Microsoft Accessin 12 parasta ominaisuutta tietokannan hallintaan

Tietokannan hallinta voi olla toistuvaa ja hektistä, jos et käytä oikeaa työkalua. Microsoft Accessin avulla suhdetietokannan ylläpito on helppoa.

Lue lisää Microsoft Accessista ja sen pääelementeistä ja ominaisuuksista.

Mikä on Microsoft Access?

Microsoft Access on vankka tuottavuustyökalu, joka tulee Microsoft 365 -paketin mukana. Tässä tietokannassa voit tallentaa, tarkastella, muokata ja seurata tietoja. Voit jopa luoda suhteen tietojen välille.

Sen lisäksi, että se tallentaa suuren määrän tietoa, se helpottaa tietojen hakemista ja käyttöä eri alustoilla. Microsoft Access tukee myös integrointia muiden työkalujen kanssa vaivattomaan tietojen synkronointiin. Jotkut sen tärkeimmistä osista ovat taulukot, lomakkeet, raportit ja kyselyt.

1. Näkymä kulissien takana

Microsoft Access Backstage -näkymä näkyy, kun käynnistät Access-ohjelmiston, mutta et avaa tietokantaa. Microsoft Access Backstage -näkymän avulla käyttäjät voivat suorittaa lukuisia tietokannan hallintatehtäviä, kuten avata olemassa olevan tietokannan ja luoda uuden.

Sen valikkopaneeli sisältää komentoja, joita voit käyttää tietokantatiedostoon. Sen Tiedosto-nauhasta voit valita sen malleista luodaksesi uuden tiedoston.

2. Tietokanta

Microsoft Access on tietokannan hallintajärjestelmä (DBMS), jonka avulla voit luoda ja hallita suuria tietokantoja. Tietokanta auttaa pitämään tiedot järjestyksessä.

Microsoft Access 2007:ssä tai uudemmissa versioissa luodussa tietokantatiedostossa on tiedostotunniste nimeltä ACCDB, kun taas aiemmissa Access-versioissa luodut tietokannat tunnetaan nimellä MDB.

Yleensä kaikki Access-tietokannan taulukot ja muut objektit, kuten lomakkeet, raportit, makrot ja moduulit, tallennetaan yhteen tiedostoon.

3. Suhteet

Luomalla suhteita voit luoda yhteyden kahden eri taulukon välille. Suhde sisältää kahden taulukon kenttiä, jotka sisältävät vastaavat tiedot.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka luoda suhteita useiden taulukoiden välille Excelin tietomallin avulla

Esimerkiksi Opiskelijatiedot-taulukon Opiskelijatunnus-kenttä voidaan yhdistää samannimiseen kenttään Opiskelijan tulokset -taulukossa. Suhteet auttavat estämään puuttuvia tietoja ja määrittävät nopeasti kyselyn tulokset.

4. Ensisijaiset avaimet

Kun on kyse tietojen yhdistämisestä ja mielekkäästä yhdistämisestä useista taulukoista Microsoft Accessissa, sinun on käytettävä ensisijaista avainkenttää. Yhden taulukon ensisijainen avain on toisen taulukon vierasavain. Ensisijaisen avaimen kenttä voidaan lisätä muihin taulukoihin viittaamaan takaisin ensisijaisen avaimen lähdetaulukkoon.

5. Taulukot

Access-taulukot näyttävät samanlaisilta kuin rivejä ja sarakkeita sisältävä Excel-laskentataulukko. Mutta Microsoft Accessissa rivejä ja sarakkeita kutsutaan tietueiksi ja kentiksi.

Lisäksi se tallentaa tiedot eri tavalla kuin laskentataulukko. Sinun tulisi luoda yksi taulukko kunkin tyyppisen tiedon seuraamiseksi. Tätä prosessia kutsutaan normalisoimiseksi. Se auttaa välttämään irtisanomisia ja tekee tietokannasta joustavan.

6. Lomakkeet

Microsoft Access -lomakkeiden avulla voit tarkastella, syöttää ja muokata yhden rivin tietoja kerrallaan. Lomake sisältää yleensä komentopainikkeita ja säätimiä muiden tehtävien suorittamiseen, kuten tietojen lähettämiseen toiseen työkaluun.

Lomakkeiden avulla voit hallita, kuinka joku on vuorovaikutuksessa tietokannan tietojen kanssa. Löydät lomakkeiden luontityökalut osoitteesta Luoda Access Ribbon -valikon välilehti. Täällä voit suunnitella oman lomakkeesi suunnittelemalla tyhjän lomakkeen. Mutta paras vaihtoehto on käydä ohjatun lomakkeen kautta.

7. Raportit

Voit käyttää Access-raportteja tietojen muotoiluun, kokoamiseen ja esittämiseen. Yleensä se sisältää vastaukset tiettyyn kysymykseen. Suorita raportti milloin tahansa saadaksesi päivitetyt tietokantatiedot.

On myös mahdollista muotoilla raportti tietojen esittämiseksi tehokkaimmalla tavalla. Voit alustaa sen katselua, tulostamista, vientiä tai sähköpostin liitteenä lähettämistä varten.

Aiheeseen liittyvä: Mikä on Microsoft SharePoint? Sen käytön ominaisuudet ja edut

8. Kyselyt

Kyselyn tehtävänä on hakea taulukoista tietyt ehdot täyttäviä tietoja. Voit käyttää sitä myös joidenkin ennalta määritettyjen laskutoimitusten suorittamiseen. Access-työpöytäsovelluksessa voit käyttää kyselyitä useiden tietueiden päivittämiseen tai poistamiseen samanaikaisesti.

Kyselyjä voi olla kahta tyyppiä: valintakyselyt ja toimintokyselyt. Vaikka valintakyselyn avulla käyttäjät voivat tarkastella, kopioida ja tulostaa haettua tietoa, toimintokysely voi suorittaa datan kanssa tehtävän.

9. Makrot

Makro on työkalu, joka automatisoi tehtäviä ja lisää toimintoja tietokannan eri osiin, kuten lomakkeisiin, raportteihin ja säätimiin. Se on ohjelma, joka automatisoi manuaalisia tehtäviä, kuten raportin avaamista, kyselyn suorittamista, kopiointia ja liittämistä sekä taulukon muotoilua Accessissa, joita teet säännöllisesti.

Esimerkiksi liittämällä makron komentopainikkeeseen voit varmistaa, että makro suoritetaan, kun napsautat kyseistä painiketta.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka aloittaa makrojen käyttö Wordissa

10. Moduulit

Moduuli on joukko ilmoituksia ja proseduureja, jotka lisäävät toimintoja tietokantaasi. Nämä lausunnot kootaan yksiköksi. Sinun on käytettävä VBA-kieltä moduulien kirjoittamiseen.

Voi olla luokkamoduuleja tai vakiomoduuleja. Luokkamoduulit liitetään lomakkeisiin ja raportteihin, kun taas vakiomoduuleita ei ole liitetty mihinkään objektiin.

11. Input Masks

Syötemaskit osoittavat kentässä syötetyn arvon kelvollisen muodon. Tämä ominaisuus on kuitenkin käytettävissä vain Accessin työpöytätietokantoissa.

Syötemaskit voivat varmistaa syötetyn arvon johdonmukaisuuden, erityisesti arvoherkissä kentissä, kuten puhelinnumerot ja postinumerot. Se sisältää yhden pakollisen ja kaksi valinnaista osaa, joista kukin erotetaan puolipisteellä.

12. Validointisäännöt

Näiden sääntöjen avulla voit vahvistaa tietokantaan syöttämäsi tiedot. Lausekkeiden rakennustyökalu voi auttaa sinua muotoilemaan säännön tarkasti. Microsoft Accessilla on kahdenlaisia ​​vahvistussääntöjä:

Kentän vahvistussääntö

Jos määrität kentälle vahvistussäännön, Access estää sinua poistumasta kentästä, ellet anna kelvollista arvoa. Oletetaan, että lisäät >=#12/01/2021# kiinteistössä Validointisääntö päivämääräkentästä. Tässä tapauksessa sinun on syötettävä päivämäärät vain 1. joulukuuta 2021 ja sen jälkeen.

Tietueen vahvistussääntö

Voit käyttää sitä ohjaamaan, milloin voit tallentaa tietueen. Tämä sääntö ottaa huomioon muut saman taulukon kentät ja vertaa niiden arvoja.

Microsoft Access relaatiotietokannan hallintaan

Mitä tulee relaatiotietokannan hallintaan, Microsoft Access tarjoaa saumattoman ratkaisun yrityskäyttäjille. Tässä artikkelissa käsiteltiin Microsoft Accessin perusominaisuuksia, ja kun luet sen, sinulla on peruskäsitys työkalusta.

Jos haluat oppia luomaan yksinkertaisen tietokannan Microsoft Accessin avulla, tutustu seuraavaan artikkeliin.

Tietokannan luominen Microsoft Accessissa: Vaiheittainen opas

Haluatko luoda yksinkertaisen tietokannan Microsoft Accessissa parantaaksesi tietokantataitojasi? Tässä on vaiheittainen opas sen tekemiseen.

Lue Seuraava

Kirjailijasta