10 parasta vinkkiä, joiden avulla saat projektiraporteista erottumaan

Nykyään on mahdotonta ajatella projektia ilman raporttia. Itse asiassa jotkin projektit vaativat sinun tuottavan useita raportteja elinkaarensa aikana. Projektisi ja asiakkaasi saattavat tarvita sinua luomaan erilaisia ​​raportteja, mutta kaikkien raporttien tulee olla ytimekkäitä ja helposti ymmärrettäviä.

Tässä artikkelissa opit tekemään tehokkaan raportin valmiista tai käynnissä olevasta projektista.

1. Selkeät ja ytimekkäät työaikalomakkeet

Projektiraporteissasi tulee olla työaikalomakkeet. Sen on oltava ytimekäs, mutta siinä tulee olla myös kaikki tarvittavat tiedot, jotta vastaanottajat voivat helposti ymmärtää sen yhdellä silmäyksellä.

On parempi luoda viikoittainen tuntitaulukko, ja tarvittaessa voit tehdä sen kahdesti viikossa tai kuukausittain. Työaikataulukoissa tulee olla resurssin nimi, tehtävän nimi, päivämäärä, viikonpäivä, sisäänkirjautumisaika, uloskirjautumisaika ja kokonaistyötunnit.

Sen sijaan, että syöttäisit kaikki tiedot manuaalisesti laskentataulukkoon, voit käytä mitä tahansa työaikalomakesovellusta, kuten Timely

. Täällä voit kirjoittaa työaikasi, tehtävien nimet jne. Sitten työkalu luo automaattisesti työaikaraportteja.

2. Yksityiskohtainen kuluraportti

Täydellinen kuluraportti ei ole välttämätöntä vain asiakkaalle. Tiimillesi on myös hyödyllistä seurata budjettia ja todellisia kustannuksia projektin elinkaaren aikana.

Kulutusraportin tulee sisältää nimike tai palvelu, sen määrä, nimikkeen arvo, arvioitu budjetti, kustannukset ja saldo. Jos joku tiimin jäsen haluaa ostaa palvelun tai tuotteen projektia varten, pyydä häntä lähettämään vastaava kuluraportti.

Varmista, että he ostavat tuotteen vasta hyväksynnän jälkeen ja lähettävät laskun sinulle. Näin voit lisätä tiedot lopulliseen kuluraporttiisi ja estää kustannuksia ylittämästä budjettia.

3. Kattavat projektien tilat

Kun teet raporttia projektista, sen tulee kertoa selkeästi projektin tila. Projektin tila ei tarkoita työn edistymisen nykyistä tilaa. Sen tulee sisältää myös muita tietoja, kuten suunnitellun ja todellisen aikataulun ero, vaihtelu arvioitujen ja todellisten kustannusten välillä, jäljellä olevat tehtävät, viivästynyt määräaika (jos sellainen on), mahdolliset riskit ja ongelmat sekä pian.

Sinun tulee luoda kattava raportti, joka sisältää tilan kaikista mahdollisista näkökulmista. Asanan yleinen raportointi ominaisuus voi auttaa laatimaan projektin tilaraportteja eri laajuuksista ja näkökulmista.

4. Resurssien jakelu

Kun teet raporttia tehtävien allokoinnista, varmista, että se auttaa muita tarkistamaan resurssien saatavuuden ja delegoimaan tehtäviä tarvittaessa. Anna erittely siitä, kuinka monta tuntia kukin resurssi käyttää kussakin tehtävässä tällaisissa raporteissa.

Se auttaa johtajia ja työtovereita tietämään, kuka tiimin jäsenistä on kiireinen ja kenellä on vapaa-aikaa. Voit helposti koota dataa ja käyttää sitä raportissa tulevaisuuden suunnitteluun resurssien suunnittelutyökaluilla, kuten Hopeabucket.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat työkalut ja vinkit tehtävien tehokkaaseen delegoimiseen

5. Visualisoi kapasiteetin käyttöaste

On todennäköistä, että liität mukaan projektin resurssien käyttöraportin. Sinun on erotettava laskutettava käyttöaste resurssien kokonaiskäytöstä. Siksi on erittäin tärkeää, että luot jokaiselle tiedolle erilliset sarakkeet.

Voit myös lisätä resurssien nimen ja yksilöllisen käytön sekä ryhmäkohtaisen käytön. Vastaavasti voit palkita ja tunnustaa resurssien käytön parhaiden menestyneiden menestymisen.

6. Odotetut ja todelliset riskit

Riskien arviointi on erottamaton osa projektinhallintaa. Siksi riskinarviointitiedot tulee visualisoida tarkasti. Olet ehkä miettinyt riskejä projektin suunnittelussa. Projektin edetessä riskinarviointi kuitenkin muuttuu. Mainitse kaikki havaitut ja todelliset riskit projektiraporttia laadittaessa.

Riskiraportointisi tulee sisältää yleiskatsauksen odotetuista riskeistä ja sen jälkeen mahdollisista riskeistä, joita projekti on kokenut raportointipäivään mennessä. On myös välttämätöntä, että mainitset kaikki riskiprofiilin muutokset, jotka sinä tai tiimisi olette havainneet projektin etenemisen aikana.

7. Projektiportfolion analyysi

Jos hallinnoit useampaa kuin yhtä projektia kerrallaan ja sinun on laadittava raportti portfoliosi analysoimiseksi, sinun on oltava varovainen. Ensinnäkin, valitse kojelauta, jossa luetellaan kaikki projektien nimet lihavoituna visualisoinnin helpottamiseksi.

Hallintapaneelin tulee sisältää myös yhteenveto projekteista, kuten virstanpylväät, määräaika, nykyinen edistyminen, budjetti vs. kustannukset ja resurssien kohdentaminen. Voit myös käyttää erilaisia ​​kaavioita visualisoidaksesi tiedot yhdessä paikassa. Myöhemmin voit luoda jokaiselle projektille erilliset osiot ja analysoida niitä yksitellen.

On joitakin vankat projektisalkun hallintatyökalut saatavilla markkinoilla. Voit valita minkä tahansa näistä parhaista työkaluista ammattimaisten ja kattavien raporttien luomiseen.

8. Tietojen ja merkintöjen yleissopimus

Projektiraporttien tulee sisältää vakiokäytäntö tiedoille ja merkinnöille. Jos haluat luoda raportin organisaatiollesi, noudata organisaation käytäntöä. Jos luot sellaisen asiakkaalle, voit keskustella hänen kanssaan siitä, kuinka he haluaisivat raportissa esitetyn tiedon.

Käytä raportissasi myös lyhyitä ja tarkkoja otsikoita, jotta kuka tahansa voi ymmärtää sen ilman vaikeuksia. Lisäksi yritä noudattaa paikallisia kellonajan ja päivämäärän standardeja. Jos työskentelet yhdysvaltalaisessa organisaatiossa Yhdistyneestä kuningaskunnasta, Yhdysvaltain päivämääräsopimusten käyttäminen olisi ihanteellista.

9. Interaktiiviset kaaviot ja kaaviot

Riippumatta siitä, minkä tyyppisen raportin olet tekemässä, interaktiiviset kaaviot ovat yleisölle hyödyllisempiä. Rivit ja sarakkeet, jotka ovat täynnä numeerista tietoa, voivat tehdä ihmiset kiinnostumattomiksi. Luo sen sijaan kaavioita ja kaavioita, jotka näyttävät lisätietoja, kun joku vie hiiren osoittimen kaavion päälle.

Voit käyttää raporteissasi erilaisia ​​kaavioita ja kaavioita. Näistä ympyräkaaviot, viivakaaviot ja pylväskaaviot ovat yleisimpiä. Tietotyypistä riippuen sinun on valittava kaavio tai kaavio visualisoinnin helpottamiseksi.

10. Palaute-osio

Jokainen projektiraportti saisi positiivista tai negatiivista palautetta. Kaikissa projektiraporteissa tulee olla osio, jossa asiakkaat tai johtajat voivat antaa palautetta. Raporttien läpikäymisen jälkeen yleisö voi antaa palautetta ja ehdotuksia kyseisessä osiossa.

Sinun ei siis tarvitse erikseen pyytää palautetta. Se osoittaa myös, että olet valmis tuntemaan rajoituksesi ja tekemään parannuksia. Voit myöhemmin ottaa ehdotukset käyttöön projektisi työnkulussa.

Aloita projektiraportin luominen

Onnistunut esitys riippuu siitä, kuinka luot raportin yleisölle. Raportin valmistelun aikana pitää yllä mainitut seikat mielessä tehokkaan projektiraportin tekemiseksi.

Voit myös halutessasi käyttää vankkaa datan visualisointityökalua esitelläksesi raportit ammattimaisesti ja ripauksen luovuutta.

Google Data Studion 8 parasta ominaisuutta tietojen analysointiin ja visualisointiin

Haluatko tehdä vaikutuksen yleisöösi käytännöllisillä datanäkymillä ja vakuuttavilla visualisoinneilla? Tutustu näihin Google Data Studion ominaisuuksiin.

Lue Seuraava

Kirjailijasta