökaluihin, jotka tekevät määräaikojen visualisoinnista vaivatonta.

7. Käytä pehmeää määräaikaa

Pehmeä määräaika on alustava määräaika, jonka asetat alkuperäistä edeltävää määräaikaa. Jos mietit, voiko pehmeä määräaika auttaa sinua, vastaus on kyllä. Se ei ole hyödyllinen vain ammattiprojekteissa. Pehmeät määräajat ovat yhtä tehokkaita henkilökohtaisissa virstanpylväissä.

Parhaatkin suunnitelmat voivat kokea hikkauksia. Voit sairastua tai saada teknisiä ongelmia. Älä anna näiden pakottaa sinua myöhästämään määräajasta. Aseta pehmeä määräaika ja yritä saada työ valmiiksi ennen sitä.

Sen lisäksi, että se säästää selkäsi odottamattomien tapahtumien aikana, se varmistaa tehtävän oikea-aikaisen valmistumisen.

8. Vältä viivyttelyä hinnalla millä hyvänsä

Useimmat teistä olisivat samaa mieltä siitä, että viivyttely on syy siihen, miksi menetät jatkuvasti määräaikoja, jopa itse asettamiasi. Vaikka tehtävän monimutkaisuus on vastuussa tästä useimmissa tapauksissa, joskus ihmiset saattavat viivyttää, koska tehtävän suorittamisesta ei saada palkkiota.

Viivyttely yleistyy henkilökohtaisissa tehtävissä, joihin ei liity esimiestä tai palkkiota. Mutta voit aina hemmotella itseäsi valmistuttuasi työn ajallaan. Se inspiroi sinua välttämään viivytystä ensi kerralla.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat vinkit lykkäämisen välttämiseen ja määräaikojen noudattamiseen

Tehtävän oikea-aikainen suorittaminen lisää tuottavuutta

Määräajat eivät saa olla stressaavia ja demotivoivia. Sen sijaan sen pitäisi motivoida sinua suorittamaan tehtävät ajoissa. Voit seurata täällä mainittuja asioita noudattaaksesi itse luomiasi määräaikoja.

Sinun tulee myös välttää viivästyksiä työelämässä hinnalla millä hyvänsä selvittämällä mahdolliset syyt ja niiden ratkaisut.

9 syytä, miksi projektit viivästyvät ja kuinka välttää ne

Ota selvää, miksi projektisi voivat viivästyä ja kuinka voit välttää niitä tahdikkisesti.

Lue Seuraava

Kirjailijasta