Makrojen käytön edut ja rajoitukset Google Sheetsissa

Jos käytät usein Google Sheetsia jokapäiväisessä elämässä, sinun on tiedettävä, että toistuvat tehtävät vievät paljon aikaa. Sinun on muotoiltava solut, tekstit, numerot, kaaviot, reunat ja niin edelleen.

App Scriptin ja GUI-pohjaisen tallennuksen ansiosta voit automatisoida tehtäviä suorittamalla makroja. Vaikka makron suorittaminen on helppoa, se ei välttämättä ole mahdollista tai hyväksyttävää kaikissa tapauksissa. Kun ymmärrät Google Sheets -makrojen edut ja haitat, voit käyttää niitä tehokkaasti ja turvallisesti.

Miksi sinun pitäisi käyttää Google Sheets -makroja?

Oletetaan, että sinun on hallittava tuhansia tietoja useissa laskentataulukoissa. Nämä laskentataulukot voivat olla vuosibudjetti, tehtäväluettelot, kuukausibudjetti, investointiseuranta, tapahtumasuunnittelija, aikataulu, tuotevarastot ja niin edelleen.

Lopulta kaikki nämä Google Sheets sisältää erilaisia ​​muotoiluja teksteille, numeroille, päivämäärille, kellonajoille ja monille muille. Voit myös luoda värillisiä sarakkeita, rivejä ja tekstejä parantaaksesi tietojen näkyvyyttä.

Voit poistaa monet toistuvat vaiheet, jos tallennat huolellisesti kaikki Google Sheets -käyttöliittymän vuorovaikutukset, jotka suoritat makrotallentimella. Tee tämä kerran kullekin laskentataulukolle ja määritä makrolle pikanäppäin.

Aiheeseen liittyvä: Toistuvien tehtävien automatisointi Google Sheetsissä makroilla

Käytä nyt pikanäppäintä äskettäin syötettyjen tietojen muotoiluun. Tässä on joitain helppoja makroja, joilla voit aloittaa:

• Lukuisten taulukoiden muotoilu laskentataulukossa.
• Luo sama datavisualisaatio samankaltaisista tietojoukoista toistuvasti.
• Muunna kaavat arvoiksi ja vie tiedot sitten muihin työkaluihin.
• Lajittele kaikkien arkkien tiedot yhtenäisen säännön mukaan.
• Näytä sarakkeet ja rivit vaivattomasti laskentataulukossa.
• Määritä yhtenäiset välilehtien värit tietyn tiedoston kaikille arkeille.
• Makron avulla voit nollata suodattimet hetkessä.

Voit ottaa käyttöön makroja vähentääksesi aikaa, jonka käytät tietojen järjestämiseen ja laskemiseen. Google Sheets -makrojen edut lisäävät itseluottamustasi ja motivaatiotasi.

Mitä etuja makrojen käyttämisestä Google Sheetsissä on?

Makro on yksi niistä Google Sheetsin nopeat hakkerit parantaaksesi Google Sheetsin käyttökokemusta. Se lisää tehokkuuttasi ja kykyäsi hallita enemmän tietoja ja vähentää samalla kokonaiskäsittelyaikaa. Seuraavassa on muutamia tärkeitä etuja makrojen käyttämisestä laskentataulukossa:

1. Automaatio

Voit täysin automatisoida Google Sheets -pohjaisen tietojenkäsittelyn makrojen avulla. Sinun tarvitsee vain suunnitella tiedon syöttämistä, muotoilua, järjestämistä, laskemista ja visualisointia koskeva strategia.

Suorita nyt tehtävät vaiheittain ja tallenna jokainen tehtävä erilliseen makroon. Määritä makroille ainutlaatuiset pikanäppäimet. Voit myös tehdä sanaston näistä pikanäppäimistä ja sijoittaa ne laskentataulukkoon viitteeksi.

Pienen mittakaavan tietokantatyössä Google Sheets -makrot voivat helposti alentaa ylimääräisen tiimin jäsenen tai kalliiden työkalujen kustannuksia.

Aiheeseen liittyvä: Tietokannan luominen Microsoft Accessissa: Vaiheittainen opas

2. Virheetön tietojenkäsittely

Inhimillinen virhe on väistämätön laskentataulukoissa. Virheet voivat moninkertaistua, jos useita henkilöitä työskentelee samalla laskentataulukolla. Siksi makrojen käyttöönotto minimoi manuaaliset tehtävät, kuten tietojen syöttö, tietojen muotoilu ja laskelmat.

Kun manuaalisia tehtäviä on vähän, voit odottaa virheetöntä tietojenkäsittelyä yhteistoiminnallisessa laskentataulukossa.

3. Käytä tietojen validointi- ja noudattamissääntöjä

Jos työsi vaatii tiukkoja vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, voit käyttää makroja. Käytä makroja useiden sääntöjen soveltamiseen välittömästi sen sijaan, että määrität sääntöjä manuaalisesti kullekin taulukolle.

Voit ottaa vaivattomasti käyttöön tietojen noudattamis- ja validointikäytännöt monissa projekteissa tuhlaamatta aikaa ja rahaa.

4. Lopeta arvaustyö

Makrot ja Google Forms voivat auttaa sinua laajentamaan laskentataulukoidesi tehoa. Käytä yhteiskäyttöön tarkoitettuja laskentataulukoita tietojen syöttämiseen Google Formsia. Määritä myös muutama makro muotoilua ja laskelmia varten.

Ryhmäsi jäsenet voivat nyt vaivattomasti syöttää uusia tietoja ja muotoilla arkin vastaamaan odotuksiasi. Heidän ei myöskään tarvitse odottaa ohjeitasi.

5. Poistaa tylsyyden

Sinä tai tiimisi jäsenet väsyvät pian, jos sinun täytyy syöttää tietoja manuaalisesti, muotoilla soluja tai laskea arvoja ja niin edelleen. Myös käsityö vaatii erityistä keskittymistä. Siten työvoimasi tulee tuottamattomammaksi.

Automaattiset makrot auttavat sinua työskentelemään nopeammin ja poistavat tylsyyden työssä. Sinä ja työntekijäsi voitte helposti siirtää painopisteen tärkeisiin tehtäviin, jotka ansaitsevat tuloja.

6. Helppo vianmääritys

Yksi makro voi tallentaa useita käyttöliittymävuorovaikutuksia. Jos näet epätavallisia muotoiluja, tietojen järjestystä tai laskettuja arvoja, tiedät, mistä tehdä vianmääritys.

Jos et käytä makroja, sinun on suoritettava useita vaiheita virheiden vianmääritykseen.

7. Google Apps -integrointi

Makrojen taustalla oleva ohjelma on App Script. Voit oppia edistyneitä komentosarjoja integroidaksesi Google Sheetsin muihin Google Workspace ‑palveluihin, kuten Docsiin, Driveen, Formsiin ja niin edelleen.

Makrojen avulla voit siirtää, kopioida tai poistaa tiedostoja Google Drivessa Google Sheetsista.

Onko Google Sheets -makroissa haittoja?

Muutama haittapuoli estää makrojen täysimittaisen käyttöönoton kaikissa projekteissa. Seuraavat ovat puutteet, joista Google Sheets -makrot kärsivät:

1. App Script -tietoturvaongelmat

Tuntemattomat makrot voivat uhata koko Google-laskentataulukkoasi. Hakkerit voivat luoda monimutkaisia ​​makroskriptejä, jotka voivat varastaa tietoja työstäsi tai tuhota tietokannan lopullisesti.

2. Makrot eivät vie/tuo automaattisesti

Et voi suorittaa makroja taulukosta toiseen. Sinun täytyy käydä läpi monimutkainen makrojen tuontiprosessi kopioimalla sen komentosarja.

3. Oppimiskäyrä

Sinun täytyy käydä läpi joitakin Google Sheetsin ohje- ja koulutusartikkeleita oppiaksesi hallitsemaan makrojen käytön. Sinun on myös suunniteltava Google Sheets -käyttöliittymän vuorovaikutus tehokkaiden makrojen luomiseksi.

4. Pikanäppäinristiriidat

Google Sheetsissä on vähintään kymmenen pikanäppäintä, jotka voivat häiritä makropikanäppäimiä. Koska myös nuo pikanäppäimet alkavat Ctrl + Alt + Vaihto.

Siksi sinun on luotava ainutlaatuiset pikakuvakkeet makroille. Kirjoita ne myös muistiin tulevaa käyttöä varten.

5. Raskaissa makroissa voi olla vikoja

Joskus et välttämättä sisällytä kaikkia käyttöliittymän vuorovaikutuksia yhteen makroon. Makro, jossa on laajoja vaiheita, voi hidastaa tietojen käsittelyä tai jopa ei ehkä toimi ollenkaan. Haluat ehkä jakaa vaiheet useiksi makroiksi.

Google Sheets -makrot nopeaan ja virheettömään työhön

Kaikilla tekniikoilla on aina hyviä ja huonoja puolia, eivätkä Google Sheets -makrot ole poikkeus. Sen edut painavat kuitenkin enemmän kuin haitat.

Siksi monet Google Sheets -asiantuntijat käyttävät makroja laskentataulukoissaan tehdäkseen virheettömän työn nopeatempoisessa työympäristössä. Ottamalla makroja käyttöön voit myös tulla tehokkaaksi Google Sheetsin käyttäjäksi.

4 Google-skriptiä, jotka tekevät Google Sheetsistä tehokkaampia

Google Sheets on loistava heti käyttövalmis, mutta se voi olla vielä tehokkaampi, jos käytät Google Sheets -skriptejä sen ominaisuuksien parantamiseen.

Lue Seuraava

Kirjailijasta