Jos kuulut projektinjohtoryhmään, tuottavuudella ei ole ylärajaa. Aina on varaa parantaa tehokkuuttasi.
Vaikka erilaiset työkalut voivat auttaa sinua, kaikkien projektiin osallistuvien tulee noudattaa joitain menetelmiä suorittaakseen tehtävän taitavasti. Käytä seuraavia käytäntöjä tänään tehostaaksesi projektin parissa työskentelemistä.
1. Suunnitteluvaihe on ratkaiseva
Suunnittelu on avainasemassa projektinhallinnassa. Huolellisesti suunniteltu projekti ei ainoastaan takaa sen onnistumista. Se myös vahvistaa, että jokainen tiimin jäsen tekee oikean tehtävän oikeaan aikaan.
Harkitse tässä vaiheessa kaikkia asiakkaan vaatimuksia erityisten tavoitteiden luomiseksi.
Jatka sitten tehtäviesi hahmottelua ja jakamista joukkuetovereidesi kesken. Ennen kuin annat tehtäviä ryhmän jäsenille, tarkista, ovatko he tyytyväisiä rooliinsa.
Aiheeseen liittyvä: Parhaat ilmaiset sovellukset tehtävien suunnitteluun
2. Tehokas kommunikointi
Vain kun sidosryhmien välinen viestintä on selkeää, voit työskennellä täysin tehokkaasti. Varmista, että projektin jäsenet ovat samalla sivulla asiakkaiden ja heidän tiimitovereidensa kanssa.
Projektin vaatimuksista riippuen voit luottaa synkronoituun tai reaaliaikaiseen viestintään. Kommunikoitpa suullisesti tai ei-verbaalisesti, kirjeenvaihdon tulee olla selkeää.
Mikä tahansa virheviestintä voi heikentää tuottavuuttasi ja viivästyttää projektia. Voit käyttää löysä läpinäkyvää ja dokumentoitua viestintää varten.
3. Luo tietokanta
Vaikka kommunikaatiosi olisi sujuvaa kollegoiden välillä, useat tiimitoverit pyytävät joltakin samoja tietoja on haitallista. Jotta tietojen jakaminen olisi vaivatonta, sinun tulee luoda tietokanta tai tietokeskus esim. sovelluksille Bitrix24.
Kerää kaikki tarvittavat tiedot ja ohjeet tietokantaan ja tarjoa pääsy siihen jokaiselle projektin jäsenelle. Voit myös luoda selittäviä koulutusvideoita auttamaan uusia projektin jäseniä tuhlaamatta aikaa.
4. Projektiajan hallinta ja budjetointi
Aika on hankkeen ratkaiseva ydin. Projektien viivästykset voivat menettää arvokkaita ja pitkäaikaisia asiakkaita. Siksi sinun tulee budjetoida kunnolla aikaa projektin alussa, jotta tiimin täysi tehokkuus voidaan varmistaa.
Käytä ajankohtaista sovellus tallentaaksesi ajan, joka kuluu kunkin virstanpylvään ja tehtävän suorittamiseen. Tehokkuuden ja tuottavuuden seurannan lisäksi sovellus voi myös auttaa sinua toimittamaan laskuja asiakkaille.
5. Tee projektitiedostot saataville
Jokainen projekti sisältää satojen asiakirjojen ja paperitöiden luomisen ja jakamisen. Jotkut asiakirjat vaativat myös reaaliaikaista yhteistyötä. Tiimin jäsen, joka odottaa lupaa käyttää tiedostoa, lisää vain viivästyksiä ja tehottomuutta.
Voit käyttää mitä tahansa sisällönhallintajärjestelmää, kuten Microsoft SharePoint jonka avulla voit tallentaa yhteen keskustietovarastoon. Varmista, että järjestelmässä on ominaisuuksia, kuten erilaiset käyttöoikeustasot, versionhallinta ja valvontatoiminto.
6. Valmistaudu hallitsemaan riskejä
Mikään hanke ei ole vapaa mahdollisista riskeistä. Asiattomat ongelmat kesken projektin voivat heikentää tehokkuutta. Siksi on pakollista käydä läpi riskinarviointiprosessi ennen projektin parissa työskentelemistä.
Kanssa SWOT-sovellus, voit tunnistaa riskit ja ymmärtää niiden aiheuttaman vahingon. Keskustele toimeksiantajien kanssa löytääksesi ratkaisun riskin hallintaan, jos se ilmenee.
7. Dokumentoi kaikki tiedot
Dokumentointi auttaa lisäämään tiimin vastuullisuutta ja tehokkuutta. Osallistuitko Zoom-kokoukseen? Levitä kokousmuistio kirjallisessa muodossa. Pääsitkö päätökseen suullisesti? Dokumentoi se sähköpostilla ja lähetä se kaikille asianosaisille.
Dokumentaatio auttaa sinua selvittämään haasteet, joita tiimi kohtaa projektin aikana. Nämä toimivat oppaana myös tuleville projekteillesi. Voit käyttää Asana tehtävien kommentointijärjestelmä, joka tallentaa järjestelmällisesti kaikki tiettyyn tehtävään liittyvät tiedot.
8. Valitse projektitiimi viisaasti
Monet ihmiset voivat olla osa organisaatiotasi, mutta sinun on hyväksyttävä, etteivät he kaikki sovellu jokaiseen projektiin. Erilaiset projektit vaativat erilaisia taitoja ja kokemuksia. Siksi oikeiden ihmisten valitseminen projektiin auttaa heitä tekemään maksimaalista työtä.
Jos palkkaat luovan kirjoittajan tekniseen sisällönkirjoitusprojektiin, hän ei pysty työskentelemään tehokkaasti vaikka haluaisi. Oikean henkilön valinta varmistaa, että hänen kykyjään voidaan hyödyntää.
9. Palkitse esiintyvä tiimin jäsen
Pienten virstanpylväiden saavuttaminen ajoissa tasoittaa tietä koko projektin oikea-aikaiselle valmistumiselle. Vain motivoitunut ja tuottava tiimi voi auttaa sinua saavuttamaan virstanpylväät ja projektin tavoitteet.
Vaikka jokainen saa palkkaa työstään, palkkiot ja arvostus voivat varmasti innostaa ihmistä työskentelemään paremmin. Palkitsemalla tiimin jäseniä virstanpylvään saavuttamisesta, vastaanottaja ei ole motivoitunut, vaan myös muut tiimin jäsenet tekevät lujasti töitä ansaitakseen palkinnon ensi kerralla.
10. Ole avoin palautteelle ja ehdotuksille
Ryhmätovereiden rakentava palaute voi auttaa sinua löytämään heikkoudet, joista et ole tietoinen. Jos aiot tosissasi parantaa tuottavuuttasi, sinun on suhtauduttava myönteisesti kritiikkiin ja ehdotuksiin. Palaute eri ihmisiltä auttaa sinua parantamaan itseäsi.
Jos haluat kerätä palautetta huomaamattomasti, on hyvä idea luoda anonyymi kyselylomake. Voit tehdä kyselylomakkeen ilmaiseksi käyttämällä Google Forms ja jakaa sen linkki kollegoiden kesken. He voivat jakaa palautetta ja ehdotuksia paljastamatta henkilöllisyyttään.
Aiheeseen liittyvä: Google Forms vs. Microsoft Forms: kumpaa sinun pitäisi käyttää?
Projektinhallintatehtävien automatisointi voi parantaa tehokkuutta monin tavoin. Voit käyttää mitä tahansa markkinoilla olevia projektinhallintatyökaluja. Ennen kuin valitset sen, varmista, että sovellus voi täyttää projektisi vaatimukset.
Jos tiimisi työskentelee esimerkiksi ohjelmistokehityksen parissa, saatat haluta etsiä työkaluja, jotka tukevat sitä ketterä projektinhallinta. Nykyään useimmat projektit vaativat, että olet tavoitettavissa liikkeellä ollessasi. Siksi projektiin valitsemillasi työkaluilla on oltava mobiiliversio.
12. Tunne tuottavuutesi ja improvisoi
Lopuksi sinun tulee jatkuvasti seurata tuottavuuttasi oppiaksesi haitoistasi ja parantaaksesi niitä. Käyttämällä vankkaa tehtävänhallintatyökalua, kuten Trello kertoo sinulle yksittäisten tehtävien edistymisestä ja projektin kokonaisuudesta.
Samanaikaisesti sovellukset voivat näyttää yksittäisten jäsenten tehokkuuden vertaamalla tunteja, jotka he käyttävät tavoitteen saavuttamiseen. Voit myös tehdä itsearvioinnin löytääksesi alueita, jotka kaipaavat parantamista.
Toteuta projektisi tehokkaasti
Nyt kun tiedät joitain parhaista menetelmistä tehokkuuden lisäämiseksi, niiden toteuttamisen pitäisi osoittaa tuottavuuden kasvua. Nykyaikaiset projektit vaativat tiimiltään maksimaalista tehokkuutta.
On hyödyllistä rakentaa jatkuvan oppimisen kulttuuria, joka valmistaa tiimiäsi vastaamaan tulevien projektien haasteisiin. Esittele tiimisi jäsenet talon sisäisessä tietokannassa tai online-projektinhallinnan oppimisessa molemminpuolisen hyödyn saamiseksi.
Jos haluat kehittää taitojasi ja oppia jotain uutta, tässä on kahdeksan parasta ilmaista ja maksullista online-projektinhallintakurssia.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Projektinhallinta
- Tuottavuusvinkkejä
- GTD
Tamal on freelance-kirjoittaja MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoiminnasta prosesseja edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä, hän valitsi kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja uusimmista teknisistä uutisista, hän rakastaa Splinter Cell -pelin pelaamista ja Netflixin/Prime Videon ahmimista.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
