Vaikka jokainen päivä voi tuntua jongleeraukselta, on tärkeää pitää asiat perspektiivissä. Häiriöitä on kuitenkin runsaasti. Joskus voi tuntua siltä, että olet jatkuvassa taistelussa pysyäksesi keskittynyt sinulle tärkeimpiin tavoitteisiin. Mutta entä jos olisi järjestelmä, joka voisi auttaa sinua poistamaan vähemmän tärkeisiin toimintoihin käytetyn ajan?
Tässä tuottavuuskehykset, kuten Getting Things Done (GTD) ja Zen to Done (ZTD), ovat hyödyllisiä. Ne antavat paremman käsityksen työnkulusta, virtaviivaistavat viestintää ja vähentävät tehottomiin työkäytäntöihin käytettyä aikaa. Katsotaanpa näitä molempia järjestelmiä.
Mikä on Getting Things Done (GTD) -kehys?
"Getting Things Done" (GTD) on tuottavuusguru David Allenin kehittämä ajanhallintatekniikka. Metodologian perusidea juontaa juurensa käsityksestä, jonka mukaan mielemme ovat kuin sekavia tiloja, jotka ovat täynnä keskeneräisiä tehtäviä ja projekteja, jotka meidän on saatava päätökseen.
GTD: n tavoitteena on auttaa ihmisiä laittamaan elämänsä järjestykseen määrittelemällä järjestelmällisesti tehtäviä, jakamalla ne toteutettaviin vaiheisiin, seuraamalla edistymistä ja lopuksi saamalla ne valmiiksi.
Kuinka käyttää GTD-kehystä
GTD sisältää viisi yksinkertaista käytäntöä, joilla saat sotkun pois aivoistasi, jotta voit keskittyä olennaiseen. Viisi vaihetta on lueteltu alla:
Kaapata: Ensimmäinen tärkeä askel on kerätä ja tallentaa kaikki odottavat tehtäväsi ulkoiset tehtävänhallintatyökalut tai tehtäväluettelosovelluksia tai yksinkertaisesti kirjoittamalla ne paperille. Nämä tehtävät voivat olla henkilökohtaisia tai ammatillisia, kuten sähköpostit, tapaamiset tai tekstiviestit. Tämä vaihe on ratkaiseva, koska liian monta tehtävää mielessäsi voi vaikuttaa keskittymiseen ja energiaan.
Selvennä: Seuraava askel on jakaa kaikki tehtävät hallittaviin ja toteuttamiskelpoisiin toimintakohteisiin, jotka voidaan tulkita ehdottoman selkeästi. Tämä auttaa sinua tunnistamaan käytännölliset ja toimivat asiat ja pääset eroon niistä, jotka eivät ole merkityksellisiä.
Järjestää: Kolmas vaihe on priorisoida tehtäväsi ja luokitella ne niiden monimutkaisuuden, kontekstin tai tarvittavien toimenpiteiden kiireellisyyden mukaan. Tällä tekniikalla voit päättää, pitääkö tehtävät tehdä heti, varastoida myöhempää käyttöä varten vai hylätäkö ne kokonaan. Useimmat GTD-käyttäjät Käytä kansioita ja tehtäväluetteloita tehtävien hallintaan ja järjestämiseen asianmukaisesti.
Arvostelu: Sinun tulee yrittää tarkistaa ja analysoida työnkulkuasi aika ajoin. Se auttaa sinua tunnistamaan huomiotasi vaativat tehtävät. Työnkulkujen perusteellisella analyysillä voi olla suuri vaikutus yleiseen tehokkuuteen, ja siksi on tärkeää, että et missaa hetkeä, kun määrität seuraavia tehtäviä.
Sitoutua: Nyt kun kaikki on kunnossa, viimeinen vaihe on sitoutua valittuihin tehtäviin tai aloittaa niiden työstäminen tärkeysjärjestyksessä.
GTD-menetelmän edut
Malli sisältää kaiken tiedon sieppaamisen ulkopuolelta ja toimenpiteisiin ryhtymisen myöhemmin joko sovittuna ajankohtana tai kun jokin ulkoinen laukaisu tapahtuu. GTD: n edut voidaan tiivistää seuraavasti:
Enemmän keskittymistä, vähemmän sotkua: GTD auttaa sinua pitämään kirjaa kaikista projekteistasi ja suunnitelmistasi. Voit luoda tehtäviä eräpäivillä, linkittää muistiinpanoja kalenteritapahtumiin, järjestää tehtäviä hierarkkisesti vetämällä ja pudottamalla ne kansioihin ja näyttämään muistutuksia visuaalisilla ilmoitusmenetelmillä asianmukaisin keinoin työkaluja.
Säilytä terve työ- ja perhe-elämän tasapaino: Elämässäsi on helppo löytää tasapaino, kun pystyt seuraamaan sitoumuksiasi ja tehtäviäsi kunnolla. Tehokas organisaatiojärjestelmä, kuten GTD, vapauttaa sinut ajan ja resurssien hallintaa koskevasta ahdistuksesta.
Aiheeseen liittyvä: Yksinkertaiset tehtäväsovellukset keskittyvät tehtäviin ja saat asiat hoidettua
Luovuus: GTD auttaa sinua organisoimaan työsi ja elämäsi paremmin, jotta voit löytää aikaa intohimosi seuraamiseen ja luovien ideoiden ja harrastusten kehittämiseen. Ajan myötä huomaat lisääntyvän luottamusta tehdä päätöksiä sekä parempia terveyttä ja laadukkaita ihmissuhteita.
Mikä on Zen to Done (ZTD) -kehys?
Zen to Done on Leo Babautan luoma lähestymistapa henkilökohtaiseen tuottavuuteen. Zen to Done sisältää kymmenen tuottavuutta lisäävää tapaa, jotka parantavat työskentelytapaasi ja yksinkertaistavat elämääsi. GTD: n perusperiaatteille rakennettu se voi auttaa sinua hallitsemaan kaikkia tärkeitä tehtäviäsi ja projektejasi tehokkaasti.
Kuinka käyttää ZTD-kehystä
Zen to Done (ZTD) suosittelee ottamaan mukaan kymmenen tapaa, jotka lisäävät tuottavuutta. Vaikka koko järjestelmä rohkaisee ihmisiä muodostamaan kymmenen tapaa, minimalistinen ZTD keskittyy vain neljään ydintottumukseen. Kun nämä neljä tapaa on poistettu, muut kuusi on paljon helpompi toteuttaa. Katsotaanpa minimalistisen ZTD-kehyksen neljää ydintapaa:
Kerätä: Tärkeää tietoa on helppo menettää, jos sitä ei kirjoita muistiin jonnekin, jolloin kaikki ajatusten ja ideoiden keräämiseen käytetty aika voi mennä hukkaan. Voit käyttää työkaluja, kuten paperilehtiötä, muistilappuja tai muistiinpanosovellukset puhelimessasi jotka ovat helposti saatavilla.
Jos olet osa tiimiä, on järkevää käyttää yhtenäisiä työnkulkujärjestelmiä, jotka voivat tallentaa saumattomasti tehtäviä, muistiinpanoja, yhteystietoja ja tiedostoja tietojen keräämistä ja hakemista varten.
Prosessi: On erittäin suositeltavaa tarkistaa postilaatikkosi tai tehtävälistasi kerran päivässä. Aloita päiväsi tarkistamalla ja käsittelemällä tietoja. Tällä pyritään kannustamaan nopeaan päätöksentekoon. Poista kaikki kohteet, joita et tarvitse. Jos et pysty käsittelemään kohdetta, siirrä se oikealle henkilölle. Jos se kestää kaksi minuuttia tai vähemmän, tee se heti tai kirjoita se ylös, jotta et unohda sitä.
Suunnitelma: Suunnittelu on keskeinen tapa, jonka avulla voit määrittää tärkeimmät tehtäväsi (MIT) jokaiselle päivälle ja sitten ajoittaa ja suorittaa ne sen mukaisesti. Voit aloittaa tekemällä luettelon tärkeimmistä tehtävistäsi (MIT) ja "Big Rockista" tai tärkeistä projekteistasi päivälle ja viikolle.
MIT: t ovat erityisiä, aikasuuntautuneita tehtäviä päivittäisen tehtäväluettelosi ytimessä. Sinun tulisi myös yrittää kehittää päivittäisiä, viikoittaisia ja kuukausittaisia rutiineja, jotka voivat auttaa sinua parantamaan yleistä tuottavuuttasi.
Tehdä: Tämä rohkaisee sinua keskittymään yhteen tehtävään tiettynä ajankohtana välttäen samalla häiriötekijöitä, kuten postia, puheluita ja tekstiviestejä.
ZTD-menetelmän edut
ZTD-kehyksen tärkeimmät edut on korostettu alla:
Helppo ymmärtää: ZTD-järjestelmä on melko helppo ymmärtää. Viitekehys ehdottaa listaa kymmenestä tuottavuutta lisäävästä tavasta, jotka ovat tärkeitä tavoitteidesi onnistuneen toteuttamisen kannalta.
Valitse tärkeimmät tehtävät: Tämä järjestelmä jakautuu yksinkertaisiin osiin: päivän tärkeimmät tehtävät tai MIT: t, Big Rocks tehtäväluettelo, jotka ovat pääasiassa suuria projekteja, joita sinun on työstettävä, ja päivittäinen tai viikoittainen tehtävä rutiini.
Vähennä häiriötekijöitä: Jos olet kuten useimmat ihmiset, sinulla on useita projekteja käynnissä samanaikaisesti. ZTD kehottaa sulkemaan puhelimet, sähköpostit, Internetin ja käyttää jopa ajastinta tehtävien suorittamiseen. Tämä eliminoi häiriötekijät, joten voit pysyä raiteilla ja saada jokaisen projektin päätökseen vähemmällä keskeytyksellä.
Tärkeimmät erot GTD: n ja ZTD: n välillä
- GTD tarjoaa kattavan tehtävienhallintajärjestelmän, kun taas ZTD on lähestymistapa, joka yhdistää GTD: n tottumuksiin.
- GTD keskittyy tehtävien suorittamiseen ja ZTD tavoitteiden saavuttamiseen.
- GTD voi olla melko monimutkainen, sillä se voi järjestää ja tarkastella lukuisia tehtäviä useissa vaiheissa. Toisaalta Zen to Done on intuitiivisempi ja yksinkertaisempi kehys, jonka tarkoituksena on hajottaa monimutkainen prosessoidaan 1-3 MIT: ksi (tärkeimmät tehtävät) ja useiksi Big Rockiksi (suurprojekteiksi) päivän aikana tai viikko.
GTD ja ZTD: Avain ajanhallintaan
Kuinka varmistat, että kova työsi muuttuu tulokseksi? Kaikki palaa tuottavuuteen ja ajanhallintatekniikoihin, kuten GTD ja ZTD. Yksilöt ja tiimit voivat käyttää niitä parantaakseen henkilökohtaista tuottavuutta, noudattaakseen määräaikoja ja hoitaakseen suurempia projekteja tehokkaammin.
Tuottavuudessa on muutakin kuin vain tietoisuus ajasta ja sen hyvä käyttäminen. Kyse on myös oikeiden prioriteettien asettamisesta, jotta voit ottaa kaiken irti jokaisesta päivästä. Noudata yllä olevia kehyksiä, niin pääset loistavaan alkuun.
Tässä on joitain päivittäisiä tehtäviä, jotka voit automatisoida ilman Zapier-koodausta säästääksesi aikaa ja helpottaaksesi elämää.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- GTD
- Tuottavuusvinkkejä
- Ajanhallinta
Cheryl on sisällöntuottaja ja strategi, joka keskittyy elämäntyyliin, mobiilisovelluksiin ja digitaaliseen mediaan. Hän on arvioinut teknisiä tuotteita ja sovelluksia sisällön, käytettävyyden ja saavutettavuuden osalta. Hän työskentelee tiiviissä yksityishenkilöiden ja yritysten kanssa suunnitellakseen kampanjoita, jotka yhdistävät brändit asiakkaisiin sopivalla sanojen ja visuaalien yhdistelmällä.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
