Saatat käyttää Notion-sivuja luodaksesi koodittomia tietokantoja käsiteominaisuuksien, kuten List, Table, Gallery, Calendar ja Board, avulla. Notionin seuraavan tason tietokantaominaisuudet voivat kuitenkin parantaa tehtäviäsi, resurssien hallintaa ja projektin yleistä tuottavuutta.
Näiden korkean tason ominaisuuksien avulla voit järjestää projektitietoja tietokantoihin. Voit viipaloida ja pilkkoa tietojasi tai käyttää kaavoja löytääksesi malleja. Lue lisää näistä lisäominaisuuksista ja niiden eduista.
1. Tietokannan ominaisuuksien hallinta
Valtavan tietokokoelman järjestäminen on helppoa Data Property -ominaisuuden avulla Käsite. Sinun on lisättävä uusi tietoominaisuus luokitusta varten. Tietoominaisuuden lisääminen antaa tiedoille myös uuden kontekstin. Voit esimerkiksi lisätä tietokantaominaisuuksia, kuten tehtävien omistajia, määräpäiviä, viimeksi muokattuja aikaleimoja, osuvia URL-osoitteita ja niin edelleen.
Voit myös hyödyntää tietokannan ominaisuuksia tietojen käsittelyyn. Jos tiedoilla on esimerkiksi useita ominaisuuksia, kuten teksti, numero, henkilö, sähköposti ja puhelin, ne näkyvät eri skenaarioissa, jos valitset asiaankuuluvan suodatusominaisuuden.
Tietokannan ominaisuuksia on kahdenlaisia, nimittäin perus- ja lisäominaisuudet. 12 perusominaisuuden joukossa yleisimmät ovat Sähköposti, Puhelin, Teksti, URL, Päivämäärä ja Tiedostot ja media. Päinvastoin, Formula, Relation ja Rollup ovat yleisiä seitsemästä edistyneestä ominaisuudesta.
Käsitteen avulla voit hallita ominaisuuksia monin tavoin, kuten lisätä uuden, poistaa olemassa olevan, piilottaa, näyttää ja järjestää uudelleen.
Aiheeseen liittyvä: SQL vs. NoSQL: Mikä on paras tietokanta seuraavalle projektillesi?
2. Tietokantasuodattimet
Kun olet lisännyt muutamia ominaisuuksia tietojoukkoasi, voit suodattaa tietokannan keskittyäksesi tiettyyn osioon. Sinun on valittava suodatinominaisuus. Suodatintoiminto toimii joko on tai ei ole logiikassa.
Voit luoda uuden suodattimen Lisää suodatin vaihtoehto Suodattaa tietokannan yläpuolella olevasta valikosta. Voit luoda monimutkaisia tai yksinkertaisia suodattimia tiedonhakustrategiasta riippuen.
Saattaa olla mahdollista, että joudut käyttämään samaa suodatinta useita kertoja. Voit myös kopioida tietokannan ja luoda uuden kyseiselle suodatinnäkymälle säästääksesi aikaa.
Voit luoda sisäkkäisiä suodattimia enintään kolmeen kerrokseen. Sisäkkäisten suodattimien avulla voit myös lisätä JA ja TAI logiikka. The Lisää suodatinryhmä vaihtoehto kohteesta Suodattaa -valikon avulla voit luoda sisäkkäisiä suodattimia.
3. Tietokantojen lajittelu reaaliajassa
Voit järjestää eri kiinteistöihin linkitetyt tietosi nousevaan ja laskevaan järjestykseen käyttämällä Notionin Lajittele-ominaisuutta. Lajittelusta on hyötyä erityisesti tietojen, sisällön tai tehtävien järjestämisessä tunnetuista kiinteistötyypeistä riippuen.
Oletetaan esimerkiksi, että haluat tietää päivän tärkeimmät tehtävät. Voit lajitella tehtävätaulukon tärkeysjärjestyksen mukaan tietääksesi, mitkä tehtävät vaativat välitöntä huomiota. Voit käyttää myös muita lajittelutoimintoja, kuten aakkosjärjestystä, viimeksi muokattuja ja niin edelleen.
Lajittelutoiminto käyttää erilaista ominaisuuksien lajittelulogiikkaa ominaisuuden arvosta riippuen. Esimerkiksi Teksti- ja Nimi-ominaisuudet näyttävät aakkosjärjestyksen. Toisaalta numeroominaisuus tarjoaa vain numeerista lajittelua.
4. Käytä tietokantasuhteita
Notionin Relation-ominaisuus säästää aikaasi vähentämällä useiden tietokantojen hallintaa missä tahansa projektissa. Se yhdistää kaikki tietokannat, jotta voit hakea tarvittavat tiedot mistä tahansa saman projektin tietokannasta.
Lisäksi voit suorittaa tietojen globaalin analyysin yhdistämällä kaikki eri osastojen tietokannat. Tietokantarelaatioiden käyttäminen Notionissa on melko yksinkertaista eikä vaadi koodausta. Luo täydellinen kooditon relaatiotietokanta Notionista muutamalla napsautuksella:
- Lisää vain a Suhde -ominaisuus tietokannassa, johon haluat linkittää muut tietokannat.
- Käsite näyttää valittavissa olevat tietokannat.
- Valitse omaisuuden arvo -osiossa tietorivi, jonka haluat linkittää tällä hetkellä valittuihin tietoihin.
Aiheeseen liittyvä: Kuinka luoda suhteita useiden taulukoiden välille Excelin tietomallin avulla
5. Kootut tiedot tiivistelmien avulla
Rollup on toinen tärkeä ominaisuus, jonka avulla voit hakea tärkeitä tietoja kaikista yhdistetyistä Notion-tietokannoista. Voit esimerkiksi käyttää Rollup-ominaisuutta arvioidaksesi projektin kokonais valmistumisajan ilman, että linkitetyt tehtävät lasketaan manuaalisesti.
Rollup tarjoaa myös muita laskelmia, kuten Laske kaikki, Laske arvot, Laske tyhjä, Prosentti ei tyhjä ja niin edelleen. Relation-ominaisuuden tavoin Rollup on myös kooditon toiminto. Voit luoda yhteenvedon vain kolmessa vaiheessa, nimittäin valitsemalla Suhteen, Omaisuuden ja Laskea.
Notionin tehokas ominaisuus on tietokantalinkitys. Linked Database -ominaisuuden avulla voit näyttää osan tietotaulukosta eri työtiloissa. Jos sinulla on erilaisia ryhmätyötiloja Notionissa, tämä on täydellinen toiminto ryhmätason tehtävien esittelyyn.
Voit myös käyttää erillisiä suodattimia linkitetyssä tietokannassa ilman visuaalisia muutoksia päätietokantaan. Voit myös käyttää lajittelutoimintoja. Linkitetyt tietokannat näyttävät kaksisuuntaisen katkelman päätietokannasta. Linkitetty tietokanta saa tietonsa samasta lähteestä, mutta sillä on erilaiset näkymät, lajittelut ja suodattimet.
Jos teet sisältö- tai ominaisuustason muutoksia johonkin linkitetyistä tietokannoista, myös lähdetietokannan sisältö heijastelee näitä muutoksia.
7. Laskut ja funktiot
Notion-tietokannan avulla voit tehdä yksinkertaisia ja monimutkaisia matemaattisia laskelmia. Voit luoda oman kaavan ja suorittaa sen tietokannassasi luodaksesi raportteja tai ennusteita projekteillesi.
Sinun on lisättävä tietokantaasi Formula-ominaisuus. Sitten voit suorittaa kaikenlaisia toimintoja ja laskelmia sisällyttämällä tietokannan muita ominaisuuksia. Kun olet lisännyt Kaavan omaisuus, voit napsauttaa mitä tahansa riviä tuodaksesi esiin Kaava valikosta. Tässä valikossa on osiot, kuten Ominaisuudet, Vakiot, Operaattorit ja Funktiot.
8. Tietokantamallit
Tietokantamallit poistavat tietojen syöttämisen vaivan ja tekevät sinusta tuottavamman, kun työskentelet Notion-tietokantojen parissa. Nämä mallit varmistavat, että sinä tai tiimisi jäsenet noudattavat yhtenäistä tiedonsyöttörakennetta.
Voit luoda tietokantamallin kerran tietyille tiedoille, kuten virheraporttien, kokouspyyntöjen, henkilökohtaisten päiväkirjojen jne. lähettämiseen. Normaalia työtä varten valitse tämä malli ja syötä vain tiedot. Ominaisuudet ja rakenteet näkyvät automaattisesti tietokantapohjissa.
Poimi tärkeitä oivalluksia käsitetietokannastasi
Nyt kun tiedät joitain Notion-tietokantajärjestelmän korkean tason ominaisuuksia, voit käyttää niitä vaivattomasti Notion-sivuillasi ja wikeissäsi. Nämä ovat tärkeitä työkaluja tietojoukkojen linkittämiseen ja kuvioiden luomiseen tulevan toiminnan arvaamiseksi.
Älä anna Notion-tietokannastasi tulla toinen kohde tekniikkapinossasi. Manipuloi tietokantoja tavalla, jolla haluat lisätä arvoa ketterille tuottavuustavoitteillesi.
Haluatko tietää, mikä ketterä projektinhallintatyökalu sopii tiimillesi? Ota selvää tästä parhaiden ketterien tuottavuustyökalujen luettelosta.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Yhteistyötyökalut
- Muistiinpanosovellukset
- Organisaatioohjelmistot
Tamal on freelance-kirjoittaja MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoiminnasta prosesseja edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä, hän valitsi kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja uusimmista teknisistä uutisista, hän rakastaa Splinter Cell -pelin pelaamista ja Netflixin/Prime Videon ahmimista.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
